Paso 2. Administración de usuarios

Esta función está disponible para los planes:
SMALL TEAM
ESSENTIAL
STARTER
Haz clic aquí para ver más información sobre los planes disponibles.

 

Desde este menú administrarás tus licencias, podrás crear, modificar y/o desactivar usuarios. Además, también podrás añadir más licencias en caso que necesites aumentar el número de usuarios de tu cuenta. 

Primero de todo, es importante remarcar la diferencia entre lo que es una licencia y un usuario:

  • Una licencia es la compra que da acceso a usar ForceManager.
  • El usuario es la persona que vas a designar para utilizar esa licencia.

Por lo tanto, tendrás que adquirir tantas licencias como personas necesitas que utilicen ForceManager.

 

1. ¿Cómo crear un nuevo usuario?

Accede a tu perfil y, en preferencias, encontrarás el menú “Administración de usuarios”, Aquí podrás gestionar las licencias que hayas adquirido. 

En primer lugar verás el nombre de tu plan (Small team, Essential o Starter) y, justo debajo, el número de licencias en uso y el número de licencias contratadas. 

Usa tus licencias para que los miembros de tu equipo accedan al CRM. A continuación te explicamos cómo. 

Encontrarás el botón "Invitar miembros" en la parte superior derecha del menú. 

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Deberás indicar su email y, en el caso de licencias Starter, el usuario se creará con rol Salesrep pero, una vez haya aceptado la invitación, podrás modificar su rol.

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Los roles que, como Starter, tendrás disponibles son: 

  • Salesrep. Comercial del equipo, únicamente gestionará y tendrá acceso a sus propios datos e información. 
  • Manager. Manager del equipo, tendrá permiso para visualizar y gestionar la actividad y todos los datos de los comerciales del equipo. 
  • Admin. Será el administrador de la cuenta, quien podrá definir los ajustes (crear los campos, administrar los usuarios, etc) y, además, tendrá visibilidad completa sobre todos los datos de los usuarios de la cuenta. 

En caso de que cuentes con una licencia Essential, la jerarquía será plana, es decir, todos los usuarios de la cuenta serán usuarios Admin y tendrán permiso y visibilidad para ver la información del resto de usuarios del equipo. 

Una vez informado su email, haz clic sobre "enviar invitaciones" y, por email recibirán un correo de invitación para activar su cuenta.

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El usuario deberá completar un formulario donde tendrá que definir su contraseña y aceptar los términos y condiciones vinculados al uso de la aplicación. 

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Hasta que el usuario no haya activado la cuenta, lo verás en estado "pendiente" y esa licencia aún no estará en uso.

En caso de que el invitado no active la cuenta, podrás volver a lanzar el email de activación como recordatorio al usuario, sitúate encima de él y encontrarás la opción "reenviar invitación". 

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O, en caso de error tipográfico o si el usuario finalmente no va a trabajar con el CRM, también podrás revocar la invitación. 

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3. ¿Cómo deshabilitar un usuario?

Puede pasar que necesites deshabilitar un usuario, por ejemplo, si una persona deja de trabajar en la compañía o ya no necesita acceso a la herramienta.

Situándote justo encima de los usuarios activos verás que te aparece el icono “Deshabilitar usuario”.

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En caso que lo desactives, el usuario pasará a "desactivado" y quedará disponible una licencia. La puedes volver a asignar a otra persona cuando lo necesites. 

Para el uso de la licencia podrás:

  • Dar de alta un nuevo usuario mediante el botón "Invitar miembros".
  • Reactivar un antiguo usuario (que actualmente esté desactivado) mediante el icono "Activar usuario" que te aparecerá cuando te posiciones encima de un usuario desactivado. 

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¿Cómo modificar un usuario?

Al situarte encima de cada uno de tus usuarios verás la opción "editar". Podrás editar la siguiente información y configuración de tus usuarios: 

  • Nombre
  • Apellidos
  • Email
  • Rol (solo para planes Starter)

Además, recuerda que cuentas con la opción de activar/desactivar tus usuarios. 

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¿Cómo añadir más licencias?

En caso de que tengas en uso todas las licencias contratadas, te aparecerá el botón "Añadir licencias" en la parte superior derecha de la pantalla. 

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Al hacer clic sobre él te abrirá una ventana emergente que estará automáticamente conectada con tus datos de pago, donde podrás seleccionar el número de licencias a añadir.

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