Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Betaphase und ist nur für eine kleine Gruppe von Kunden verfügbar. Sie wird in Kürze allen Nutzern zur Verfügung gestellt.
Eine Automatisierung in Sage Sales Management zu erstellen, ermöglicht es dir, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und sicherzustellen, dass deine Prozesse immer konsistent ausgeführt werden.
Folge diesen Schritten, um eine Automatisierung nach bewährten Methoden zu erstellen und zu vermeiden, dass die tägliche Arbeit deiner Kolleg:innen während der Konfiguration beeinträchtigt wird.
1. Definiere den Prozess, den du automatisieren möchtest
Bevor du eine Automatisierung erstellst, identifiziere klar, welcher Prozess automatisiert werden soll und welches Ergebnis du erreichen möchtest.
Zum Beispiel:
Möchtest du automatisch Folgeaufgaben erstellen?
Ein Feld aktualisieren, wenn ein anderes geändert wird?
Oder Benachrichtigungen senden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind?
Wenn dies von Anfang an klar ist, hilft dir das, die Automatisierung korrekt zu gestalten und unerwartete Ergebnisse zu vermeiden.
1. Welche Auslöser und Aktionen sind verfügbar?
Auslöser
Auslöser sind Ereignisse, die eine Automatisierung in Sage Sales Management starten.
In den folgenden Tabellen gilt:
Ja bedeutet, dass das Ereignis für diese Entität eine Automatisierung starten kann.
Nein bedeutet, dass das Ereignis für diese Entität nicht verfügbar ist.
Verfügbare Ereignisse für allgemeine Entitäten
Entität | Wird erstellt | Wird geändert | Wird gewonnen | Wird verloren | Wird in einen offenen Status verschoben | Wird gelöscht |
Unternehmen | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Kontakt | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
Aktivität | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
Aufgabe | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
Ereignis | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
Verkaufschance | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Auftrag | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
Verfügbare Ereignisse mit kostenpflichtigen Add-ons
Diese Auslöser sind nur verfügbar, wenn das entsprechende Add-on aktiviert ist.
Entität | Wird zugestellt | Wird geöffnet | Wird angeklickt | Wird zurückgewiesen | Wird verworfen | Wird als Spam markiert |
E-Mail-Kampagne | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Aktionen
Aktionen sind Prozesse, die Sage Sales Management automatisch ausführt, wenn die Bedingungen einer Automatisierung erfüllt sind.
In der folgenden Tabelle gilt:
Ja bedeutet, dass die Automatisierung diese Aktion für die Entität ausführen kann.
Nein bedeutet, dass die Aktion für diese Entität nicht verfügbar ist.
Verfügbare Aktionen nach Entität
Zielentität | Erstellen | Aktualisieren |
Unternehmen | Ja | Ja |
Kontakt | Ja | Ja |
Aktivität | Ja | Nein |
Aufgabe | Ja | Nein |
Ereignis | Ja | Nein |
Verkaufschance | Ja | Ja |
Benutzer | Nein | Ja |
Auftrag | Nein | Nein |
Tipp: Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, sieh dir zuerst die verfügbaren Vorlagen an. Dort findest du Beispiele für die von Vertriebsteams am häufigsten verwendeten Automatisierungen und kannst die passende Vorlage an deine Anforderungen anpassen.
1.2. Wie und in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden
Bei Automatisierungen mit mehreren Bedingungen oder Verzweigungen folgt die Ausführungsreihenfolge immer derselben Logik: von oben nach unten und von links nach rechts.
Wie im obigen GIF gezeigt:
In dieser Beispielautomatisierung wird, sobald der Auslöser aktiviert wurde, zuerst Aktion 1 ausgeführt, da sie keine Bedingungen besitzt.
Anschließend wertet das System Bedingung 1 aus.
Wenn sie nicht erfüllt ist, endet der Prozess an dieser Stelle.
Wenn sie erfüllt ist, geht es weiter zu Aktion 2.
Anschließend wird Bedingung 2 ausgewertet:
Wenn sie erfüllt ist, wird Aktion 3 ausgeführt.
Wenn nicht, springt der Ablauf direkt zu Aktion 4.
💡 Vorschlag:
Wenn du mehrere Daten innerhalb derselben Entität aktualisieren musst, fasse alle Bedingungen und Aktionen in einer einzigen Automatisierung zusammen.
So kannst du die Ausführungsreihenfolge kontrollieren und alle zusammenhängenden Prozesse in einem einzigen Ablauf halten.
⚠️ Vermeide es, mehrere Automatisierungen mit demselben Auslöser zu erstellen, da nicht bestimmt werden kann, welche zuerst ausgeführt wird.
1.3. Wiedereintritt
Die Einstellung Wiedereintritt legt fest, ob eine Automatisierung für denselben Datensatz erneut ausgeführt werden kann.
Konfigurieren Sie den Wiedereintritt einmalig im Auslöser über den Schalter. Das System übernimmt diese Einstellung automatisch für alle Zweige und Bedingungen der Automatisierung.
Wenn der Auslöser aktiviert wird, wertet das System die Zweige, Bedingungen und Aktionen in der festgelegten Reihenfolge aus.
Wiedereintritt: Nein
Dies ist die Standardeinstellung. Wenn ein Datensatz die Auslösekriterien und Bedingungen erfüllt, führt das System die zugehörigen Aktionen nur beim ersten Mal aus.
Wenn derselbe Datensatz die Automatisierung erneut auslöst, führt das System diese Aktionen nicht noch einmal aus, selbst wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Diese Einstellung eignet sich für einmalige Benachrichtigungen, Kalenderereignisse oder Aufgabenzuweisungen, die nicht dupliziert werden sollen.
Beispiel:
Wenn eine Verkaufschance in den Status „In Verhandlung“ wechselt, erstellt die Automatisierung ein Folgeereignis.
Wenn dieselbe Verkaufschance die Automatisierung erneut auslöst, erstellt das System kein weiteres Ereignis. Dies gilt auch, wenn die Verkaufschance zunächst in einen anderen Status wechselt und später zum Status „In Verhandlung“ zurückkehrt.
Wiedereintritt: Ja
Wenn Sie Wiedereintritt: Ja auswählen, führt das System die zugehörigen Aktionen jedes Mal erneut aus, wenn derselbe Datensatz die Auslösekriterien und Bedingungen erfüllt.
Diese Einstellung eignet sich für wiederkehrende Prozesse wie Neuberechnungen oder automatische Datenaktualisierungen.
Beispiel:
Wenn eine Verkaufschance geändert wird und den Status „Gewonnen“ hat, aktualisiert die Automatisierung das Feld „Wert inkl. MwSt.“, indem sie den Betrag mit 1,21 multipliziert.
Jedes Mal, wenn die Verkaufschance die Auslösekriterien und Bedingungen erfüllt, führt das System die Berechnung automatisch erneut aus.
✅ Empfehlung:
Wählen Sie Wiedereintritt: Nein für einmalige Aktionen wie Benachrichtigungen oder Zuweisungen. Wählen Sie Wiedereintritt: Ja für Neuberechnungen oder Datenaktualisierungen, die jedes Mal wiederholt werden sollen, wenn derselbe Datensatz die Auslösekriterien und Bedingungen erfüllt.
2. Konfiguriere die Automatisierung
Erstelle eine neue Automatisierung und definiere Auslöser, Bedingungen und Aktionen entsprechend dem Verhalten, das du automatisieren möchtest.
Du kannst dies mithilfe einer Vorlage tun oder sie von Grund auf neu erstellen.
Eine Automatisierung aus einer Vorlage erstellen
Klicke auf das Blitzsymbol innerhalb der wichtigsten Entitäten und du siehst die Vorlagen, die mit der Entität verknüpft sind, in der du dich befindest.
Die Vorlagen bieten dir ein vordefiniertes Szenario, das du an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
Eine Automatisierung von Grund auf erstellen
Du kannst auch eine Automatisierung von Grund auf erstellen, indem du über dein Avatar zugreifst, Mein Profil und Konfiguration > Automatisierungen auswählst und Auslöser, Bedingungen und Aktionen Schritt für Schritt definierst.
Der Auslöser ist das Ereignis, das die Automatisierung aktiviert. Konfigurieren Sie den Wiedereintritt im Auslöser über den Schalter. Das System übernimmt diese Einstellung automatisch für alle Zweige und Bedingungen der Automatisierung.
Fügen Sie bei Bedarf Bedingungen hinzu, um festzulegen, wann die Aktionen ausgeführt werden sollen.
🧩 Um die Automatisierung zu speichern, ist es erforderlich, einen Auslöser zu definieren und mindestens eine Aktion zu vervollständigen.
3. Erstelle eine kontrollierte Umgebung
Bevor du eine Automatisierung aktivierst, führe Tests in einer sicheren Umgebung durch, um zu vermeiden, dass reale Daten oder die tägliche Arbeit deiner Kolleg:innen beeinträchtigt werden.
Begrenze dazu die Automatisierung zunächst nur auf deinen eigenen Benutzer:
Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für den auslösenden Benutzer hinzu.
Konfiguriere die folgenden Werte:
Entität der Bedingung: Auslösender Benutzer
Feld der Bedingung: Datensatz
Operator der Bedingung: Enthält
Wert der Bedingung: dein eigener Benutzer
Auf diese Weise wird die Automatisierung nur ausgeführt, wenn du die Tests durchführst.
4. Teste die Automatisierung
Führe den Prozess in dieser Testumgebung aus, um zu bestätigen, dass die konfigurierte Logik korrekt funktioniert.
Stell dir die folgende Beispielautomatisierung vor:
Auslöser: jedes Mal, wenn jemand aus deinem Team eine Opportunity erstellt oder bearbeitet
Bedingung: gleich oder größer als 1 000 €
Aktion: das System aktualisiert automatisch das zugehörige Unternehmen auf die Einstufung A
In der Web-App oder in den Android/iOS-Apps greifst du auf das Modul der auslösenden Entität zu (zum Beispiel Opportunities).
Führe das auslösende Ereignis aus (zum Beispiel das Erstellen einer Opportunity).
Stelle sicher, dass alle definierten Bedingungen erfüllt sind (zum Beispiel einen Wert von mindestens 1 000 € zuweisen).
5. Überprüfe die Ergebnisse
Überprüfe, ob die Automatisierung wie erwartet ausgeführt wurde und ob die Aktionen korrekt abgeschlossen wurden.
Greife auf das Modul der Aktionsentität zu (zum Beispiel Unternehmen) und kontrolliere, ob die Änderungen angewendet wurden (zum Beispiel, ob die Einstufung auf „A“ geändert wurde).
Du kannst auch das Automatisierungsprotokoll (Historie) einsehen, um zu prüfen, ob der Prozess ausgeführt, gefiltert oder ein Fehler erzeugt wurde.
Interpretation der Ergebnisse
Status
Beschreibung
Gefiltert
Die Aktionen wurden nicht ausgeführt, weil die Bedingungen nicht erfüllt wurden. Du kannst den erwarteten Wert (in der Konfiguration definiert) mit dem aktuellen Wert (des Datensatzes zum Zeitpunkt des Auslösens) vergleichen.
Erfolg
Die Aktion wurde korrekt ausgeführt. Andere Aktionen derselben Automatisierung könnten gefiltert worden sein.
Fehler
Eine Aktion wurde aufgrund einer falschen Konfiguration oder fehlender Daten nicht abgeschlossen. Überprüfe die beteiligten Felder. Andere Aktionen können gefiltert oder erfolgreich ausgeführt worden sein.
6. Aktiviere die Automatisierung für alle Nutzer, ein Team oder bestimmte Nutzer
Nachdem du die Automatisierung validiert und bestätigt hast, dass sie wie erwartet funktioniert, entferne – falls du sie während der Tests auf deinen eigenen Benutzer beschränkt hast – diese Einschränkung und aktiviere sie entsprechend deinen Anforderungen.
Für alle Nutzer
Entferne die Bedingung, die den auslösenden Benutzer einschränkt.
Für bestimmte Teams nach Hierarchie
Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer und das Feld Verantwortlicher (Teamleiter) wie folgt hinzu:
Entität der Bedingung: Auslösender Benutzer
Feld der Bedingung: Verantwortlicher (um unter den vorhandenen Managern zu suchen)
Operator der Bedingung: Enthält oder Enthält nicht, um Teams basierend auf dem Manager einzuschließen oder auszuschließen
Wert der Bedingung: suche und wähle die Manager der Teams aus, für die du die Automatisierung aktivieren möchtest
Für bestimmte Teams nach Umgebung oder Land
Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer und das Feld Umgebung(Arbeitsumgebung des Nutzers) oder Land (Land des Nutzers) wie folgt hinzu:
Entität der Bedingung: Auslösender Benutzer
Feld der Bedingung: Umgebung oder Land (um zwischen vorhandenen Umgebungen oder Ländern zu suchen)
Operator der Bedingung: Enthält oder Enthält nicht, um Teams nach Umgebung oder Land auszuschließen oder einzuschließen
Wert der Bedingung: suche und wähle die Umgebungen oder Länder aus, für die du die Automatisierung aktivieren möchtest
Für bestimmte Nutzer
Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer mit dem Feld Datensatzwie folgt hinzu:
Entität der Bedingung: Auslösender Benutzer
Feld der Bedingung: Datensatz (um zwischen den vorhandenen Benutzerdatensätzen zu suchen)
Operator der Bedingung: Enthält oder Enthält nicht, um Nutzer ein- oder auszuschließen
Wert der Bedingung: suche und wähle die Nutzer aus, für die du die Automatisierung aktivieren möchtest
✅ Sobald alles konfiguriert ist, ist deine Automatisierung aktiv und bereit, die Effizienz deines Teams zu verbessern – sie wird automatisch ausgeführt, sobald die definierten Auslöser, Bedingungen und Aktionen eintreten.