El calendario en ForceManager permite planificar la carga de trabajo diaria, organizar actividades y programar diversos eventos.

El calendario contiene todos los eventos y recordatorios:

• Eventos: Son actividades planificadas que se realizan en una fecha específica y a las que se les ha asignado una hora específica, como una reunión o una visita.

• Recordatorios: Son actividades planificadas que deben realizarse, pero no tienen un límite de tiempo establecido para su finalización.

Una vez que hayas iniciado sesión en ForceManager Web, para visualizar o gestionar tus citas, debes hacer clic en la opción Calendario que encontrarás en el menú de la aplicación. Por defecto, es posible visualizar el calendario en formato “mes”, pero también es posible visualizarlo por “día”, “semana” o “semana laboral”.

Además, podrás ver los recordatorios programados dentro del calendario. Si deseas activar esta opción, haz clic en el icono “ver”.

En la app para dispositivos móviles, puedes visualizar el calendario por día, mes o recorrido del día. En los dispositivos Android, puedes distinguir entre eventos pasados y futuros según el color de las letras:

• Los eventos pasados se mostrarán en gris como desactivados.

• Una línea naranja indica el día y la hora actuales.

• Los eventos futuros permanecerán igual que cuando fueron creados, blancos y en negrita.

La opción “Recorrido del día” no se activará hasta que los eventos para ese día en tu calendario no estén geolocalizados.

También puedes ver las citas pendientes en formato mapa.

Puedes aplicar filtros para consultar información específica desde la barra superior:

• Responsable: Selecciona todos los usuarios cuyas visitas deseas visualizar para el día seleccionado.

• Cuenta: Filtra por cuenta para ver si tienes visitas pendientes.

• Oportunidades: Filtra según las oportunidades establecidas para cada cuenta.

• Fecha: Selecciona una fecha específica para ver las visitas pendientes o realizadas por uno o más usuarios.

• Zona horaria: Selecciona una zona horaria específica para visualizar las citas correspondientes.

Una vez dentro del menú Calendario, haz clic en el botón “Añadir evento”. Luego, es necesario completar todos los detalles del formulario de creación:

• Asunto del evento.

• Fecha y hora: Ingresa el día y la hora del evento. Es posible definir una hora específica o marcar la opción “todo el día”. Además, es posible programarlo considerando las diferentes zonas horarias.

• Recordatorio del evento: Es posible configurar un recordatorio para recibir una notificación antes de la cita, por ejemplo, 15 minutos antes.

• Propietario: Define el propietario de la cita. Por defecto, será tu usuario. Si gestionas las agendas de un equipo, puedes asignar citas a otros usuarios.

• Tipo de actividad: Selecciona el tipo de actividad: visita, videollamada, etc. Por ejemplo, si seleccionas “videollamada”, se mostrará otro campo adicional en el que puedes indicar el proveedor de video: Microsoft Teams o Zoom. El sistema generará el enlace correspondiente para que puedas copiarlo y compartirlo con los invitados al evento.

Nota: Es necesario haber establecido la sincronización del correo electrónico y del calendario para hacerlo.

• Cuenta: Indica el cliente, el cliente potencial, los socios, etc., con los que tendrás la cita.

• Oportunidad: Si se crea una oportunidad relacionada con el evento, puedes vincularla.

• Invitar a colegas: Es posible invitar a diferentes tipos de participantes a un evento: contactos, personas de la organización y usuarios externos.

Para revisar esta información en detalle, ve a la Base de Conocimiento y escribe “Cómo agregar participantes a un evento”.

• Notas: Puedes añadir notas.

• Otra dirección: Si indicas el campo “Cuenta”, el evento tendrá, por defecto, la dirección de la cuenta vinculada, pero puedes añadir otra ubicación si el evento se lleva a cabo en un lugar diferente.

Una vez completada toda la información, haz clic en “Guardar”.

Es necesario tocar el botón “más” e ingresar los detalles del evento, considerando que los campos Asunto y Fecha son obligatorios. Una vez completada la información necesaria, toca el botón Guardar. La ubicación del botón puede variar según el dispositivo.

Otra opción para crear un evento utilizando la versión móvil es por voz, gracias a nuestra inteligencia artificial. Si deseas saber más sobre cómo funciona esta funcionalidad, consulta el artículo “Creación rápida de eventos y actividades por voz” dentro de la base de conocimiento.

Puedes ver la fecha y la hora en que está programado el evento. Visualiza el asunto y los detalles añadidos. Verifica la distancia para llegar a la ubicación de la cuenta. Puedes hacer check-in cuando estés en el lugar de la cuenta. Si has activado la sincronización del calendario, puedes ver las respuestas de los participantes (Aceptado, Provisional, Sin respuesta o Rechazado) haciendo clic en el botón Participantes.

También es posible registrar un nuevo contacto haciendo clic en el correo electrónico del participante. Luego selecciona Crear nuevo contacto. Finalmente, ingresa la información necesaria y guárdala.

Con respecto a la sincronización del correo electrónico, tanto los correos enviados como los recibidos de los contactos y cuentas CRM se registrarán en ForceManager. Los siguientes datos se incluirán en esta actividad registrada automáticamente: asunto, contenido y archivos adjuntos.

Con respecto al calendario, puedes crear y gestionar tus eventos y actividades desde ForceManager o desde tu proveedor de correo electrónico con sincronización bidireccional del calendario. ForceManager se asegurará de que ambos calendarios estén completamente sincronizados.

Veamos cómo activar la sincronización bidireccional de tu correo electrónico o calendario desde la versión web:

1. Accede a tu perfil desde el icono de usuario y selecciona la opción “Mi perfil”.

2. En la sección Herramientas, encontrarás la opción “Sincronización de correo electrónico y calendario”.

3. Elige el tipo de sincronización a configurar. Selecciona la opción “Sincronización bidireccional” si es necesario que todas las acciones realizadas en ForceManager se reflejen en el calendario y viceversa. De este modo, todo lo que planifiques en tu calendario se importará a ForceManager.

4. Indica si deseas sincronizar solo tu calendario, solo tu correo o si necesitas sincronizar ambos.

5. Una vez definido, ingresa las credenciales para comenzar a hacer funcionar la sincronización. Recuerda que podrás pausar o detener la sincronización del calendario o del correo electrónico en cualquier momento, puedes hacerlo con la opción “Detener sincronización”.

Puedes identificar un evento de videollamada desde el icono “video” y, cuando hagas clic en este evento, verás la opción “Unirse a la reunión”, gracias a la cual puedes acceder a la videollamada con tu cliente, lead, prospecto, etc.

Se creará automáticamente una actividad de videollamada con la duración de la reunión al finalizar la videollamada. Cuando regreses a la app ForceManager después de la videollamada, verás el informe posterior a la videollamada en el que podrás añadir comentarios o información relevante sobre la reunión. Una vez completado, puedes cerrar el formulario y el sistema registrará esta nueva actividad de videollamada.