Wie man eine Automatisierung in Sage Sales Management erstellt und testet

Eine Automatisierung in Sage Sales Management zu erstellen, ermöglicht es dir, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und sicherzustellen, dass deine Prozesse immer konsistent ausgeführt werden.

Folge diesen Schritten, um eine Automatisierung nach bewährten Methoden zu erstellen und zu vermeiden, dass die tägliche Arbeit deiner Kolleg:innen während der Konfiguration beeinträchtigt wird.

Bevor du eine Automatisierung erstellst, identifiziere klar, welcher Prozess automatisiert werden soll und welches Ergebnis du erreichen möchtest.

Zum Beispiel:

Möchtest du automatisch Folgeaufgaben erstellen?

Ein Feld aktualisieren, wenn ein anderes geändert wird?

Oder Benachrichtigungen senden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind?

Wenn dies von Anfang an klar ist, hilft dir das, die Automatisierung korrekt zu gestalten und unerwartete Ergebnisse zu vermeiden.

Auslöser

Automatisierungen können ausgelöst werden, wenn eines der folgenden Ereignisse in Sage Sales Management erkannt wird:

Aktionen

Automatisierungen können die folgenden Prozesse automatisch ausführen:

💡 Tipp: Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, sieh dir zuerst die verfügbaren Vorlagen an.

Von dort aus kannst du dich von den am häufigsten verwendeten Automatisierungen der Vertriebsteams inspirieren lassen und eine Vorlage an deine Bedürfnisse anpassen.

Bei Automatisierungen mit mehreren Bedingungen oder Verzweigungen folgt die Ausführungsreihenfolge immer derselben Logik: von oben nach unten und von links nach rechts.

Wie im obigen GIF gezeigt:

In dieser Beispielautomatisierung wird, sobald der Auslöser aktiviert wurde, zuerst Aktion 1 ausgeführt, da sie keine Bedingungen besitzt.

Anschließend wertet das System Bedingung 1 aus.

Wenn sie nicht erfüllt ist, endet der Prozess an dieser Stelle.

Wenn sie erfüllt ist, geht es weiter zu Aktion 2.

Anschließend wird Bedingung 2 ausgewertet:

Wenn sie erfüllt ist, wird Aktion 3 ausgeführt.

Wenn nicht, springt der Ablauf direkt zu Aktion 4.

💡 Vorschlag:

Wenn du mehrere Daten innerhalb derselben Entität aktualisieren musst, fasse alle Bedingungen und Aktionen in einer einzigen Automatisierung zusammen.

So kannst du die Ausführungsreihenfolge kontrollieren und alle zusammenhängenden Prozesse in einem einzigen Ablauf halten.

⚠️ Vermeide es, mehrere Automatisierungen mit demselben Auslöser zu erstellen, da nicht bestimmt werden kann, welche zuerst ausgeführt wird.

Der Ausführungsmodus legt fest, wie oft die Aktionen angewendet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Um diesen Modus festzulegen, klickst du einfach auf die Bedingung, die du ändern möchtest, und wählst eine der beiden Optionen.

Du kannst wählen zwischen:

Wenn der Auslöser aktiviert wird und die Bedingung erfüllt ist, werden die nachfolgenden Aktionen nur beim ersten Mal ausgeführt.

Ideal, um Benachrichtigungen, Kalendereinträge oder einmalige Aufgaben-Zuweisungen zu automatisieren.

Beispiel:

Wenn eine Opportunity in den Status „In Verhandlung“ wechselt, wird automatisch ein Folge-Termin erstellt.

Wenn der Datensatz erneut geändert wird, ohne dass sich der Status ändert, wird der Termin nicht noch einmal erstellt – es sei denn, die Opportunity wechselt in einen anderen Status und kehrt später wieder zu „In Verhandlung“ zurück.

Wenn der Auslöser aktiviert wird und die Bedingung erfüllt ist, werden die nachfolgenden Aktionen jedes Mal ausgeführt, wenn die Bedingung zutrifft.

Dieser Modus ist nützlich für Prozesse, die sich wiederholen müssen, wie Berechnungen oder automatische Aktualisierungen.

Beispiel:

Wenn eine Opportunity geändert wird und ihr Status „Gewonnen“ ist, aktualisiert die Automatisierung das Feld „Wert mit MwSt.“ und multipliziert den Betrag mit 1,21.

Immer wenn die Opportunity bearbeitet wird – solange der Status weiterhin „Gewonnen“ ist – wird die Berechnung automatisch erneut angewendet.

✅ Empfehlung:

Verwende Einmal ausführen für einmalige Aktionen (Benachrichtigungen, Zuweisungen) und Immer ausführen für Berechnungen oder kontinuierliche Datenaktualisierungen.

Erstelle eine neue Automatisierung und definiere Auslöser, Bedingungen und Aktionen entsprechend dem Verhalten, das du automatisieren möchtest.

Du kannst dies mithilfe einer Vorlage tun oder sie von Grund auf neu erstellen.

Klicke auf das Blitzsymbol innerhalb der wichtigsten Entitäten und du siehst die Vorlagen, die mit der Entität verknüpft sind, in der du dich befindest.

Die Vorlagen bieten dir ein vordefiniertes Szenario, das du an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Du kannst auch eine Automatisierung von Grund auf erstellen, indem du über dein Avatar zugreifst, Mein Profil und Konfiguration > Automatisierungen auswählst und Auslöser, Bedingungen und Aktionen Schritt für Schritt definierst.

Der Auslöser ist das Ereignis, das die Automatisierung aktiviert.

Falls nötig, füge Bedingungen hinzu, um festzulegen, in welchen Fällen die definierten Aktionen ausgeführt werden sollen.

🧩 Um die Automatisierung zu speichern, ist es erforderlich, einen Auslöser zu definieren und mindestens eine Aktion zu vervollständigen.

Bevor du eine Automatisierung aktivierst, führe Tests in einer sicheren Umgebung durch, um zu vermeiden, dass reale Daten oder die tägliche Arbeit deiner Kolleg:innen beeinträchtigt werden.

Begrenze dazu die Automatisierung zunächst nur auf deinen eigenen Benutzer:

Auf diese Weise wird die Automatisierung nur ausgeführt, wenn du die Tests durchführst.

Führe den Prozess in dieser Testumgebung aus, um zu bestätigen, dass die konfigurierte Logik korrekt funktioniert.

Stell dir die folgende Beispielautomatisierung vor:

In der Web-App oder in den Android/iOS-Apps greifst du auf das Modul der auslösenden Entität zu (zum Beispiel Opportunities).

Führe das auslösende Ereignis aus (zum Beispiel das Erstellen einer Opportunity).

Stelle sicher, dass alle definierten Bedingungen erfüllt sind (zum Beispiel einen Wert von mindestens 1 000 € zuweisen).

Überprüfe, ob die Automatisierung wie erwartet ausgeführt wurde und ob die Aktionen korrekt abgeschlossen wurden.

Greife auf das Modul der Aktionsentität zu (zum Beispiel Unternehmen) und kontrolliere, ob die Änderungen angewendet wurden (zum Beispiel, ob die Einstufung auf „A“ geändert wurde).

Du kannst auch das Automatisierungsprotokoll (Historie) einsehen, um zu prüfen, ob der Prozess ausgeführt, gefiltert oder ein Fehler erzeugt wurde.

Status

Beschreibung

Gefiltert

Die Aktionen wurden nicht ausgeführt, weil die Bedingungen nicht erfüllt wurden. Du kannst den erwarteten Wert (in der Konfiguration definiert) mit dem aktuellen Wert (des Datensatzes zum Zeitpunkt des Auslösens) vergleichen.

Erfolg

Die Aktion wurde korrekt ausgeführt. Andere Aktionen derselben Automatisierung könnten gefiltert worden sein.

Fehler

Eine Aktion wurde aufgrund einer falschen Konfiguration oder fehlender Daten nicht abgeschlossen. Überprüfe die beteiligten Felder. Andere Aktionen können gefiltert oder erfolgreich ausgeführt worden sein.

Nachdem du die Automatisierung validiert und bestätigt hast, dass sie wie erwartet funktioniert, entferne – falls du sie während der Tests auf deinen eigenen Benutzer beschränkt hast – diese Einschränkung und aktiviere sie entsprechend deinen Anforderungen.

Entferne die Bedingung, die den auslösenden Benutzer einschränkt.

Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer und das Feld Verantwortlicher (Teamleiter) wie folgt hinzu:

Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer und das Feld Umgebung(Arbeitsumgebung des Nutzers) oder Land (Land des Nutzers) wie folgt hinzu:

Füge eine „UND“-Bedingung (die immer erfüllt sein muss) für die Entität auslösender Benutzer mit dem Feld Datensatzwie folgt hinzu:

✅ Sobald alles konfiguriert ist, ist deine Automatisierung aktiv und bereit, die Effizienz deines Teams zu verbessern – sie wird automatisch ausgeführt, sobald die definierten Auslöser, Bedingungen und Aktionen eintreten.