Nota: Questa funzionalità è attualmente in versione beta ed è disponibile solo per un gruppo ristretto di clienti. Presto tutti gli utenti potranno utilizzarla.

Creare un’automazione in Sage Sales Management permette di ottimizzare le attività ripetitive e garantire processi coerenti.

Segui questi passaggi per applicare le buone pratiche senza interferire con il lavoro quotidiano dei colleghi durante la configurazione.

1. Definisci il processo da automatizzare

Prima di creare un’automazione, identifica il processo che vuoi automatizzare e il risultato che desideri ottenere.

Ad esempio, vuoi creare automaticamente compiti di follow-up? Aggiornare un campo quando un altro cambia? Oppure inviare notifiche quando il record soddisfa determinate condizioni?

Chiarire questi aspetti fin dall’inizio ti aiuta a progettare correttamente l’automazione ed evitare risultati imprevisti.

1.1. Quali trigger e azioni sono disponibili?

Trigger

I trigger sono eventi che avviano un’automazione in Sage Sales Management.

Nelle tabelle seguenti:

Sì indica che l’evento può avviare un’automazione per quell’entità.
No indica che l’evento non è disponibile per quell’entità.

Eventi disponibili per le entità generali

Entità	Creazione	Modifica	Acquisizione	Perdita	Passaggio a uno stato aperto	Eliminazione
Azienda	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì
Contatto	No	No	No	No	No	No
Attività	No	No	No	No	No	No
Compito	No	No	No	No	No	No
Evento	No	No	No	No	No	No
Opportunità	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì
Ordine	No	No	No	No	No	No

Eventi disponibili con componenti aggiuntivi a pagamento

Questi trigger sono disponibili solo se hai attivato il componente aggiuntivo corrispondente.

Entità	Consegna	Apertura	Clic	Mancato recapito	Scarto	Segnalazione come spam
Campagna e-mail	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì

Azioni

Le azioni sono i processi che Sage Sales Management esegue automaticamente quando il record soddisfa le condizioni di un’automazione.

Nella tabella seguente:

Sì indica che l’automazione può eseguire l’azione su quell’entità.
No indica che l’azione non è disponibile per quell’entità.

Azioni disponibili per entità

Entità di destinazione	Creazione	Aggiornamento
Azienda	Sì	Sì
Contatto	Sì	Sì
Attività	Sì	No
Compito	Sì	No
Evento	Sì	No
Opportunità	Sì	Sì
Utente	No	Sì
Ordine	No	No

Suggerimento: Se non sai da dove iniziare, esplora prima i modelli disponibili. Troverai esempi delle automazioni più comuni nei team commerciali. Potrai adattare il modello più adatto alle tue esigenze.

1.2. Come e in quale ordine vengono eseguite le automazioni

Nelle automazioni con più condizioni o rami, il sistema segue sempre lo stesso ordine: dall’alto verso il basso e da sinistra a destra.

Come mostra l’immagine precedente:

In questo esempio, quando il trigger avvia l’automazione, il sistema esegue prima l’Azione 1 perché non ha condizioni.
Il sistema valuta quindi la Condizione 1.
Se il record non la soddisfa, il processo termina.
Se il record la soddisfa, il sistema passa all’Azione 2.
Successivamente, valuta la Condizione 2:
- Se il record la soddisfa, il sistema esegue l’Azione 3.
- In caso contrario, il flusso passa direttamente all’Azione 4.

💡 Suggerimento:

Se devi aggiornare più dati nella stessa entità, raggruppa tutte le condizioni e le azioni in un’unica automazione.

In questo modo, puoi controllare l’ordine di esecuzione e mantenere tutti i processi correlati in un unico flusso.

⚠️ Evita di creare più automazioni con lo stesso trigger, perché non potrai stabilire quale partirà per prima.

1.3. Rientro

L’impostazione Rientro determina se un’automazione può ripetersi per lo stesso record.

Configura Rientro una sola volta nel trigger tramite l’interruttore. Il sistema applica automaticamente questa impostazione a tutti i rami e a tutte le condizioni dell’automazione.

Quando il trigger avvia l’automazione, il sistema valuta i rami, le condizioni e le azioni nell’ordine configurato.

Rientro disattivato

Questa è l’impostazione predefinita. Quando un record soddisfa i criteri del trigger e le condizioni, il sistema esegue le azioni associate solo la prima volta.

Se lo stesso record attiva nuovamente l’automazione, il sistema non ripete quelle azioni, anche se il record soddisfa le condizioni.

Questa impostazione è ideale per notifiche singole, eventi del calendario o assegnazioni di compiti che non vuoi duplicare.

Esempio:

Quando un’opportunità passa allo stato In trattativa, l’automazione crea un evento di follow-up.

Se la stessa opportunità attiva nuovamente l’automazione, il sistema non crea un altro evento. Questo vale anche se l’opportunità cambia stato e successivamente torna allo stato In trattativa.

Rientro attivato

Quando attivi Rientro, il sistema ripete le azioni associate ogni volta che lo stesso record soddisfa i criteri del trigger e le condizioni.

Questa impostazione è utile per processi che devono ripetersi, come ricalcoli o aggiornamenti automatici dei dati.

Esempio:

Quando un utente modifica un’opportunità con stato Vinta, l’automazione aggiorna il campo Valore IVA inclusamoltiplicando l’importo per 1,21.

Ogni volta che l’opportunità soddisfa i criteri del trigger e le condizioni, il sistema ripete automaticamente il calcolo.

✅ Raccomandazione:

Mantieni Rientro disattivato per azioni singole, come notifiche o assegnazioni. Attivalo per ricalcoli o aggiornamenti dei dati che devono ripetersi ogni volta che lo stesso record soddisfa i criteri del trigger e le condizioni.

2. Configura l’automazione

Crea una nuova automazione e definisci il trigger, le condizioni e le azioni in base al processo che vuoi automatizzare.

Puoi utilizzare un modello oppure creare un’automazione da zero.

Creare un’automazione utilizzando un modello

Seleziona l’icona del fulmine nelle entità principali per visualizzare i modelli relativi all’entità in cui ti trovi.

I modelli offrono uno scenario predefinito che puoi adattare alle tue esigenze.

Creare un’automazione da zero

Puoi anche creare un’automazione da zero. Dal tuo avatar, seleziona Il mio profilo e configurazione > Automazioni e definisci passo dopo passo il trigger, le condizioni e le azioni.

Il trigger è l’evento che avvia l’automazione. Configura Rientro nel trigger tramite l’interruttore. Il sistema applica automaticamente questa impostazione a tutti i rami e a tutte le condizioni dell’automazione.

Se necessario, aggiungi condizioni per definire quando il sistema deve eseguire le azioni.

🧩 Per salvare un’automazione, devi definire un trigger e completare la configurazione di almeno un’azione.

3. Crea un ambiente controllato

Prima di attivare un’automazione, esegui i test in un ambiente sicuro per evitare effetti sui dati reali o sul lavoro quotidiano dei colleghi.

Per farlo, limita l’automazione al tuo utente:

Aggiungi una condizione E, che deve risultare sempre vera, per Utente attivatore.
Imposta i seguenti valori:
- Entità condizione: Utente attivatore.
- Campo condizione: Record.
- Operatore condizione: Contiene.
- Valore condizione: il tuo utente.

In questo modo, l’automazione si avvierà solo quando eseguirai i test.

4. Testa l’automazione

Esegui il processo in questo ambiente di test per verificare che la logica configurata funzioni correttamente.

Considera questa automazione di esempio:

Trigger: ogni volta che un membro del team crea o modifica un’opportunità.
Condizione: valore maggiore o uguale a 1.000 €.
Azione: il sistema aggiorna automaticamente la classificazione dell’azienda collegata ad A.

Dalla versione web o dalle applicazioni Android/iOS, accedi al modulo dell’entità del trigger, ad esempio Opportunità.
Esegui l’evento del trigger, ad esempio crea un’opportunità.
Assicurati che il record soddisfi tutte le condizioni definite, ad esempio assegna un valore maggiore o uguale a 1.000 €.

5. Controlla i risultati

Verifica che l’automazione abbia funzionato come previsto e che il sistema abbia completato correttamente le azioni.

Accedi al modulo dell’entità dell’azione, ad esempio Aziende, e controlla le modifiche. Nell’esempio, verifica che la classificazione sia passata ad A.

Puoi anche consultare la Cronologia delle automazioni per verificare se il processo è riuscito, se il sistema lo ha filtrato o ha rilevato errori.

Interpretazione dei risultati

Stato	Descrizione
Filtrato	Il sistema non ha eseguito le azioni perché il record non soddisfaceva le condizioni. Per capire il motivo, confronta il valore previsto, definito nella configurazione, con il valore corrente del record al momento dell’attivazione.
Successo	Il sistema ha eseguito correttamente l’azione. Potrebbe aver filtrato altre azioni della stessa automazione.
Errore	Il sistema non ha completato un’azione a causa di una configurazione errata o di dati mancanti. Controlla i campi interessati. Potrebbe aver filtrato altre azioni della stessa automazione oppure averle eseguite correttamente.

6. Attiva l’automazione per tutti gli utenti, per un team o per utenti specifici

Dopo aver verificato che l’automazione funzioni come previsto, rimuovi l’eventuale restrizione al tuo utente utilizzata durante i test. Poi attivala in base alle tue esigenze.

Per tutti gli utenti

Rimuovi la condizione che limita Utente attivatore.

Per team specifici in base alla gerarchia

Aggiungi una condizione E, che deve risultare sempre vera, per l’entità Utente attivatore e il campo Responsabile, che identifica il responsabile del team.

Imposta i valori come segue:

Entità condizione: seleziona Utente attivatore.
Campo condizione: seleziona Responsabile per cercare tra i responsabili esistenti.
Operatore condizione: seleziona Contiene oppure Non contiene per escludere i team in base al responsabile.
Valore condizione: cerca e seleziona i responsabili dei team per i quali vuoi attivare l’automazione.

Per team specifici in base all’ambiente o al paese

Aggiungi una condizione E, che deve risultare sempre vera, per l’entità Utente attivatore.

Utilizza il campo Ambiente, che identifica il team dell’utente, oppure Paese, che identifica il paese dell’utente.