In Sage Sales Management, Ambiente è un attributo obbligatorio per le principali entità del sistema:
Utente
Azienda
Opportunità
Ordine
Famiglia di prodotti
Prodotto
Le entità collegate, come contatti e attività, non hanno un attributo Ambiente proprio:
Un contatto eredita l’ambiente dell’azienda associata.
Un’attività eredita l’ambiente dell’utente proprietario.
A cosa servono gli ambienti?
Gli ambienti permettono di:
Raggruppare i record per gestirne la visibilità.
Creare sezioni separate, in modo simile alle aziende gestite in un sistema gestionale.
Relazione tra utenti e ambienti
Ogni utente deve avere un ambiente principale, indicato come Ambiente principale.
Un utente appartiene a un ambiente, ma può visualizzare e gestire record di altri ambienti se dispone dei ruoli necessari.
Ogni record di aziende, opportunità, ordini, famiglie di prodotti e prodotti può appartenere a un solo ambiente.
Come assegnare gli ambienti
1. Definisci gli ambienti
Nell’elenco degli ambienti, definisci il nome e la valuta di ciascun ambiente.
2. Crea i ruoli
Ti consigliamo di creare un ruolo con lo stesso nome dell’ambiente. Questo ruolo controlla l’accesso all’ambiente corrispondente.
3. Assegna i ruoli agli utenti
Assegna il ruolo dell’ambiente come qualsiasi altro ruolo.
Ogni utente deve avere un Ambiente principale. Se deve accedere ad altri ambienti, assegnagli anche i ruoli corrispondenti.
Quali autorizzazioni sono necessarie?
Assegnare solo un ruolo di ambiente non è sufficiente.
All’interno dei ruoli, ogni entità dispone di autorizzazioni specifiche. Queste determinano se l’utente può visualizzare o modificare i record di altri ambienti.
I ruoli devono consentire esplicitamente la visualizzazione e la modifica di ciascuna entità negli ambienti aggiuntivi.
Visibilità aggiuntiva per ambiente
La visibilità per ambiente può essere applicata anche a:
Campi aggiuntivi, visibili solo agli utenti che hanno accesso all’ambiente corrispondente.
Valori mostrati negli elenchi a discesa.
Casi d’uso comuni
Suddivisione per zone
Puoi suddividere clienti e utenti per zona. Ogni zona può lavorare in modo indipendente all’interno dello stesso database.
Suddivisione per aziende
Puoi assegnare un ambiente a ogni azienda del sistema gestionale.
Le aziende e gli utenti devono avere un ambiente principale in Sage Sales Management. Non è quindi possibile assegnare lo stesso record a più ambienti.
Per gestire dati comuni, crea un ambiente generale. Assegnalo come ambiente principale agli utenti che devono accedere a questi dati.
Personalizzazione in base ai ruoli
Puoi creare, ad esempio, un ruolo di amministratore in un ambiente dedicato all’amministrazione. Puoi quindi rendere alcuni campi visibili e modificabili solo agli utenti di quell’ambiente.
Questa configurazione permette di mostrare campi diversi in base all’azienda, alla zona o ad altri criteri.