Nota: Esta funcionalidade encontra-se atualmente em versão beta e está disponível apenas para um grupo limitado de clientes. Em breve estará disponível para todos os utilizadores.
As Automations no Sage Sales Management permitem-te simplificar tarefas repetitivas através da criação de workflows personalizados que são executados automaticamente.
Ao definires gatilhos, condições e ações, podes criar processos automatizados que poupam tempo, melhoram a consistência dos dados e reduzem o esforço manual.
Esta funcionalidade destina-se principalmente a administradores e chefes de equipa que pretendem manter operações eficientes e sem erros.
Como funcionam as automations?
As automations no Sage Sales Management seguem uma estrutura simples de três passos. Cada automation inclui:
um gatilho que inicia o processo,
uma ou mais condições que definem quando a automation se aplica,
uma ação que é executada quando as regras são cumpridas.
Exemplo
Gatilho: sempre que alguém da tua equipa cria uma nova oportunidade
Condição: valor superior a £1.000
Ação: atualização automática da empresa associada para a classificação A
👍 A melhor parte é que não precisas de conhecimentos técnicos nem de programação.
Com apenas alguns cliques, podes configurar processos automatizados que são acionados de acordo com os critérios que definires.
Como funciona cada passo de uma automation?
Gatilhos
O gatilho é o evento que inicia a automation quando um utilizador realiza uma ação no Sage Sales Management — por exemplo, criar um registo, alterar o valor de um campo ou eliminar um registo.
Os gatilhos resultam apenas de ações realizadas por utilizadores dentro do Sage Sales Management, e não de alterações externas, como integrações ou atualizações diretas da base de dados.
Condições
As condições são filtros que determinam o âmbito da automation: têm de ser cumpridas para que a automation seja executada.
Por exemplo: executar apenas quando o valor da oportunidade é igual ou superior a £1.000.
Podes utilizar uma ou várias condições, ou até diferentes grupos de condições combinados com operadores E / OU, para criar filtros mais precisos — como no exemplo seguinte:
Neste caso, a ação é executada se um dos dois grupos de condições for cumprido, uma vez que existe um operador “OU” entre os grupos (à direita). Dentro de cada grupo, no entanto, todas as condições têm de ser cumpridas, uma vez que existe um operador “E” (à esquerda).
Se quiseres que a ação seja executada sempre que o gatilho é ativado, podes criar automations sem condições.
Ações
As ações correspondem ao que o sistema executa automaticamente quando as condições são cumpridas — como a atualização de dados, o registo de atividades, o agendamento de tarefas ou eventos, entre muitas outras possibilidades.
Exemplo: atualizar automaticamente a empresa associada para a classificação “A”.
Ao combinares gatilhos, condições e ações, podes conceber processos complexos de forma flexível, consistente e fácil de gerir.
Podes adicionar mais condições e mais ações para criar ramificações, permitindo que a automation não seja executada de forma linear, mas siga vários caminhos consoante os casos.
Nota: As condições baseiam-se nos atributos do registo que desencadeia a automation (como os campos desse registo) e podem também ter em conta entidades relacionadas a níveis superiores, como o cliente ou a conta associada.
Próximos passos
Vamos criar a tua primeira automation?
No artigo seguinte, vais descobrir como configurar passo a passo uma nova automation, como testá-la de forma segura e como ativá-la para ti e para a tua equipa.