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Para actualizar tus datos de ForceManager, primero debes acceder a la aplicación ForceManager Admin (En caso de no tener esta funcionalidad habilitada, contacta con tu Customer Success Manager). Una vez dentro de Admin, dirígete al módulo de Importar y Exportar, en este módulo verás distintas pestañas sobre las cuales puedes realizar una importación (Empresas, Contactos, Oportunidades, Usuarios, etc.)
Selecciona la pestaña de tu interés y haz clic en el botón Importar situado en la parte derecha superior de la pantalla:
Paso 1. Tipo de importación
Para actualizar tus registros de ForceManager, debes seleccionar Actualizar <Entidad> existentes.
Esta ventana te mostrará lo que se actualizará dependiendo de la entidad que hayas seleccionado en el paso anterior (ej. “Actualizar Oportunidades existentes”, “Actualizar Contactos existentes”, etc.)
A continuación, debes definir el Identificador de actualización, este es el campo, o los campos, por los cuales identificamos los registros a actualizar.
Te recomendamos que utilices el ID (identificador de ForceManager). También puedes utilizar el External ID (identificador del ERP o herramienta que tengas sincronizada con ForceManager) y/o cualquier otro campo si lo deseas.
En los próximos pasos tendrás que subir un Excel, en éste tendrás que rellenar las columnas de los campos seleccionados como identificador de actualización y rellenar el resto de las columnas con los campos que quieras actualizar.
Paso 2. Descargar plantilla
Este paso es opcional, pues si ya tienes el fichero previamente preparado, puedes ir directamente al Paso 3. Sin embargo, recomendamos el uso de la plantilla, para realizar correctamente la asociación de campos en el Paso 4.
Para preparar el fichero antes de la importación, debes descargar una de las dos plantillas que el menú ofrece en la parte inferior de la pantalla:
Descarga plantilla vacía: Al elegir la plantilla vacía, la ventana de selección se abrirá con los campos marcados como identificador de actualización seleccionados en el Paso 1. Esta ventana te permite elegir los campos que te interesa actualizar en la importación:
Al terminar la selección haz clic sobre el botón Exportar Excel, el fichero se descargará automáticamente en tu carpeta de descargas con las cabeceras de los campos que hayas seleccionado.
Descarga plantilla con datos: Al elegir esta plantilla, la ventana de selección de campos se abrirá, permitiéndote definir tu importación con los pasos que se describen a continuación:
1. Selección de campos. Además de los campos marcados como identificador de actualización que han sido previamente seleccionados, debes incluir los campos a actualizar, ya sean de tipo estándar o extra.
 | 2. Filtra los datos. En este paso puedes definir en concreto los registros que te interesa actualizar a través del uso de filtros. Añade tantos filtros como sean necesarios.
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Ejemplo 1: Si necesitas modificar el código postal y la provincia de las empresas que tiene el país Francia, debes realizar lo siguiente:
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Ejemplo 2: Si necesitas asignar un nuevo responsable a las empresas de tipo "Cliente" en el país España, debes realizar lo siguiente:
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Al terminar de definir los datos a importar, haz clic en el botón Exportar Excel, si el volumen de los datos es extenso el sistema te enviará un correo para descargar el fichero, de lo contrario se descargará automáticamente en tu carpeta de descargas con los campos y datos actuales del sistema que has seleccionado.
En ambos casos, es importante tener en cuenta:
Tener todos los campos extra creados previamente en ForceManager para poder asignarlos a los campos del Excel.
No modificar las cabeceras del Excel.
Los datos de la entidad tienen que estar en la primera pestaña del Excel (cómo podrás ver en el documento descargado).
Valida los campos obligatorios con la segunda pestaña del Excel
Paso 3. Subir Fichero
Una vez tengas el fichero listo, haz clic en continuar y Seleccionar archivo para adjuntar la plantilla con los datos introducidos.
El formato debe ser .xlsx. y debe contener las columnas de los campos marcados como identificador de la actualización, de lo contrario el sistema mostrará un error y no permitirá avanzar.
Paso 4. Asociar campos
En este paso, se asocian los campos del fichero Excel que acabas de subir con los Campos de ForceManager. Además, te informa del estado en que se encuentra esta asociación, a partir de unas pastillas que podrás encontrar al lado del campo de ForceManager, en la tercera columna:
Los posibles estados son:
Valores asociados: se ha realizado correctamente la asociación
No se importará el campo: el campo del Excel no está asociado a ningún campo de ForceManager, por lo que no se importará.
Hay valores no asociados: estado disponible sólo para los campos de tipo “lista de valores” o “multi lista de valores”. Algunos valores de la lista parece que no coinciden con los que actualmente están creados, así que hay que validar los valores de la lista. En este caso se podrán producir los siguientes casos:
Si los valores son los correctos no hay que hacer nada.
Si los valores son incorrectos, haz clic en Editar para seleccionar el valor correspondiente, en este apartado puedes activar la opción Ocultar los valores asociados, para facilitar la búsqueda de los valores que aún no han sido asociados.
Comprobar campos obligatorios
En la ventana de asociación de valores puedes activar la casilla “Comprobar todos los campos obligatorios”, esta funcionalidad verifica que todos los campos (estándar y extra) definidos como obligatorios estén correctamente asociados.
Según la casilla marcada, si el sistema detecta que un campo marcado como obligatorio no está asociado se muestra el siguiente error:
Al finalizar la asociación de valores, el estado cambiará a “valores asociados” y podrás finalizar la importación haciendo clic en el botón
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Finalizar Importación
Para finalizar la importación debes confirmar que estás seguro de actualizar los registros de la entidad y campos seleccionados.
Comprueba los nombres de los campos y escribe la palabra “ACTUALIZAR.”
Confirma la actualización haciendo clic en el botón Sí, actualizar.
Todos los datos que están en el Excel actualizarán los registros existentes en ForceManager. Posteriormente, recibirás un correo que te informará cuando haya finalizado el proceso de importación.
Además, desde el menú Importar y Exportar siempre podrás: revisar el histórico de la importación, descargar el fichero, revisar la fecha de la importación y comprobar el resultado de la importación.
Descarga de errores
En caso de que haya errores en la importación, el sistema lo notificará dentro del correo.
Para revisar la causa de los errores, ve al menú Importar y Exportar dentro de la aplicación, después posiciónate sobre el fichero y haz clic en “Descargar errores.”
Para ver en concreto la causa de los errores y en donde se encuentran haz clic sobre ellos:
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Para corregirlos descarga un fichero de errores haciendo clic sobre Descargar errores en la alerta superior de la ventana emergente.
Al abrir el fichero, encontrarás resaltado en rojo las casillas a corregir, tal como se muestra en el siguiente GIF:
Al terminar las correcciones necesarias, puedes volver a importar el fichero.