Crear una automatización en Sage Sales Management te permite optimizar tareas repetitivas y asegurar que tus procesos se ejecuten siempre de forma coherente.

Sigue estos pasos para crear una automatización siguiendo buenas prácticas y evitar que afecte al trabajo diario de tus compañeros mientras la configuras.

Antes de crear una automatización, identifica claramente qué proceso deseas automatizar y qué resultado esperas conseguir.

Por ejemplo, ¿quieres crear tareas de seguimiento automáticamente?, ¿actualizar un campo cuando cambie otro?, ¿o enviar notificaciones cuando se cumplan ciertas condiciones?

Tenerlo claro desde el principio te ayudará a diseñar la automatización correctamente y evitar resultados inesperados.

Las automatizaciones pueden activarse cuando se detecta alguno de los siguientes eventos en Sage Sales Management:

Las automatizaciones pueden ejecutar automáticamente los siguientes procesos:

(screnshot plantillas)

En las automatizaciones con varias condiciones o ramas, el orden de ejecución sigue siempre la misma lógica: de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Como podrás ver en el GIF de arriba:

Sugerencia:
Si necesitas actualizar varios datos dentro de la misma entidad, agrupa todas las condiciones y acciones en una sola automatización.
De este modo, podrás controlar el orden de ejecución y mantener todos los procesos relacionados en un mismo flujo.

⚠️ Evita crear varias automatizaciones con el mismo disparador, ya que no podrás determinar cuál se ejecutará primero.

El modo de ejecución define con qué frecuencia se aplican las acciones cuando se cumplen las condiciones. Para definir este modo tan solo tendrás que hacer clic en la condición a modificar y elegir una de las dos opciones.

Puedes elegir entre:

Cuando el disparador se activa y se cumplen la condición, las acciones que se encuentran después se ejecutan solo la primera vez que se cumple.
Ideal para automatizar notificaciones, eventos del calendario o asignaciones únicas de tareas.

Ejecutar cada vez

Cuando el disparador se activa y la condición se cumplen, las acciones que se encuentra después se ejecutan cada vez que se cumple.
Este modo es útil para procesos que deben repetirse, como cálculos o actualizaciones automáticas.

Crea una nueva automatización y establece su disparador, condiciones y acciones según el comportamiento que quieras automatizar, para ello puedes crear automatizaciónes utilizando una plantilla o creándolas desde zero.

Haz clic en el icono del rayo de las entidades principales y te aparecerán las plantillas relacionadas con la entidad en la que te encuentras. Con las plantillas partes de un escenario predefinido que puedes adaptar a tus necesidades.

También puedes crear desde cero, accediendo desde tu avatar, selección la opción Mi perfil y configuración > Automatizaciones, y define paso a paso el disparador, las condiciones y las acciones.

El disparador, es el evento que activará tu automatización, si lo deseas, añade condiciones para acotar en qué casos se deben ejecutar las acciones que definas.

Antes de activar una automatización, realiza las pruebas en un entorno seguro para evitar afectar los datos reales o el trabajo diario de tus compañeros.

Para ello, limita la automatización solo a tu usuario:

De este modo, la automatización solo se ejecutará cuando tú realices las pruebas.

Ejecuta el proceso en este entorno de prueba para confirmar que la lógica configurada funciona correctamente.

Verifica que la automatización se haya ejecutado como esperabas y que las acciones se hayan completado correctamente.

Una vez que hayas validado la automatización y confirmado que se ejecuta como esperabas, elimínala restricción de prueba y actívala según tus necesidades: