Comment créer et tester une automatisation dans Sage Sales Management

Créer une automatisation dans Sage Sales Management te permet d’optimiser les tâches répétitives et de garantir que tes processus s’exécutent toujours de manière cohérente.

Suis ces étapes pour créer une automatisation en appliquant les bonnes pratiques et éviter d’affecter le travail quotidien de tes collègues pendant sa configuration.

Avant de créer une automatisation, identifie clairement quel processus tu veux automatiser et quel résultat tu souhaites obtenir.

Par exemple : veux-tu créer automatiquement des tâches de suivi ?
Mettre à jour un champ lorsqu’un autre change ?
Ou envoyer des notifications lorsque certaines conditions sont remplies ?

Avoir cela bien défini dès le départ t’aidera à concevoir correctement ton automatisation et à éviter des résultats inattendus.

Déclencheurs

Les automatisations peuvent être activées lorsqu’un des événements suivants est détecté dans Sage Sales Management :

Actions

Les automatisations peuvent exécuter automatiquement les processus suivants :

💡 Conseil : si tu ne sais pas par où commencer, consulte d’abord les modèles disponibles.
Tu pourras ainsi t’inspirer des automatisations les plus courantes utilisées par les équipes commerciales et adapter un modèle à tes besoins.

Pour les automatisations comportant plusieurs conditions ou branches, l’ordre d’exécution suit toujours la même logique : de haut en bas et de gauche à droite.

Comme illustré dans le GIF ci-dessus :

💡 Suggestion :
Si tu dois mettre à jour plusieurs données au sein d’une même entité, regroupe toutes les conditions et actions dans une seule automatisation.
Tu pourras ainsi contrôler l’ordre d’exécution et garder tous les processus liés dans un même flux.

⚠️ Évite de créer plusieurs automatisations avec le même déclencheur, car il sera impossible de savoir laquelle s’exécutera en premier.

Le mode d’exécution définit la fréquence à laquelle les actions sont appliquées lorsque les conditions sont remplies.
Pour définir ce mode, il suffit de cliquer sur la condition à modifier et de choisir l’une des deux options.

Tu peux choisir entre :

Lorsque le déclencheur est activé et que la condition est remplie, les actions qui suivent s’exécutent uniquement la première fois.
Idéal pour automatiser des notifications, des événements de calendrier ou des affectations ponctuelles de tâches.

Exemple :
Lorsqu’une opportunité passe à l’état « En négociation », un événement de suivi est créé automatiquement.
Si l’enregistrement est modifié sans changement d’état, l’événement n’est pas recréé, sauf si l’opportunité passe à un autre état avant de revenir à « En négociation ».

Lorsque le déclencheur est activé et que la condition est remplie, les actions qui suivent s’exécutent à chaque fois que la condition est remplie.
Ce mode est utile pour les processus répétitifs, comme les calculs ou les mises à jour automatiques.

Exemple :
Lorsqu’une opportunité est modifiée et que son état est « Gagnée », l’automatisation met à jour le champ « Valeur TTC »en multipliant le montant par 1,21.
Chaque fois que l’opportunité est modifiée — tant que l’état reste « Gagnée » —, le calcul est réappliqué automatiquement.

✅ Recommandation :
Utilise Exécuter une seule fois pour les actions ponctuelles (notifications, affectations) et Exécuter à chaque fois pour les calculs ou mises à jour continues.

Crée une nouvelle automatisation et définis son déclencheur, ses conditions et ses actions selon le comportement que tu veux automatiser.
Tu peux le faire en utilisant un modèle ou en la créant à partir de zéro.

Clique sur l’icône éclair dans les principales entités ; les modèles associés à l’entité affichée apparaîtront.
Les modèles te fournissent un scénario prédéfini que tu peux adapter à tes besoins.

Tu peux également créer une automatisation à partir de zéro :
ouvre ton avatar, sélectionne Mon profil et configuration > Automatisations, puis définis pas à pas le déclencheur, les conditions et les actions.

Le déclencheur est l’événement qui active ton automatisation.
Si nécessaire, ajoute des conditions pour préciser dans quels cas les actions définies doivent être exécutées.

🧩 Pour enregistrer une automatisation, il faut définir un déclencheur et au moins une action.

Avant d’activer une automatisation, effectue les tests dans un environnement sécurisé afin de ne pas impacter les données réelles ni le travail de tes collègues.
Pour cela, limite l’automatisation à ton propre utilisateur :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’Utilisateur déclencheur.
Configure les valeurs suivantes :

Ainsi, l’automatisation ne s’exécutera que lorsque tu effectues les tests.

Exécute le processus dans cet environnement de test pour vérifier que la logique configurée fonctionne correctement.

Exemple d’automatisation :

Depuis la web app ou les applications Android/iOS, accède au module de l’entité déclencheuse (par exemple Opportunités).
Effectue l’action déclencheuse (par exemple, créer une opportunité).

Assure-toi que toutes les conditions définies sont respectées (par exemple, valeur supérieure ou égale à 1 000 €).

Vérifie que l’automatisation s’est exécutée comme prévu et que les actions se sont correctement réalisées.
Accède au module de l’entité d’action (par exemple Entreprises) et contrôle si les changements ont été appliqués (par exemple, la note est passée à « A »).

Tu peux aussi consulter l’historique des automatisations pour vérifier si le processus s’est exécuté, a été filtré ou a généré une erreur.

Une fois que tu as validé l’automatisation et confirmé qu’elle fonctionne comme prévu, si tu l’as limitée à ton propre utilisateur pendant les tests, supprime cette restriction et active-la selon tes besoins.

Supprime la condition qui limite l’Utilisateur déclencheur.

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur et le champ Responsable(le manager d’équipe) comme suit :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur et le champ Environnement (équipe de travail de l’utilisateur) ou Pays (pays de l’utilisateur) comme suit :

Ajoute une condition « ET » (qui doit toujours être remplie) sur l’entité Utilisateur déclencheur avec le champ Enregistrement comme suit :

✅ Une fois configurée, ton automatisation sera active et prête à améliorer l’efficacité de ton équipe — elle s’exécutera automatiquement chaque fois que les déclencheurs, conditions et actions définis se produiront.