Que planos incluem as automatizações?
Todos os planos.
Para que servem as automatizações?
Permitem manter dados atualizados automaticamente ou criar novos registos em resposta a um disparador, garantindo processos consistentes e fiáveis.
Como posso criar uma automatização?
Para criar uma automatização no Sage Sales Management, vai ao módulo onde queres que a automatização comece (ex.: empresas), clica no ícone do raio e seleciona um modelo. Ou acede através do teu avatar > O meu perfil e configurações > Automatizações e clica em “Criar” para criar uma a partir do zero.
Que disparadores e ações posso usar?
Entre os disparadores inclui-se a deteção de criações, como novas empresas ou oportunidades, a deteção de atualização de campos ou a deteção de eliminações. Quanto às ações, existem muitas opções, como a atualização de dados com fórmulas matemáticas ou cálculos de datas, a reassociação de contas, o reporte automático de atividades ou o agendamento de tarefas ou eventos.
Posso usar automatizações para atualizar campos personalizados?
Sim. Podes atualizar automaticamente campos personalizados quando as condições definidas são cumpridas.
Posso ativá-la apenas para uma equipa ou para alguns utilizadores específicos?
Sim. Podes configurar a automatização para que apenas uma equipa específica ou certos utilizadores a possam desencadear.
Posso testar uma automatização antes de a colocar em produção?
Sim. Para isso, cria primeiro um ambiente controlado, limitando com uma condição que o ‘Utilizador disparador’ seja apenas o teu utilizador; assim, só se executará quando fizeres testes. Quando executares o teste, certifica-te de que cumpre as condições definidas; depois vai ao ‘Histórico’ e verifica se foi executado como esperavas.
Posso usar disparadores que provêm de outras ferramentas externas ao Sage Sales Management?
Não. Os disparadores só provêm de ações realizadas no Sage Sales Management, não de serviços externos.
Qual é a diferença entre usar um modelo e criar a partir do zero?
Os modelos poupam tempo com fluxos predefinidos; criar a partir do zero começa com uma página em branco.
Posso criar uma automatização sem condições?
Sim. Nesse caso, a ação será executada sempre que o disparador ocorrer. Se não quiseres que se execute sempre, podes restringi-la com condições (ex.: apenas quando o cliente tem um ‘Tipo’ ou ‘Estado’ específico).
Posso usar mais do que uma condição ou ação na mesma automatização?
Sim. Podes definir múltiplas condições e executar uma ou várias ações em cada uma, criando fluxos mais complexos.
Numa automatização com várias ações, em que ordem são executadas?
As automatizações complexas com várias ramificações são executadas de cima para baixo e da esquerda para a direita.
Posso configurar que uma ação seja executada apenas da primeira vez ou todas as vezes?
Sim. Podes configurá-lo na condição que antecede a ação. Seleciona entre as opções inferiores do painel da condição “executar uma vez” ou “executar sempre”. Se não houver condição antes da ação, esta será executada sempre que o disparador for ativado.
Posso criar uma automatização entre diferentes módulos?
Sim. Podes automatizar entre diferentes módulos, por exemplo, ao detetar que é registada uma nova atividade comercial, modificar automaticamente dados do cliente associado.
Posso criar condições combinando módulos diferentes?
Sim. Podes criar condições com dados da entidade disparadora (ex.: se for desencadeada quando uma oportunidade é criada, condições com campos da oportunidade criada) e também podes criar condições com dados de módulos ligados à entidade disparadora (ex.: dados de empresas 1,2,3; contactos 1,2,3,4,5; ou responsáveis 1,2,3,4,5 associados à oportunidade criada).
Posso atualizar dados ou criar registos com dados de outros módulos?
Sim. Podes criar ou atualizar registos usando o operador “igual a outro campo” para copiar o valor da mesma entidade disparada (ex.: se for desencadeada quando uma oportunidade é criada, copiar um dado da própria oportunidade criada) e também podes copiar valores de outras entidades associadas (ex.: campos das empresas 1,2,3; contactos 1,2,3,4,5; ou responsáveis 1,2,3,4,5 associados à oportunidade criada).
É possível automatizar textos com variáveis, cálculos matemáticos com variáveis ou cálculos de datas?
Sim. Nos campos de texto podes escrever o texto que desejares e incluir variáveis, inserindo campos da entidade disparadora ou campos de entidades associadas. Da mesma forma, nos campos numéricos podes criar fórmulas matemáticas inserindo campos como variáveis; e o mesmo se aplica a cálculos de datas, onde podes usar operadores complexos como “N dias depois de” uma variável.
As automatizações irão substituir todas as funções personalizadas?
Não. Abrangem muitos cenários comuns, mas algumas funções avançadas podem exigir soluções técnicas.
O que acontece se várias automatizações forem ativadas ao mesmo tempo?
Cada automatização é executada de forma independente. Por este motivo, é melhor unificar numa só automatização todas as ações de atualização de dados sobre a mesma entidade. Com uma única automatização mais complexa, podes controlar a ordem de execução, que é de cima para baixo e da esquerda para a direita. Caso contrário, se criares duas automatizações separadas, não conseguirás controlar qual será executada primeiro.
Posso editar ou desativar uma automatização depois de a criar?
Sim. Podes modificá-la mesmo que esteja ativa, e podes desativá-la temporariamente sem ter de a eliminar.
O que acontece se modificar uma automatização que está ativa?
As modificações serão aplicadas aos disparos posteriores à alteração; a alteração não é retroativa.
O que acontece em caso de erro?
Quando ocorre um erro, receberás um aviso automático por email. A partir do email recebido, podes aceder diretamente ao histórico de erros e verificar o motivo do erro e corrigi-lo.
Posso adicionar outros utilizadores para que também recebam as notificações de erro?
Sim. Podes adicionar qualquer utilizador do Sage Sales Management às notificações de erro, bem como endereços de email externos. No entanto, é necessário um utilizador administrador para aceder ao módulo de automatizações e ao histórico.
Posso desativar as notificações de erro por email?
Sim. Podes desativar as notificações de erro. Mas recomendamos mantê-las, porque se as automatizações não estiverem a ser executadas por algum motivo, isso pode afetar o trabalho diário da tua equipa.