Qué planes incluyen las automatizaciones?
Todos los planes.
¿Para qué sirven las automatizaciones?
Permiten mantener datos actualizados automáticamente o crear nuevos registros en respuesta a un disparador, asegurando procesos consistentes y fiables.
¿Cómo creo una automatización?
Para crear una automatización en Sage Sales Management, ves al módulo con el que quieres que se inicie la automatización (ej. empresas), haz clic en el icono del rayo y selecciona una plantilla. O bien accede desde tu avatar > Mi perfil y configuración > Automatizaciones y haz clic en “Crear” para crear desde cero.
¿Qué disparadores y acciones puedo usar?
Entre los disparadores se incluye detección de creaciones, como nuevas empresas u oportunidades, detección de actualización de campos o detección de eliminaciones. Entre las acciones existen muchas opciones, como la actualización de datos con fórmulas matemáticas o cálculos de fechas, la reasignación de cuentas, el reporte automático de actividades, la programación de tareas o eventos.
¿Puedo usar automatizaciones para actualizar campos personalizados?
Sí. Puedes actualizar automáticamente campos personalizados, cuando se cumplen las condiciones definidas.
¿Puedo activarla solo para un equipo o para algunos usuarios específicos?
Sí. Puedes configurar la automatización para que solamente la pueda desencadenar un equipo concreto o solo ciertos usuarios específicos.
¿Puedo probar una automatización antes de ponerla en producción?
Sí. Para ello, primero crea un entorno controlado, limitando con una condición que el ‘Usuario disparador’ sea solo tu usuario; así solo se ejecutará cuando tú hagas pruebas. Cuando ejecutes la prueba, recuerda asegurar que cumple las condiciones que definiste, después ves al ‘Historial’ y comprueba si se ha ejecutado como esperabas.
¿Puedo usar disparadores que provienen de otras herramientas externas a Sage Sales Management?
No. Los disparadores solo provienen de acciones realizadas en Sage Sales Management, no de servicios externos.
¿Cuál es la diferencia entre usar una plantilla y crear desde cero?
Las plantillas ahorran tiempo con flujos predefinidos; creando desde cero empiezas con una hoja en blanco.
¿Puedo crear una automatización sin condiciones?
Sí. En ese caso, la acción se ejecutará siempre que se desencadene el disparador. Si no quieres que se ejecute siempre, puedes acotarla con condiciones (ej: que solo se ejecute cuando el cliente tiene un ‘Tipo’ o ‘Estado’ específico).
¿Puedo usar más de una condición o acción en la misma automatización?
Sí. Puedes definir múltiples condiciones y que en cada una se ejecute una o varias acciones, creando flujos más complejos.
¿En una automatización con varias acciones, en qué orden se ejecutan?
Las automatizaciones complejas con varias ramas se ejecutan de arriba abajo y de izquierda a derecha.
¿Puedo configurar que una acción se ejecute solamente la primera vez o todas las veces?
Sí. Lo puedes configurar en la condición previa a la acción. Selecciona entre las opciones inferiores del panel de la condición “ejecutar una vez” o “ejecutar cada vez”. Si no hay ninguna condición previa a la acción, esta se ejecutará todas las veces que se active el disparador.
¿Puedo hacer una automatización entre diferentes módulos?
Sí. Puedes automatizar entre diferentes módulos, por ejemplo, al detectar que se registra una nueva actividad comercial, modificar automáticamente datos del cliente vinculado.
¿Puedo hacer condiciones combinando módulos diferentes?
Sí. Puedes hacer condiciones con datos de la entidad disparadora (ej. si se desencadena cuando se crea una oportunidad, condiciones con campos de la oportunidad creada) y también puedes hacer condiciones con datos de módulos vinculados a la entidad disparadora (según el ejemplo anterior, datos de alguna de las empresas vinculadas 1,2,3; o datos de alguno de los contactos 1,2,3,4,5; o de los responsables 1,2,3,4,5 vinculados a la oportunidad creada).
¿Puedo actualizar datos o crear registros con datos de otros módulos?
Sí. Puedes crear o actualizar registros utilizando el operador “igual a otro campo” para copiar el dato de la misma entidad disparada (ej. si se desencadena cuando se crea una oportunidad, copiar algún dato que tenga la propia oportunidad creada) y también puedes copiar el dato de otras entidades vinculadas (ej. campos de las empresas 1,2,3; o de los contactos 1,2,3,4,5; o de los responsables 1,2,3,4,5 vinculados a la oportunidad creada).
¿Se pueden automatizar textos con variables, cálculos matemáticos con variables o cálculos de fechas?
Sí. Para los campos de tipo texto puedes escribir el texto que desees e incluir variables a tu texto, insertando campos de la entidad disparadora o campos de entidades vinculadas. De la misma manera, con los campos de tipo número, puedes crear fórmulas matemáticas insertando campos como variables; e igual para cálculos de fechas, se pueden utilizar operadores complejos de fecha, como “N días después a” de una variable.
¿Las automatizaciones sustituirán todas las funciones personalizadas?
No. Cubren muchos escenarios comunes, pero algunas funciones avanzadas pueden requerir soluciones técnicas.
¿Qué pasa si se activan varias automatizaciones al mismo tiempo?
Cada automatización se ejecuta de forma independiente. Por este motivo es mejor que unifiques en una sola automatización todas aquellas acciones de actualización de datos sobre la misma entidad. Al tener una sola automatización más compleja, puedes controlar el orden de ejecución, que es de arriba abajo y de izquierda a derecha. De lo contrario, si creas dos automatizaciones por separado, no podrás controlar cuál se ejecutará antes.
¿Puedo editar o desactivar una automatización después de crearla?
Sí. Puedes modificarla aunque esté activa, y puedes desactivarla temporalmente sin tener que eliminarla.
¿Qué ocurre si modifico una automatización que está activa?
Las modificaciones se reflejarán en los disparos posteriores al cambio; el cambio no es retroactivo.
¿Qué ocurre en caso de error?
Cuando ocurre un error recibirás un aviso automático vía email. Desde el correo recibido puedes acceder directamente al historial de errores y revisar el motivo del error y corregirlo.
¿Puedo añadir otros usuarios para que también reciban las notificaciones de error?
Sí. Puedes añadir cualquier usuario de Sage Sales Management a las notificaciones de errores y también direcciones de email externas. Sin embargo, es necesario tener un usuario administrador para poder acceder al módulo de automatizaciones e ir al historial.
¿Puedo desactivar las notificaciones de error vía email?
Sí. Puedes desactivar las notificaciones de error. Pero recomendamos mantenerlas, porque si las automatizaciones no se están ejecutando por algún motivo, podría afectar al trabajo diario de tu equipo