Las Automatizaciones en Sage Sales Management simplifican las tareas repetitivas convirtiendo acciones complejas en flujos de trabajo fáciles y configurables. Diseñada para administradores, esta funcionalidad ayuda a optimizar los procesos diarios, reducir el esfuerzo manual y garantizar una mayor coherencia en toda la operativa de la empresa.
Cómo funcionan las Automatizaciones
Las Automatizaciones en Sage Sales Management siguen una estructura sencilla de tres pasos. Cada automatización se compone de:
Un disparador que inicia el proceso.
Una o varias condiciones que definen cuándo se aplica.
Una acción que se ejecuta cuando se cumplen las reglas.
Esta estructura ofrece una forma sencilla de sustituir funciones personalizadas técnicas por flujos de trabajo reutilizables. Combinando disparadores, condiciones y acciones, puedes automatizar procesos de manera flexible, coherente y fácil de gestionar.
Qué puedes hacer con las Automatizaciones
Puedes acceder a las Automatizaciones desde Mi perfil y configuración > Automatizaciones. Desde aquí, tienes dos formas de crear una nueva automatización:
Crear desde cero – construye la automatización paso a paso, definiendo el disparador, las condiciones y las acciones.
Usar una plantilla – parte de un escenario predefinido y adáptalo a tus necesidades.
Crear desde cero
Cuando creas una automatización desde cero, defines las tres etapas:
Disparador
El disparador define qué inicia la automatización. Puedes elegir entre dos entidades:
Oportunidad
Cuenta
Para cualquiera de las dos, seleccionas un evento de disparo. Eventos disponibles:
Se crea – se ejecuta cuando se añade un nuevo registro.
Se modifica – se ejecuta cuando se actualiza un registro existente.
Se elimina – se ejecuta cuando se borra un registro.
Se gana – se ejecuta cuando el estado cambia a cerrado ganado.
Se pierde – se ejecuta cuando el estado cambia a cerrado perdido.
Se mueve a estado abierto – se ejecuta cuando el estado cambia de nuevo a abierto.
Condición
Las condiciones permiten definir en qué casos debe ejecutarse la automatización. Actúan como filtros que deben cumplirse para que la automatización continúe.
Si se cumplen, la automatización avanza a la acción.
Si fallan, la automatización se detiene y no se ejecuta ninguna acción.
También puedes crear una automatización sin condiciones: en ese caso, la acción se ejecuta automáticamente en cuanto se activa el disparador.
Acción
La acción define qué ocurre cuando se cumplen el disparador y las condiciones. Puedes elegir entre dos tipos:
Actualizar – modifica un registro existente, siempre relacionado con la entidad definida en el disparador.
Crear – genera un nuevo registro del tipo: Cuenta, Contacto, Actividad, Tarea, Evento u Oportunidad.
Usar una plantilla
Si prefieres una configuración más rápida, puedes crear una automatización a partir de una plantilla.
Las plantillas ofrecen escenarios predefinidos con disparadores, condiciones y acciones ya sugeridos. Solo tienes que revisarlos y adaptarlos según tus necesidades.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo crear una automatización sin condiciones?
Sí. En ese caso, la acción se ejecutará en cuanto ocurra el disparador.
¿Son los disparadores y eventos los mismos para Cuentas y Oportunidades?
Sí. Ambos comparten los mismos eventos disponibles.
¿Qué pasa si se activan varias automatizaciones al mismo tiempo?
Cada automatización se ejecuta de forma independiente.
¿Puedo editar o desactivar una automatización después de crearla?
Sí. Puedes modificarla o desactivarla temporalmente sin eliminarla.
¿Cuál es la diferencia entre usar una plantilla y crear desde cero?
Las plantillas ahorran tiempo con flujos predefinidos; crear desde cero ofrece máxima flexibilidad.
¿Qué entidades puedo crear automáticamente con una acción?
Puedes crear cuentas, contactos, actividades, tareas, eventos u oportunidades.
¿Las automatizaciones sustituirán todas las funciones personalizadas?
No. Cubren muchos escenarios comunes, pero algunas funciones avanzadas pueden requerir soluciones técnicas.
¿Puedo usar más de una condición o acción en la misma automatización?
Sí. Puedes definir múltiples condiciones y que cada una dispare una o varias acciones, creando flujos más complejos.