Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación que ofrece servicio de videoconferencia basado en la nube y que se puede utilizar para reuniones virtuales. Es accesible desde ordenadores y dispositivos móviles (teléfonos móviles y tablets), además, dispone de versión web con lo que no es necesario tener la aplicación instalada para poder planificar o asistir a una videoconferencia.

Gracias a esta integración, desde ForceManager podrás agendar y reportar todas las videollamadas que vayas a realizar con Teams. Podrás crear tu próximo evento, indicar que lo realizarás a través de Teams y de esta forma llegará directamente la convocatoria a tu cliente. Además, al finalizar la videollamada, quedará reportado automáticamente en tu timeline de actividad y en la ficha de tu cliente, para que tengas tu histórico de interacciones lo más completo posible.

Esta integración es totalmente gratuita y ya viene incluida en ForceManager para todos sus usuarios.

Para utilizar esta integración, deberás acceder a tu perfil, en la sección Herramientas, verás la opción "Videollamadas" dónde tan solo tendrás que hacer clic en el botón con el texto "Vincular cuenta de Teams".

Al hacer click en "Vincular cuenta de Microsoft Teams" serás dirigido a una nueva ventana para iniciar sesión con tu perfil de Teams.

Después de registrarte con tus credenciales podrás visualizar un mensaje de verificación de la configuración, y ya podrás crear sus reuniones virtuales en Forcemanager.

Haz click en "Desvincular cuenta de Teams" para desconectar tu cuenta asociada a Microsoft Teams.

Un mensaje pop up aparecerá en la parte superior derecha de tu pantalla confirmándote que los cambios han sido realizados.

Una vez realizados estos pasos podrás volver a vincular otra cuenta de Microsoft Teams en cualquier otro momento.

Encontrarás Microsoft Teams en la sección de Videollamadas, gracias ha esta integración podrás:

1. Agendar tus videollamadas en el calendario de ForceManager, enviando directamente la convocatoria y el enlace de acceso a tus contactos o empresas.

2. Todos los asistentes que estéis invitados al evento, podréis acceder a la sesión a partir de esta convocatoria.

3. Hacer seguimiento de tu actividad de Microsoft Tems. La videoconferencia quedará automáticamente registrada en el timeline de actividad, pudiendo añadir cualquier detalle sobre esta en el Informe Videollamada.

Estas funcionalidades, están disponibles en la versión web de ForceManager y también en la App móvil (Android y iOS).

Accede a tu calendario de ForceManager, y haz click sobre el botón "+" para añadir un nuevo evento.

Cuando estés creando el nuevo evento, haz click en Tipo de gestión y selecciona la opción "Videollamada" o "VideoCheckin".

Una vez escogido el Tipo de gestión, verás la nueva opción de "Videollamada". Haz clic sobre esta para poder seleccionar la plataforma mediante la cual se llevará a cabo la reunión virtual. En este caso, selecciona "TEAMS".

Una vez seleccionada esta opción, te aparecerá el ID de la sesión, la contraseña y también el enlace para unirse a la videoconferencia.

Además de crear el canal del evento, si activas el botón "enviar invitación a tus contactos", también puedes enviar la convocatoria a los contactos que van a asistir a esta. Para ello, indica la empresa con la que vas a realizar la videoconferencia y desde el campo "selecciona contacto", informa a quién se la vas a enviar por email: contacto existente o contacto nuevo.

Para ello, es imprescindible que los contactos en ForceManager tengan informado el campo de Email. De no ser así, edita el contacto para que le pueda llegar la invitación. De igual modo, si también quieres que llegue al email de la empresa, asegúrate de que esta también lo tenga informado.

Una vez hayas informado los campos necesarios del evento, haz click en "hecho" para lanzar la convocatoria. Ten en cuenta que este evento aparecerá creado en tu calendario de ForceManager y también se habrá enviado a la empresa, contactos y usuarios que hayas invitado al evento.

Una vez realizado el paso anterior, puedes acceder a la reunión virtual de dos formas diferentes desde ForceManager: mediante la Magic Card y también a través del evento.

Dirígete al Dashboard cuando queden menos de 2 horas para la videoconferencia. Justo al lado de tus objetivos, verás la Magic Card, desde donde podrás acceder al evento desde el botón "Unirse".

Además de darte acceso directo al evento, también te proporciona la información más relevante de la reunión: con qué empresa la tienes, a qué hora, el asunto de esta, etc.

Puedes acceder al Dashboard, a la sección de "próximos eventos", para acceder a la sesión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

De igual modo, si accedes al menú de Calendario, también puedes acceder a la reunión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

Una vez estás dentro del evento, haz click en "Unirse" para acceder a la videoconferencia.

Por último, los asistentes que hayas invitados a la sesión, pueden unirse a la reunión desde la convocatoria del Email, haciendo click en "Unirse".

Una vez ha finalizado la reunión virtual, en el timeline de actividades de ForceManager, quedará registrada automáticamente la videoconferencia. Se guardará como "Videollamada" o "VideoCheckin", dependiendo del tipo de actividad que seleccionaste al crear el evento. Estas actividades, te mostrarán la información más relevante de la videollamada, incluyendo la duración de la reunión.

De igual modo, cuando finalices la videoconferencia y accedas a ForceManager (móvil o web), automáticamente tendrás disponible el informe "actualizar gestión". Este reporte te permitirá informar cualquier detalle de la reunión en la sección de comentarios. Además, te da acceso rápido a crear otro evento o tarea en el Calendario de ForceManager.

Gracias a esta integración, desde el embudo, podrás filtrar tus actividades por "VideoCheckin" o "Videollamada", y así hacer seguimiento de las reuniones virtuales que has tenido con tus cuentas. Como ves, tendrás tu histórico de interacciones (y el de tu equipo) lo más completo posible para prepararte al detalle las futuras reuniones o llamadas con clientes o potenciales.