Note : Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta et доступible uniquement à un groupe limité de clients. Elle sera prochainement mise à disposition de l’ensemble des utilisateurs.
Les Automations dans Sage Sales Management vous permettent de simplifier les tâches répétitives en mettant en place des workflows personnalisés qui s’exécutent automatiquement.
En définissant des déclencheurs, des conditions et des actions, vous pouvez créer des processus automatisés qui vous font gagner du temps, améliorent la cohérence des données et réduisent les interventions manuelles.
Cette fonctionnalité s’adresse principalement aux administrateurs et aux chefs d’équipe qui souhaitent maintenir des opérations efficaces et limiter les erreurs.
Qu’est-ce qu’une automation ?
Les automations sont des workflows configurables qui se déclenchent automatiquement lorsque certains événements se produisent dans Sage Sales Management.
Elles permettent de relier des actions entre différentes entités — telles que les Sociétés, les Opportunités ou les Tâches— afin que, lorsqu’une donnée est modifiée dans l’une d’elles, des mises à jour ou des notifications associées soient automatiquement effectuées.
Comment fonctionnent les automations ?
Les automations dans Sage Sales Management reposent sur une structure simple en trois étapes. Chaque automation comprend :
un déclencheur qui lance le processus,
une ou plusieurs conditions qui définissent quand l’automation s’applique,
une action qui est exécutée lorsque les règles sont remplies.
Exemple
Déclencheur : lorsqu’un membre de votre équipe crée une nouvelle opportunité
Condition : valeur supérieure à 1 000 £
Action : mise à jour automatique de la société associée avec la notation A
👍 Le plus important : aucune compétence technique ou de programmation n’est requise.
En quelques clics, vous pouvez mettre en place des processus automatisés déclenchés selon les critères que vous définissez.
Comment fonctionne chaque étape d’une automation ?
Déclencheurs
Le déclencheur correspond à l’événement qui initie l’automation lorsqu’un utilisateur effectue une action dans Sage Sales Management — par exemple, créer un enregistrement, modifier la valeur d’un champ ou supprimer un enregistrement.
Les déclencheurs proviennent uniquement d’actions réalisées par les utilisateurs dans Sage Sales Management, et non de modifications externes telles que des intégrations ou des mises à jour directes de la base de données.
Conditions
Les conditions sont des filtres qui déterminent le périmètre de l’automation : elles doivent être remplies pour que l’automation s’exécute.
Par exemple : exécuter l’automation uniquement si la valeur de l’opportunité est égale ou supérieure à 1 000 £.
Vous pouvez utiliser une ou plusieurs conditions, ou même plusieurs groupes de conditions combinés avec des opérateurs ET / OU, afin de créer des filtres plus précis — comme dans l’exemple suivant :
Dans ce cas, l’action est exécutée si l’un des deux groupes de conditions est respecté, car un opérateur « OU » relie les groupes (à droite). À l’intérieur de chaque groupe, en revanche, toutes les conditions doivent être remplies, puisqu’elles sont liées par un opérateur « ET » (à gauche).
Si vous souhaitez que l’action s’exécute à chaque activation du déclencheur, vous pouvez créer des automations sans conditions.
Actions
Les actions correspondent à ce que le système exécute automatiquement lorsque les conditions sont remplies — par exemple : mise à jour de données, création d’activités, planification de tâches ou d’événements, parmi de nombreuses autres possibilités.
Exemple : mettre automatiquement à jour la société associée avec la notation « A ».
En combinant déclencheurs, conditions et actions, vous pouvez concevoir des processus complexes de manière flexible, cohérente et facile à gérer.
Vous pouvez ajouter plusieurs conditions et plusieurs actions pour créer des branches, afin que l’automation ne s’exécute pas de façon linéaire, mais suive différents chemins selon les cas.
Note : Les conditions sont basées sur les attributs de l’enregistrement qui déclenche l’automation (par exemple, les champs de cet enregistrement) et peuvent également prendre en compte des entités liées à des niveaux supérieurs, comme le client ou le compte associé.
Étapes suivantes
Prêt à créer votre première automation ?
Dans l’article suivant, vous découvrirez comment configurer pas à pas une nouvelle automation, comment la tester en toute sécurité et comment l’activer pour vous et votre équipe.