Nel menu “Importare ed esportare” vai alla scheda dove desideri realizzare l’importazione e fai clic sul pulsante “Importa”. A questo punto, i passi da seguire sono quattro:
Passo 1. Scaricare il template
Questo primo passaggio è facoltativo; se disponi di un file preparato in precedenza, puoi passare direttamente al passo 2.
Se non disponi di un file già pronto, dovrai scaricare uno dei due template che il menu propone nella parte inferiore dello schermo:
Scaricare template: ti consente di scaricare un file Excel senza dati con solo le intestazioni dei campi che servono da guida per completare il template con i dati da caricare.
Scaricare file con dati: ti consente di scaricare via e-mail un file Excel con tutti i dati caricati nel sistema.
In entrambi i casi, è importante rispettare i seguenti requisiti:
Mantenere tutti i campi aggiuntivi creati in precedenza in ForceManager così da poterli assegnare ai campi del file Excel.
Non modificare le intestazioni del file Excel.
I dati del record devono essere inseriti nel primo foglio del file Excel (come nel documento scaricato).
Verifica i campi obbligatori nel secondo foglio del file Excel.
Passo 2. Caricare file
Fare clic su “Caricare file”, allegando il template con i dati.
Il formato obbligatorio è .xlsx. In caso contrario, il caricamento verrà annullato.
Passo 3. Associare campi
Attraverso questo passaggio vengono associati i campi del file Excel appena caricato ai campi di ForceManager. La piattaforma mostra lo stato dell’associazione attraverso i pulsanti che compaiono nella terza colonna, vicino al campo di ForceManager.
Gli stati possibili sono:
Valori associati: i valori sono stati associati in maniera corretta
Non si importerà il campo: il campo del file Excel non è associato ad alcun campo di ForceManager, quindi non verrà importato.
In attesa di associazione: stato disponibile solo per i campi di tipo “Lista di valori” o “Lista multiple di valori”. Alcuni dei valori della lista non sembrano coincidere con quelli attualmente creati ed è necessario verificare i valori della lista. In questo caso, possono verificarsi i seguenti casi:
Quando sono stati associati tutti i valori, lo stato cambierà a “Valori associati” e si potrà procedere al passo successivo.
Passo 4. Gestione duplicati
Vengono importati solo i campi associati durante il passo precedente; questo significa che i campi non associati non verranno importati. A questo punto puoi decidere di verificare eventuali duplicati:
Se questa verifica non è necessaria, si può andare direttamente al passo successivo: tutti i dati del file Excel verranno caricati su ForceManager, senza verificare se essi sono già presenti.
Se si desidera verificare i duplicati, è possibile scegliere i campi per cui eseguire questa verifica. Se viene rilevato un duplicato, è possibile decidere che azione far eseguire automaticamente al sistema:
Una volta completato questo passo, fai clic su “Concludi importazione”.
Riceverai un'e-mail di notifica quando il processo di importazione sarà completato. Il sistema ti invierà una notifica in caso di errori e sarà possibile scaricare un file con la lista degli errori.
Dal menu “Importare ed esportare” potrai visualizzare la cronologia delle importazioni, scaricare il template, verificare la data di importazione e controllare il risultato dell'importazione.