Comment créer et tester une automatisation dans Sage Sales Management

Créer une automatisation dans Sage Sales Management te permet d’optimiser les tâches répétitives et de garantir que tes processus s’exécutent toujours de manière cohérente.

Suis ces étapes pour créer une automatisation en appliquant les bonnes pratiques et éviter d’affecter le travail quotidien de tes collègues pendant sa configuration.

Avant de créer une automatisation, identifie clairement quel processus tu veux automatiser et quel résultat tu souhaites obtenir.

Par exemple : veux-tu créer automatiquement des tâches de suivi ?
Mettre à jour un champ lorsqu’un autre change ?
Ou envoyer des notifications lorsque certaines conditions sont remplies ?

Avoir cela bien défini dès le départ t’aidera à concevoir correctement ton automatisation et à éviter des résultats inattendus.

Les déclencheurs sont des événements qui lancent une automatisation dans Sage Sales Management.

Dans les tableaux suivants :

Ces déclencheurs sont uniquement disponibles si l’add-on correspondant est activé.

Les actions sont les processus que Sage Sales Management exécute automatiquement lorsque les conditions d’une automatisation sont remplies.

Dans le tableau suivant :

Conseil : Si vous ne savez pas par où commencer, consultez d’abord les modèles disponibles. Vous y trouverez des exemples d’automatisations couramment utilisées par les équipes commerciales et pourrez adapter le modèle qui répond le mieux à vos besoins.

Pour les automatisations comportant plusieurs conditions ou branches, l’ordre d’exécution suit toujours la même logique : de haut en bas et de gauche à droite.

Comme illustré dans le GIF ci-dessus :

💡 Suggestion :
Si tu dois mettre à jour plusieurs données au sein d’une même entité, regroupe toutes les conditions et actions dans une seule automatisation.
Tu pourras ainsi contrôler l’ordre d’exécution et garder tous les processus liés dans un même flux.

⚠️ Évite de créer plusieurs automatisations avec le même déclencheur, car il sera impossible de savoir laquelle s’exécutera en premier.

Le paramètre Réentrée détermine si une automatisation peut s’exécuter à nouveau pour un même enregistrement.

Configurez la réentrée une seule fois dans le déclencheur à l’aide de l’interrupteur. Le système applique automatiquement ce paramètre à toutes les branches et conditions de l’automatisation.

Après l’activation du déclencheur, le système évalue les branches, les conditions et les actions dans l’ordre configuré.

Il s’agit du paramètre par défaut. Lorsqu’un enregistrement répond aux critères du déclencheur et aux conditions, les actions associées s’exécutent uniquement la première fois.

Si le même enregistrement déclenche à nouveau l’automatisation, ces actions ne s’exécutent plus, même si les conditions sont remplies.

Ce paramètre est idéal pour les notifications ponctuelles, les événements de calendrier ou les attributions de tâches que vous ne souhaitez pas dupliquer.

Lorsque vous sélectionnez Réentrée : Oui, les actions associées s’exécutent à nouveau chaque fois que le même enregistrement répond aux critères du déclencheur et aux conditions.

Ce paramètre est utile pour les processus qui doivent être répétés, comme les recalculs ou les mises à jour automatiques de données.

✅ Recommandation :

Sélectionnez Réentrée : Non pour les actions ponctuelles, comme les notifications ou les attributions. Sélectionnez Réentrée : Oui pour les recalculs ou les mises à jour de données qui doivent être répétés chaque fois que le même enregistrement répond aux critères du déclencheur et aux conditions.

Crée une nouvelle automatisation et définis son déclencheur, ses conditions et ses actions selon le comportement que tu veux automatiser.
Tu peux le faire en utilisant un modèle ou en la créant à partir de zéro.

Clique sur l’icône éclair dans les principales entités ; les modèles associés à l’entité affichée apparaîtront.
Les modèles te fournissent un scénario prédéfini que tu peux adapter à tes besoins.

Tu peux également créer une automatisation à partir de zéro :
ouvre ton avatar, sélectionne Mon profil et configuration > Automatisations, puis définis pas à pas le déclencheur, les conditions et les actions.

Le déclencheur est l’événement qui active l’automatisation. Configurez la réentrée dans le déclencheur à l’aide de l’interrupteur. Le système applique automatiquement ce paramètre à toutes les branches et conditions de l’automatisation.

Si nécessaire, ajoutez des conditions pour définir quand les actions doivent s’exécuter.

🧩 Pour enregistrer une automatisation, il faut définir un déclencheur et au moins une action.

Avant d’activer une automatisation, effectue les tests dans un environnement sécurisé afin de ne pas impacter les données réelles ni le travail de tes collègues.
Pour cela, limite l’automatisation à ton propre utilisateur :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’Utilisateur déclencheur.
Configure les valeurs suivantes :

Ainsi, l’automatisation ne s’exécutera que lorsque tu effectues les tests.

Exécute le processus dans cet environnement de test pour vérifier que la logique configurée fonctionne correctement.

Exemple d’automatisation :

Depuis la web app ou les applications Android/iOS, accède au module de l’entité déclencheuse (par exemple Opportunités).
Effectue l’action déclencheuse (par exemple, créer une opportunité).

Assure-toi que toutes les conditions définies sont respectées (par exemple, valeur supérieure ou égale à 1 000 €).

Vérifie que l’automatisation s’est exécutée comme prévu et que les actions se sont correctement réalisées.
Accède au module de l’entité d’action (par exemple Entreprises) et contrôle si les changements ont été appliqués (par exemple, la note est passée à « A »).

Tu peux aussi consulter l’historique des automatisations pour vérifier si le processus s’est exécuté, a été filtré ou a généré une erreur.

Une fois que tu as validé l’automatisation et confirmé qu’elle fonctionne comme prévu, si tu l’as limitée à ton propre utilisateur pendant les tests, supprime cette restriction et active-la selon tes besoins.

Supprime la condition qui limite l’Utilisateur déclencheur.

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur et le champ Responsable(le manager d’équipe) comme suit :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur et le champ Environnement (équipe de travail de l’utilisateur) ou Pays (pays de l’utilisateur) comme suit :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur avec le champ Enregistrement comme suit :

✅ Une fois configurée, ton automatisation sera active et prête à améliorer l’efficacité de ton équipe — elle s’exécutera automatiquement chaque fois que les déclencheurs, conditions et actions définis se produiront.