Quels plans incluent les automatisations ?
Tous les plans.
À quoi servent les automatisations ?
Elles permettent de maintenir des données à jour automatiquement ou de créer de nouveaux enregistrements en réponse à un déclencheur, garantissant des processus cohérents et fiables.
Comment créer une automatisation ?
Pour créer une automatisation dans Sage Sales Management, va au module avec lequel tu veux que l’automatisation commence (ex. entreprises), clique sur l’icône éclair et sélectionne un modèle. Ou accède depuis ton avatar > Mon profil et paramètres > Automatisations et clique sur « Créer » pour en créer une depuis zéro.
Quels déclencheurs et actions puis-je utiliser ?
Parmi les déclencheurs, on trouve la détection de créations, comme de nouvelles entreprises ou opportunités, la détection de mise à jour de champs ou la détection de suppressions. Pour les actions, il existe de nombreuses options, comme la mise à jour de données avec des formules mathématiques ou des calculs de dates, la réaffectation de comptes, le reporting automatique d’activités ou la planification de tâches ou d’évènements.
Puis-je utiliser des automatisations pour mettre à jour des champs personnalisés ?
Oui. Tu peux mettre à jour automatiquement des champs personnalisés lorsque les conditions définies sont respectées.
Puis-je l’activer seulement pour une équipe ou pour certains utilisateurs spécifiques ?
Oui. Tu peux configurer l’automatisation pour qu’elle ne puisse être déclenchée que par une équipe spécifique ou seulement certains utilisateurs.
Puis-je tester une automatisation avant de la mettre en production ?
Oui. Pour cela, crée d’abord un environnement contrôlé en limitant avec une condition que « l’utilisateur déclencheur » soit uniquement ton utilisateur ; ainsi elle ne s’exécutera que lorsque tu fais des tests. Lorsque tu exécutes le test, vérifie qu’il respecte les conditions définies, puis va dans « Historique » et vérifie si l’exécution s’est déroulée comme prévu.
Puis-je utiliser des déclencheurs provenant d’outils externes à Sage Sales Management ?
Non. Les déclencheurs proviennent uniquement d’actions réalisées dans Sage Sales Management, pas de services externes.
Quelle est la différence entre utiliser un modèle et créer depuis zéro ?
Les modèles font gagner du temps grâce à des flux prédéfinis ; créer depuis zéro commence avec une page blanche.
Puis-je créer une automatisation sans conditions ?
Oui. Dans ce cas, l’action s’exécutera chaque fois que le déclencheur se produit. Si tu ne veux pas qu’elle s’exécute toujours, tu peux la restreindre avec des conditions (ex. seulement lorsque le client a un « Type » ou un « Statut » spécifique).
Puis-je utiliser plus d’une condition ou action dans la même automatisation ?
Oui. Tu peux définir plusieurs conditions et exécuter une ou plusieurs actions dans chacune, créant ainsi des flux plus complexes.
Dans une automatisation avec plusieurs actions, dans quel ordre s’exécutent-elles ?
Les automatisations complexes avec plusieurs branches s’exécutent de haut en bas et de gauche à droite.
Puis-je configurer une action pour qu’elle s’exécute seulement la première fois ou à chaque fois ?
Oui. Tu peux le configurer dans la condition précédant l’action. Sélectionne parmi les options inférieures du panneau de condition « exécuter une fois » ou « exécuter à chaque fois ». S’il n’y a aucune condition avant l’action, elle s’exécutera chaque fois que le déclencheur se produit.
Puis-je créer une automatisation entre différents modules ?
Oui. Tu peux automatiser entre différents modules, par exemple, en détectant l’enregistrement d’une nouvelle activité commerciale, modifier automatiquement des données du client associé.
Puis-je créer des conditions en combinant différents modules ?
Oui. Tu peux créer des conditions avec des données de l’entité déclencheuse (ex. si elle se déclenche lors de la création d’une opportunité, conditions avec des champs de l’opportunité créée) et aussi avec des données de modules liés à l’entité déclencheuse (ex. données de l’une des entreprises liées 1,2,3 ; ou données de contacts 1,2,3,4,5 ; ou des responsables 1,2,3,4,5 liés à l’opportunité créée).
Puis-je mettre à jour des données ou créer des enregistrements avec des données d’autres modules ?
Oui. Tu peux créer ou mettre à jour des enregistrements en utilisant l’opérateur « égal à un autre champ » pour copier la valeur de la même entité déclenchée (ex. si déclenchée lors de la création d’une opportunité, copier une donnée de l’opportunité créée) et tu peux aussi copier la valeur d’autres entités liées (ex. champs des entreprises 1,2,3 ; ou des contacts 1,2,3,4,5 ; ou des responsables 1,2,3,4,5 liés à l’opportunité créée).
Peut-on automatiser des textes avec des variables, des calculs mathématiques avec variables ou des calculs de dates ?
Oui. Pour les champs texte, tu peux écrire le texte souhaité et inclure des variables, en insérant des champs de l’entité déclencheuse ou des champs d’entités liées. De même, pour les champs numériques, tu peux créer des formules mathématiques en insérant des champs comme variables ; et il en va de même pour les calculs de dates, où tu peux utiliser des opérateurs complexes, comme « N jours après » une variable.
Les automatisations remplaceront-elles toutes les fonctions personnalisées ?
Non. Elles couvrent de nombreux scénarios courants, mais certaines fonctions avancées peuvent nécessiter des solutions techniques.
Que se passe-t-il si plusieurs automatisations se déclenchent en même temps ?
Chaque automatisation s’exécute indépendamment. Pour cette raison, il est préférable d’unifier dans une seule automatisation toutes les actions de mise à jour de données sur la même entité. Avec une seule automatisation plus complexe, tu peux contrôler l’ordre d’exécution, de haut en bas et de gauche à droite. Sinon, si tu crées deux automatisations séparées, tu ne pourras pas contrôler laquelle s’exécutera en premier.
Puis-je modifier ou désactiver une automatisation après l’avoir créée ?
Oui. Tu peux la modifier même si elle est active, et tu peux la désactiver temporairement sans avoir à la supprimer.
Que se passe-t-il si je modifie une automatisation active ?
Les modifications seront appliquées aux déclenchements postérieurs au changement ; le changement n’est pas rétroactif.
Que se passe-t-il en cas d’erreur ?
Lorsqu’une erreur se produit, tu recevras une notification automatique par email. Depuis cet email, tu peux accéder directement à l’historique des erreurs et vérifier la cause de l’erreur pour la corriger.
Puis-je ajouter d’autres utilisateurs pour qu’ils reçoivent aussi les notifications d’erreur ?
Oui. Tu peux ajouter n’importe quel utilisateur Sage Sales Management aux notifications d’erreur, ainsi que des adresses email externes. Cependant, il faut un utilisateur administrateur pour accéder au module d’automatisations et à l’historique.
Puis-je désactiver les notifications d’erreur par email ?
Oui. Tu peux désactiver les notifications d’erreur. Mais nous recommandons de les conserver, car si les automatisations ne fonctionnent pas pour une raison quelconque, cela pourrait affecter le travail quotidien de ton équipe.