Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Betaphase und ist nur für eine kleine Gruppe von Kunden verfügbar. Sie wird in Kürze dem restlichen Nutzerkreis zur Verfügung gestellt.
Die Automations in Sage Sales Management helfen dir, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, indem du personalisierte Workflows erstellst, die automatisch ausgeführt werden.
Indem du Auslöser (Triggers), Bedingungen und Aktionen definierst, kannst du Workflows erstellen, die automatisch ausgeführt werden, Zeit sparen, die Datenkonsistenz verbessern und den manuellen Aufwand reduzieren.
Diese Funktionalität ist hauptsächlich für Administrator:innen und Teamverantwortliche gedacht, die ihre Abläufe effizient und fehlerfrei halten möchten.
Was sind Automatisierungen?
Automatisierungen sind konfigurierbare Workflows, die automatisch reagieren, wenn bestimmte Ereignisse in Sage Sales Management auftreten.
Sie ermöglichen es, Aktionen zwischen verschiedenen Entitäten zu verknüpfen – wie Unternehmen, Opportunities oder Aufgaben –, sodass bei einer Datenänderung in einer von ihnen die entsprechenden Aktualisierungen oder Benachrichtigungen automatisch ausgeführt werden.
Wie funktionieren die Automatisierungen?
Die Automatisierungen in Sage Sales Management folgen einer einfachen Struktur in drei Schritten. Jede Automatisierung besteht aus:
einem Auslöser, der den Prozess startet.
einer oder mehreren Bedingungen, die definieren, wann er angewendet wird.
einer oder mehreren Aktionen, die ausgeführt werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Beispiel:
Auslöser: Jedes Mal, wenn jemand aus deinem Team eine neue Opportunity erstellt oder ändert
Bedingung: Größer oder gleich 1.000 €
Aktion: Das System aktualisiert das verknüpfte Unternehmen automatisch auf Einstufung A.
👍 Das Beste daran ist, dass du keine technischen Kenntnisse oder Programmierkenntnisse brauchst.
Mit nur wenigen Klicks kannst du automatische Prozesse erstellen, die anhand der Kriterien ausgeführt werden, die du selbst definierst.
Wie funktioniert jeder Schritt einer Automatisierung?
Auslöser:
Das ist das Ereignis, das die Automatisierung startet, wenn ein Nutzer eine Aktion in Sage Sales Management ausführt.
Zum Beispiel: einen Datensatz erstellen, den Wert eines Feldes ändern oder einen Datensatz löschen.
Die Auslöser stammen nur von Aktionen, die durch den Nutzer innerhalb von Sage Sales Management ausgeführt werden, nicht von externen Änderungen wie Integrationen oder direkten Aktualisierungen in der Datenbank.
Bedingungen:
Das sind Filter, die den Anwendungsbereich der Automatisierung bestimmen. Sie müssen erfüllt sein, damit die Automatisierung ausgeführt wird.
Zum Beispiel, dass sie nur ausgeführt wird, wenn der Wert der Opportunity gleich oder größer als 1.000 € ist.
Du kannst eine oder mehrere Bedingungen verwenden oder sogar verschiedene Bedingungsgruppen mit UND-/ODER-Operatoren, um präzisere Filter zu erstellen, wie im folgenden Beispiel:
In diesem Fall wird die Aktion ausgeführt, wenn eine der beiden Bedingungsgruppen erfüllt ist, da zwischen den Gruppen ein „ODER“ steht (auf der rechten Seite).
Innerhalb jeder Gruppe hingegen müssen alle Bedingungen erfüllt sein, weil dort ein „UND“ steht (auf der linken Seite).
Wenn du möchtest, dass die Aktion immer ausgeführt wird, sobald der Auslöser aktiviert wird, kannst du Automatisierungen ohne Bedingungen erstellen.
Hinweis:
Diese Bedingungen beruhen auf den Attributen des Datensatzes, der die Automatisierung auslöst (z. B. Felder des Datensatzes), und können auch verbundene Entitäten auf höheren Ebenen berücksichtigen, wie den Kunden oder das zugehörige Konto.
Aktionen:
Das ist das, was das System automatisch ausführt, wenn die Bedingungen erfüllt sind, zum Beispiel Daten aktualisieren, Aktivitäten protokollieren, Aufgaben oder Termine planen und vieles mehr.
Zum Beispiel: automatisch das verknüpfte Unternehmen auf Einstufung „A“ aktualisieren.
Durch die Kombination aus Auslösern, Bedingungen und Aktionen kannst du komplexe Prozesse flexibel, konsistent und leicht verwaltbar gestalten.
Füge weitere Bedingungen und Aktionen hinzu, um Verzweigungen zu erstellen – so muss die Automatisierung nicht linear ablaufen, sondern kann sich über mehrere Pfade verzweigen.
Nächste Schritte
Bereit, deine erste Automatisierung zu erstellen?
Im nächsten Artikel erfährst du, wie du sie Schritt für Schritt konfigurierst, sicher testest und für dein Team aktivierst.