Mise à jour de vos enregistrements dans Sage Sales Management
Pour mettre à jour vos données, vous devez accéder à l’application Sage Sales Management Admin.
Si vous n’avez pas accès à cette fonctionnalité, veuillez contacter votre Customer Success Manager.
Une fois dans l’interface Admin, accédez au module Importer et Exporter. Vous y trouverez plusieurs ongletscorrespondant aux entités disponibles pour l'importation (Entreprises, Contacts, Opportunités, Utilisateurs, etc.).
Sélectionnez l’onglet souhaité, puis cliquez sur Importer en haut à droite de l’écran.
Étape 1. Choisir le type d’importation
Pour mettre à jour des enregistrements existants, sélectionnez Mettre à jour <Entité> existante (ex. : Mettre à jour des opportunités existantes, Mettre à jour des contacts existants…).
Ensuite, définissez l’identifiant de mise à jour, c’est-à-dire le ou les champs qui permettront au système d’identifier les enregistrements à modifier.
Il est recommandé d’utiliser l’ID de Sage Sales Management, mais vous pouvez aussi utiliser l’ID externe(issu d’un ERP ou d’un autre système connecté), ou tout autre champ pertinent.
Dans les prochaines étapes, vous devrez télécharger un fichier Excel avec ces champs identifiants et les champs à mettre à jour.
Étape 2. Télécharger un modèle
Ce modèle est facultatif, mais recommandé pour assurer la bonne correspondance des champs à l’étape suivante.
Deux options s’offrent à vous :
• Modèle vierge
La fenêtre s’ouvrira avec les champs identifiants pré-sélectionnés. Sélectionnez les champs à mettre à jour, puis cliquez sur Exporter Excel pour générer le fichier avec les bonnes en-têtes.
• Modèle avec données existantes
Vous pouvez filtrer les données à inclure et générer un fichier avec les valeurs actuelles du système.
Exemples d’utilisation :
Mettre à jour les codes postaux des entreprises basées en France
Attribuer un nouveau responsable aux clients situés en Espagne
Recommandations importantes :
Les champs personnalisés doivent être créés au préalable dans Sage Sales Management
Ne modifiez pas les en-têtes du fichier
Les données doivent figurer dans la première feuille Excel
Les champs obligatoires sont vérifiables via la seconde feuille du fichier
Étape 3. Télécharger le fichier
Cliquez sur Continuer, puis sur Sélectionner un fichier pour joindre le modèle complété.
Le fichier doit être au format .xlsx et contenir les champs identifiants définis à l’étape 1.
Étape 4. Associer les champs
À cette étape, associez les colonnes de votre fichier Excel avec les champs correspondants dans Sage Sales Management.
Le système affiche un indicateur d’état pour chaque champ :
État | Description |
Valeurs associées | Le champ est correctement associé |
Champ non importé | Le champ Excel n’est pas lié à un champ du système et ne sera pas importé |
Valeurs non associées | Pour les listes : certaines valeurs ne correspondent pas et doivent être vérifiées |
Vous pouvez activer l’option Masquer les valeurs associées pour faciliter l’association des valeurs restantes.
Vérification des champs obligatoires
Cochez l’option Vérifier tous les champs obligatoires pour vous assurer que tous les champs standards et personnalisés requis sont bien associés.
En cas de champ manquant, un message d’erreur s’affichera.
Étape 5. Finaliser l’importation
Pour confirmer l’importation :
Vérifiez les champs sélectionnés
Tapez le mot "METTRE À JOUR"
Cliquez sur Oui, mettre à jour
Le système mettra alors à jour les enregistrements concernés.
Un e-mail de confirmation vous sera envoyé une fois l’opération terminée.
Suivi et gestion des erreurs
Depuis le module Importer et Exporter, vous pouvez :
Consulter l’historique des importations
Télécharger les fichiers utilisés
Vérifier les dates et résultats de chaque importation
Gestion des erreurs
Si des erreurs sont détectées, vous recevrez une notification par e-mail.
Pour en consulter le détail :
Accédez à Importer et Exporter
Cliquez sur Télécharger les erreurs
Les cellules concernées seront mises en évidence dans le fichier
Vous pourrez ensuite corriger et réimporter le fichier.