Nota: Esta funcionalidad se encuentra actualmente en fase beta y está disponible solo para un grupo reducido de clientes. Próximamente se pondrá a disposición del resto de usuarios.
Crear una automatización en Sage Sales Management te permite optimizar tareas repetitivas y asegurar que tus procesos se ejecuten siempre de forma coherente.
Sigue estos pasos para crear una automatización siguiendo buenas prácticas y evitar que afecte al trabajo diario de tus compañeros mientras la configuras.
1. Define qué proceso quieres automatizar
Antes de crear una automatización, identifica claramente qué proceso deseas automatizar y qué resultado esperas conseguir.
Por ejemplo, ¿quieres crear tareas de seguimiento automáticamente?, ¿actualizar un campo cuando cambie otro?, ¿o enviar notificaciones cuando se cumplan ciertas condiciones?
Tenerlo claro desde el principio te ayudará a diseñar la automatización correctamente y evitar resultados inesperados.
1.1. Qué disparadores y acciones hay
Disparadores
Los disparadores son eventos que inician una automatización en Sage Sales Management.
En las siguientes tablas:
Sí significa que el evento puede iniciar una automatización para esa entidad.
No significa que el evento no está disponible para esa entidad.
Eventos disponibles para entidades generales
Entidad | Se crea | Se modifica | Se gana | Se pierde | Se mueve a un estado abierto | Se elimina |
Empresa | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
Contacto | No | No | No | No | No | No |
Actividad | No | No | No | No | No | No |
Tarea | No | No | No | No | No | No |
Evento | No | No | No | No | No | No |
Oportunidad | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
Pedido | No | No | No | No | No | No |
Eventos disponibles con complementos de pago
Estos disparadores solo están disponibles si has contratado el complemento correspondiente.
Entidad | Se entrega | Se abre | Se hace clic | Rebota | Se descarta | Se marca como spam |
Campaña de email | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
Acciones
Las acciones son los procesos que Sage Sales Management ejecuta automáticamente cuando se cumplen las condiciones de una automatización.
En la siguiente tabla:
Sí significa que la automatización puede ejecutar esa acción sobre la entidad.
No significa que la acción no está disponible para esa entidad.
Acciones disponibles por entidad
Entidad de destino | Crear | Actualizar |
Empresa | Sí | Sí |
Contacto | Sí | Sí |
Actividad | Sí | No |
Tarea | Sí | No |
Evento | Sí | No |
Oportunidad | Sí | Sí |
Usuario | No | Sí |
Pedido | No | No |
Consejo: Si no sabes por dónde empezar, consulta primero las plantillas disponibles. Encontrarás ejemplos de las automatizaciones más habituales en los equipos de ventas y podrás adaptar la plantilla que mejor responda a tus necesidades.
1.2. Cómo y en qué orden se ejecuta
En las automatizaciones con varias condiciones o ramas, el orden de ejecución sigue siempre la misma lógica: de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Como podrás ver en el GIF de arriba:
En esta automatización de ejemplo, una vez se activa el disparador, se ejecuta primero la Acción 1, porque no tiene condiciones.
A continuación, el sistema evalúa la Condición 1.
Si no se cumple, el proceso termina ahí.
Si se cumple, pasa a ejecutar la Acción 2.
Luego se evalúa la Condición 2:
Si se cumple, se ejecuta la Acción 3.
Si no, se salta directamente a la Acción 4.
Sugerencia:
Si necesitas actualizar varios datos dentro de la misma entidad, agrupa todas las condiciones y acciones en una sola automatización.
De este modo, podrás controlar el orden de ejecución y mantener todos los procesos relacionados en un mismo flujo.
⚠️ Evita crear varias automatizaciones con el mismo disparador, ya que no podrás determinar cuál se ejecutará primero.
1.3. Reingreso
La configuración de Reingreso determina si una automatización puede volver a ejecutarse para un mismo registro.
Configura el reingreso una sola vez en el disparador mediante el interruptor. El sistema aplica automáticamente esta configuración a todas las ramas y condiciones de la automatización.
Cuando se activa el disparador, el sistema evalúa las ramas, las condiciones y las acciones en el orden configurado.
Reingreso: No
Esta es la configuración predeterminada. Cuando un registro cumple los criterios del disparador y las condiciones, las acciones asociadas se ejecutan solo la primera vez.
Si el mismo registro vuelve a activar la automatización, esas acciones no se ejecutarán de nuevo, aunque se cumplan las condiciones.
Esta configuración es ideal para notificaciones únicas, eventos de calendario o asignaciones de tareas que no quieres duplicar.
Ejemplo:
Cuando una oportunidad cambia al estado “En negociación”, la automatización crea un evento de seguimiento.
Si la misma oportunidad vuelve a activar la automatización, el evento no se crea de nuevo, aunque la oportunidad cambie a otro estado y regrese más tarde a “En negociación”.
Reingreso: Sí
Cuando seleccionas Reingreso: Sí, las acciones asociadas vuelven a ejecutarse cada vez que el mismo registro cumple los criterios del disparador y las condiciones.
Esta configuración es útil para procesos que deben repetirse, como recálculos o actualizaciones automáticas de datos.
Ejemplo:
Cuando se modifica una oportunidad y su estado es “Ganada”, la automatización actualiza el campo “Valor con IVA” multiplicando el importe por 1,21.
Cada vez que la oportunidad cumple los criterios del disparador y las condiciones, el cálculo vuelve a ejecutarse automáticamente.
✅ Recomendación:
Selecciona Reingreso: No para acciones puntuales, como notificaciones o asignaciones. Selecciona Reingreso: Sí para recálculos o actualizaciones de datos que deban repetirse cada vez que el mismo registro cumpla los criterios del disparador y las condiciones.
2-Configura la automatización
Crea una nueva automatización y establece su disparador, condiciones y acciones según el comportamiento que quieras automatizar, para ello puedes crear automatizaciónes utilizando una plantilla o creándolas desde zero.
Crear una automatización utilizando una plantilla
Haz clic en el icono del rayo de las entidades principales 
y te aparecerán las plantillas relacionadas con la entidad en la que te encuentras. Con las plantillas partes de un escenario predefinido que puedes adaptar a tus necesidades.
Crear una automatización desde cero
También puedes crear desde cero, accediendo desde tu avatar, selección la opción Mi perfil y configuración > Automatizaciones, y define paso a paso el disparador, las condiciones y las acciones.
El disparador es el evento que activa la automatización.
Configura Reingreso en el disparador mediante el interruptor. El sistema aplica automáticamente esta configuración a todas las ramas y condiciones de la automatización.
Si lo necesitas, añade condiciones para definir cuándo deben ejecutarse las acciones.
3. Crea un entorno controlado
Antes de activar una automatización, realiza las pruebas en un entorno seguro para evitar afectar los datos reales o el trabajo diario de tus compañeros.
Para ello, limita la automatización solo a tu usuario:
Añade una condición “Y” (que debe cumplirse siempre) sobre el Usuario disparador.
Configura los siguientes valores:
Entidad condición: Usuario disparador
Campo condición: Registro
Operador condición: Contiene
Valor condición: tu propio usuario
De este modo, la automatización solo se ejecutará cuando tú realices las pruebas.
4. Prueba la automatización
Ejecuta el proceso en este entorno de prueba para confirmar que la lógica configurada funciona correctamente. Imagina la siguiente automatización de ejemplo:
Disparador: Cada vez que alguien de tu equipo cree o modifique una nueva oportunidad
Condición: Mayor o igual que 1.000€
Acción: Que el sistema actualice automáticamente la empresa vinculada a calificación A.
Desde la web app o las aplicaciones Android/iOS, accede al módulo de la entidad disparadora (por ejemplo, Oportunidades).
Realiza el evento disparador (por ejemplo, crear una oportunidad).
Asegúrate de cumplir todas las condiciones establecidas (por ejemplo, asignar un valor igual o superior a 1.000 €)
5. Comprueba los resultados
Verifica que la automatización se haya ejecutado como esperabas y que las acciones se hayan completado correctamente.
Accede al módulo de la entidad de acción (por ejemplo, Empresas) y revisa si los cambios se han aplicado (por ejemplo, la calificación cambió a “A”).
También puedes consultar el Historial de automatizaciones para comprobar si el proceso se ejecutó, fue filtrado o produjo un error.
Interpretación de resultados:
Estado | Descripción |
Filtrado | Las acciones no se ejecutaron porque no se cumplieron las condiciones. Puedes saber porque no cumplió la condición, compara el valor esperado, el que tu definiste en la configuración, con el valor actual, el valor del registro cuando se disparó. |
Éxito | La acción se ejecutó correctamente. Otras acciones de la misma automatización pueden haberse filtrado. |
Error | Alguna acción no se completó por una configuración incorrecta o falta de datos, revisa los campos implicados. Otras acciones de la misma automatización pueden haberse filtrado o ejecutado correctamente. |
6. Activa la automatización para todos, un equipo o usuarios específicos.
Una vez que hayas validado la automatización y confirmado que se ejecuta como esperabas, si la limitaste a tu propio usuario durante la prueba, elimínala restricción y actívala según tus necesidades:
Para todos los usuarios
Elimina la condición que limita el "Usuario disparador".
Para equipos concretos por jerarquía
Añade una condición ‘Y’ (tiene que cumplirse siempre) sobre la entidad ‘Usuario disparador’ y el campo ‘Responsable’ (el mánager del equipo) de la siguiente manera:
Entidad condición: selecciona ‘Usuario disparador’.
Campo condición: selecciona ‘Responsable’, para buscar entre los mánager existentes.
Operador condición: selecciona ‘Contiene’, o ‘No contiene’ para excluir equipos por su mánager.
Valor condición: busca y selecciona los usuarios mánager de los equipos para los que desees activar la automatización.
Para equipos concretos por entorno o país
Añade una condición ‘Y’ (tiene que cumplirse siempre) sobre la entidad ‘Usuario disparador’ y el campo ‘Entorno’ (equipo de trabajo del usuario) o ‘País’ (el país del usuario) de la siguiente manera:
Entidad condición: selecciona ‘Usuario disparador’.
Campo condición: selecciona ‘Entorno’ o ‘País’, para buscar entre los equipos de trabajo o países existentes.
Operador condición: selecciona ‘Contiene’, o ‘No contiene’ para excluir equipos por entorno o país.
Valor condición: busca y selecciona los entornos o los países para los que desees activar la automatización.
Para usuarios específicos
Añade una condición ‘Y’ (tiene que cumplirse siempre) sobre la entidad ‘Usuario disparador’, con el campo ‘Registro’ de la siguiente manera:
Entidad condición: selecciona ‘Usuario disparador’.
Campo condición: selecciona ‘Registro (para buscar entre los registros de usuarios existentes).
Operador condición: selecciona ‘Contiene’, o ‘No Contiene’ para excluir usuarios.
Valor condición: busca y selecciona los usuarios para los que desees activar la automatización
