Qu’est-ce que la géolocalisation dans ForceManager ?
La géolocalisation permet d’enregistrer la position des enregistrements clés dans le CRM, tels que les entreprises (clients et prospects), les opportunités et les registres de visite (Check-in).
Cette fonctionnalité peut être utilisée sur différents appareils : smartphones, tablettes, ordinateurs et véhicules.
Fonctionnalités principales :
• Enregistrer l’emplacement des entreprises et des opportunités.
• Effectuer des Check-ins lors de visites commerciales pour documenter les activités en temps réel.
• Optimiser les processus commerciaux grâce à l’utilisation de coordonnées géographiques.
Comment se fait la géolocalisation ?
ForceManager propose trois méthodes pour géolocaliser les enregistrements d’entreprises et d’opportunités :
Méthode massive et automatique :
• Le système utilise un processus interne qui récupère l’adresse enregistrée et obtient les coordonnées auprès du fournisseur de cartes.
Entrée manuelle :
• Vous pouvez ajouter ou modifier manuellement l’adresse via l’application web ou mobile. Le système récupère les coordonnées ponctuellement.
Affectation de coordonnées :
• Vous pouvez charger des enregistrements avec des coordonnées spécifiques à l’aide d’une importation de données via Excel (Admin) ou API REST.
Cela garantit que les entreprises et les opportunités sont correctement positionnées sur la carte pour optimiser l’expérience utilisateur.
Étapes pour géolocaliser manuellement à l’aide de l’application mobile :
Accédez à la fiche de l’entreprise ou de l’opportunité que vous souhaitez géolocaliser.
Cliquez sur le bouton d’édition et ajoutez l’adresse complète.
Enregistrez les modifications. Le système récupérera automatiquement les coordonnées.
Qu’est-ce qu’un Check-in et comment fonctionne-t-il ?
Le Check-in est une activité dans ForceManager qui permet aux représentants commerciaux d’enregistrer physiquement leur visite chez un client.
Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur les appareils mobiles (iOS et Android).
Conditions pour enregistrer un Check-in :
L’utilisateur doit volontairement appuyer pour l’enregistrer.
La fonction GPS de l’appareil mobile doit être activée.
L’une des conditions suivantes doit être remplie :
L’entreprise ou l’opportunité a une géolocalisation attribuée, et l’appareil mobile est à moins de 500 mètres (ou la portée définie par l’administrateur).
Si aucune géolocalisation n’est attribuée, la position actuelle de l’appareil sera prise comme position de l’entreprise/opportunité.
Étapes pour enregistrer un Check-in :
1. Ouvrez la fiche de l’entreprise ou de l’opportunité dans l’application mobile.
2. Appuyez sur le bouton “Check-in” disponible en bas de l’écran.
3. Si les conditions sont remplies, le système enregistrera automatiquement votre position et associera les données à l’activité.
Quelles données sont collectées lors d’un Check-in ?
Lors d’un Check-in, les données suivantes sont collectées :
• Date et heure de début de l’activité.
• Utilisateur effectuant l’enregistrement.
• Coordonnées (latitude et longitude) de l’appareil.
• Entreprise ou opportunité associée.
• Si la fonctionnalité Check-out est activée, la date et heure de fin d’activité sont également enregistrées.
• Note importante : L’horaire est enregistré en fonction de la configuration du fuseau horaire de l’utilisateur.
Finalités du Check-in
Le Check-in est conçu pour optimiser la gestion commerciale et ne constitue pas un moyen valide pour enregistrer les heures de travail, car il ne répond pas aux exigences légales.
Objectifs principaux :
• Encourager l’habitude de signaler les activités en temps réel.
• Améliorer la qualité des données enregistrées.
• Fournir une visibilité sur les activités réalisées par les représentants commerciaux.
• Mesurer la fréquence et la durée des visites (si le Check-out est activé).
• Comparer les itinéraires planifiés aux itinéraires exécutés (via Google Maps).
Note : Les itinéraires affichés sont des suggestions et ne reflètent pas le trajet réel de l’utilisateur.
Quand un Check-in peut-il être enregistré ?
Un Check-in peut uniquement être enregistré lorsque l’utilisateur le demande et que les conditions suivantes sont remplies :
• GPS actif sur l’appareil.
• Condition de proximité (moins de 500 m) ou absence de géolocalisation attribuée.
Note : Il n’y a pas de limite horaire pour enregistrer un Check-in.
Accès et sécurité des données
La confidentialité et la sécurité des données collectées sont garanties. Les données de Check-in :
1. Sont stockées dans le Cloud attribué au client (AWS).
2. Sont la propriété du client et protégées par la réglementation européenne GDPR.
3. Sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés et au personnel de ForceManager.
4. ForceManager est certifié ISO 27001 (Sécurité des Données).
Période de conservation des données
• Les enregistrements de Check-in sont stockés tant que le client dispose d’une licence de service active.
• Une fois le service terminé, les données sont supprimées définitivement après 30 jours.
Droits de l’utilisateur
• Le Check-in est volontaire. Les utilisateurs ont toujours la possibilité de ne pas utiliser cette fonctionnalité.
• Les administrateurs peuvent accorder des permissions pour supprimer/effacer les enregistrements d’activités, si nécessaire.
Mesures de sécurité
• Les données sont protégées par des audits et des révisions régulières.
• La sécurité est garantie lors du stockage et du traitement des données conformément à la certification ISO 27001.
• Plus d’informations sont disponibles dans les politiques suivantes :