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Criar uma automatização no Sage Sales Management permite-te otimizar tarefas repetitivas e garantir que os teus processos são sempre executados de forma coerente.

Segue estes passos para criares uma automatização seguindo as boas práticas e evitares afetar o trabalho diário dos teus colegas durante a configuração.

Antes de criares uma automatização, identifica claramente qual o processo que pretendes automatizar e qual o resultado que queres alcançar.

Por exemplo: queres criar tarefas de seguimento automaticamente?
Atualizar um campo quando outro é alterado?
Ou enviar notificações quando determinadas condições são cumpridas?

Ter isto claro desde o início vai ajudar-te a desenhar a automatização corretamente e a evitar resultados inesperados.

Desencadeadores

As automatizações podem ser ativadas quando é detetado um dos seguintes eventos no Sage Sales Management:

Ações

As automatizações podem executar automaticamente os seguintes processos:

💡 Conselho: Se não souberes por onde começar, revê primeiro os modelos disponíveis.
A partir daí, poderás inspirar-te nas automatizações mais comuns utilizadas pelas equipas comerciais e adaptar um modelo às tuas necessidades.

Nas automatizações com várias condições ou ramos, a ordem de execução segue sempre a mesma lógica: de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Como se mostra no GIF acima:

💡 Sugestão:
Se precisares de atualizar vários dados dentro da mesma entidade, agrupa todas as condições e ações numa única automatização.
Desta forma, poderás controlar a ordem de execução e manter todos os processos relacionados num só fluxo.

⚠️ Evita criar várias automatizações com o mesmo desencadeador, pois não será possível determinar qual delas será executada primeiro.

O modo de execução define a frequência com que as ações são aplicadas quando as condições são cumpridas.
Para definir este modo, basta clicares na condição que pretendes modificar e escolheres uma das duas opções.

Podes escolher entre:

Quando o desencadeador é ativado e a condição é cumprida, as ações que se seguem são executadas apenas na primeira vez.
Ideal para automatizar notificações, eventos de calendário ou atribuições únicas de tarefas.

Exemplo:
Quando uma oportunidade muda para o estado “Em negociação”, é criado automaticamente um evento de seguimento.
Se o registo for modificado novamente sem alterar o estado, o evento não é criado outra vez — a menos que a oportunidade passe para outro estado e regresse mais tarde a “Em negociação”.

Quando o desencadeador é ativado e a condição é cumprida, as ações seguintes são executadas sempre que a condição se verificar.
Este modo é útil para processos que precisam de se repetir, como cálculos ou atualizações automáticas.

Exemplo:
Quando uma oportunidade é modificada e o seu estado é “Ganha”, a automatização atualiza o campo “Valor com IVA”multiplicando o montante por 1,21.
Sempre que a oportunidade for editada — enquanto o estado continuar como “Ganha” —, o cálculo será reaplicado automaticamente.

✅ Recomendação:
Usa Executar uma vez para ações pontuais (notificações, atribuições) e Executar sempre para cálculos ou atualizações contínuas de dados.

Cria uma nova automatização e define o desencadeador, as condições e as ações de acordo com o comportamento que pretendes automatizar.
Podes fazê-lo utilizando um modelo ou criando-a de raiz.

Clica no ícone de raio dentro das principais entidades e verás os modelos relacionados com a entidade em que te encontras.
Os modelos fornecem-te um cenário predefinido que podes adaptar às tuas necessidades.

Também podes criar uma automatização de raiz, acedendo através do teu avatar, selecionando O meu perfil e configuração > Automatizações, e definindo passo a passo o desencadeador, as condições e as ações.

O desencadeador é o evento que ativa a automatização.
Se necessário, adiciona condições para especificar em que casos as ações definidas devem ser executadas.

🧩 Para guardares a automatização, é necessário definir um desencadeador e completar pelo menos uma ação.

Antes de ativares uma automatização, realiza os testes num ambiente seguro para evitares afetar os dados reais ou o trabalho diário dos teus colegas.
Para isso, limita a automatização apenas ao teu utilizador:

Adiciona uma condição “E” (que deve ser sempre cumprida) sobre o Utilizador desencadeador.
Configura os seguintes valores:

Desta forma, a automatização só será executada quando realizares os testes.

Executa o processo neste ambiente de teste para confirmares que a lógica configurada funciona corretamente.

Imagina a seguinte automatização de exemplo:

Na web app ou nas aplicações Android/iOS, acede ao módulo da entidade desencadeadora (por exemplo, Oportunidades).
Executa o evento desencadeador (por exemplo, criar uma oportunidade).

Certifica-te de que todas as condições definidas são cumpridas (por exemplo, atribuir um valor igual ou superior a 1 000 €).

Verifica se a automatização foi executada conforme o esperado e se as ações foram concluídas corretamente.
Acede ao módulo da entidade de ação (por exemplo, Empresas) e verifica se as alterações foram aplicadas (por exemplo, a classificação mudou para “A”).

Também podes consultar o Histórico de automatizações para verificares se o processo foi executado, filtrado ou se gerou um erro.

Depois de validares a automatização e confirmares que funciona como esperado, se a limitaste ao teu próprio utilizador durante o teste, remove essa restrição e ativa-a conforme as tuas necessidades.

Remove a condição que limita o Utilizador desencadeador.

Adiciona uma condição “E” (que deve ser sempre cumprida) sobre a entidade Utilizador desencadeador e o campo Responsável (o gestor da equipa) da seguinte forma:

Adiciona uma condição “E” (que deve ser sempre cumprida) sobre a entidade Utilizador desencadeador e o campo Ambiente (equipa de trabalho do utilizador) ou País (país do utilizador) da seguinte forma:

Adiciona uma condição “E” (que deve ser sempre cumprida) sobre a entidade Utilizador desencadeador com o campo Registo, da seguinte forma:

✅ Uma vez configurada, a tua automatização estará ativa e pronta para melhorar a eficiência da tua equipa — executando-se automaticamente sempre que os desencadeadores, condições e ações definidos ocorrerem.