Zoom

¿Qué es y qué ofrece la integración con Zoom?

Zoom es un herramienta que ofrece servicio de videoconferencia basado en la nube, que se puede usar para reuniones virtuales y que, posteriormente, te permite acceder a sus sesiones grabadas. Es accesible desde ordenadores y dispositivos móviles (teléfonos móviles y tablets).

Gracias a esta integración, desde ForceManager podrás agendar y reportar todas las videollamadas que vayas a realizar con Zoom. Podrás crear tu próximo evento, indicar que lo realizarás a través de Zoom y de esta forma llegará directamente la convocatoria a tu cliente.

Además, al finalizar la videollamada, quedará reportado automáticamente en tu timeline de actividad y en la ficha de tu cliente, para que tengas tu histórico de interacciones lo más completo posible.

¿Cómo integrar Zoom?

Su activación es totalmente gratuita.

Puedes utilizar un plan Básico, Pro o Business en tu cuenta de Zoom.

Esta integración únicamente la podrás realizar si eres el administrador de la cuenta.

Para activar la integración, deberás acceder a tu perfil y, desde Administración, verás la opción "Integraciones con terceros" donde encontrarás "Zoom". En la sección "Videoconferencias", haz click en Zoom para activarla.

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En la parte superior derecha de la pantalla, haz click en el botón "activar". Se activará la integración con Zoom y aparecerá una nueva opción en el menú izquierdo de Configuración: “Videoconferencia”, debajo de HERRAMIENTAS. Esta opción estará disponible para todos los usuarios de la implementación.

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Tú y el resto de usuarios, deberéis venir aquí e introducir las credenciales de vuestra cuenta de Zoom, para completar el proceso.

Haz click en "Vincular cuenta de Zoom" para iniciar sesión con tu perfil de Zoom.

Una vez que la integración esté activa, podrás crear sus reuniones virtuales en Forcemanager.

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Además, tendrás la opción "Desconectar tu cuenta de Zoom" y "Desactivar integración" (acción disponible solo para el usuario Administrador de ForceManager), por si en algún momento necesitas eliminar esta integración.

Desconecta tu cuenta de Zoom:

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Desactivar Zoom (eliminar integración):

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¿Cómo funciona la integración con Zoom?

Una vez hecha la integración, tienes disponibles diferentes opciones:

1. Puedes agendar tus videollamadas en el calendario de ForceManager, enviando directamente la convocatoria y el enlace de acceso a tus contactos o empresas.

2. Todos los asistentes que estéis invitados al evento, podréis acceder a la sesión a partir de esta convocatoria.

3. Podrás hacer seguimiento de tu actividad de Zoom. La videoconferencia quedará automáticamente registrada en el timeline de actividad, pudiendo añadir cualquier detalle sobre esta en el Informe Videollamada. 

Estas funcionalidades, están disponibles en la versión web de ForceManager y también en la App móvil (Android y iOS).

 

1. ¿Cómo agendar un evento que voy a realizar por Zoom?

Accede a tu calendario de ForceManager, y haz click sobre el botón "+" para añadir un nuevo evento.

Cuando estés creando el nuevo evento, haz click en Tipo de gestión y selecciona la opción "Videollamada" o "VideoCheckin".

Versión móvil:

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Versión web:

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Una vez escogido el Tipo de gestión, verás la nueva opción de "Videollamada". Haz clic sobre esta para poder seleccionar la plataforma mediante la cual se llevará a cabo la reunión virtual. En este caso, selecciona "ZOOM".

Versión móvil:

IMG_8774_2.PNG     2_-_Select_Zoom.png

Versión web:

Screenshot_2020-10-20_at_10.53.02.png

Una vez seleccionada esta opción, te aparecerá toda la información del evento virtual: el ID de la sesión, la contraseña y también el enlace para unirse a la videoconferencia, que lo puedes copiar en tu portapapeles y compartirlo con otras personas.

Versión móvil:

3_-_Zoom_meeting_created.png

Versión web:

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Además de crear el canal del evento, si activas el botón "enviar invitación a tus contactos", también puedes enviar la convocatoria a los contactos que van a asistir a esta. Para ello, indica la empresa con la que vas a realizar la videoconferencia y desde el campo "selecciona contacto", informa a quién se la vas a enviar por email: contacto existente o contacto nuevo.

Versión móvil:

IMG_8777.PNG

Versión web:

Screenshot_2020-10-19_at_17.25.26.png 

Para ello, es imprescindible que los contactos en ForceManager tengan informado el campo de Email. De no ser así, edita el contacto para que le pueda llegar la invitación.

Una vez hayas informado los campos necesarios del evento, haz click en "hecho" para lanzar la convocatoria.

Ten en cuenta que este evento aparecerá creado en tu calendario de ForceManager y también se habrá enviado a los contactos y usuarios que hayas invitado al evento.

 

2. ¿Cómo acceder a la videoconferencia?

Una vez guardado el evento, puedes acceder a la reunión virtual de dos formas diferentes desde ForceManager: a través del detalle del evento y también mediante la Magic Card en tu dispositivo móvil, cuando quede poco tiempo para que empiece el evento.

  • Magic Card:

Dirígete al Dashboard cuando queden menos de 1:30 horas para la videoconferencia.

Cuando tu evento esté a punto de empezar, desliza tus objetivos a la izquierda y verás la Magic Card con toda la información del evento. Desde aquí,  podrás acceder al evento desde el botón "Unirse", ya que se abrirá automáticamente la aplicación de Zoom.

Además, la Magic Card también te proporcionará la información más relevante de la reunión: el cliente, el horario, el asunto del evento y el tipo de actividad que se realizará.

IMG_8772.PNG

  • Evento:

Puedes acceder al Dashboard, a la sección de "próximos eventos", para acceder a la sesión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

De igual modo, si accedes al menú de Calendario, también puedes acceder a la reunión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

Una vez estás dentro del evento, haz click en "Unirse" para acceder a la videoconferencia a través de Zoom.

Versión móvil:

4_-_Event_Detail_ZOOM.png

Versión web:

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Por último, los asistentes que hayas invitados a la sesión, pueden unirse a la reunión desde la convocatoria del Email, haciendo click en "Unirse".

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3. ¿Cómo hacer seguimiento de la actividad de Zoom?

Una vez ha finalizado la reunión virtual, en el timeline de actividades de ForceManager, quedará registrada automáticamente la videoconferencia. Se guardará como "Videollamada" o "VideoCheckin", dependiendo del tipo de actividad que seleccionaste al crear el evento. Estas actividades, te mostrarán la información más relevante de la videollamada, incluyendo la duración de la reunión y la grabación de esta, en el caso de que haya sido grabada.

De igual modo, cuando finalices la videoconferencia y accedas a ForceManager (móvil o web), automáticamente tendrás disponible el Informe videollamada. Este reporte te permitirá informar cualquier detalle de la reunión en la sección de comentarios.

Versión móvil:

IMG_8778.PNG

Versión web:

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Gracias a esta integración, desde el embudo, podrás filtrar tus actividades por "VideoCheckin" o "Videollamada", y así hacer seguimiento de las reuniones virtuales que has tenido con tus cuentas. Como ves, tendrás tu histórico de interacciones (y el de tu equipo) lo más completo posible para prepararte al detalle las futuras reuniones o llamadas con clientes o potenciales.

En caso de que tengas una suscripción de pago de tu cuenta de Zoom, encontrarás la sesión grabada en el detalle de la actividad.

Versión móvil:

8_-_Video_conference_Activities.png

Versión web:

Web_-_Activities_copy.jpg

 

Desinstalar la integración con ForceManager

Cuando desconectes la integración con Zoom desde la configuración de ForceManager, serás redirigido a la página de compra de Zoom para acabar de completar el proceso.

  1. Entra (si es necesario) a tu cuenta de Zoom
  2. Busca la aplicación de ForceManager
  3. Accede a la página de compra de ForceManager
  4. Selecciona Desinstalar

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