Microsoft Teams

Cos’è Microsoft Teams e cosa offre questa integrazione?

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione unificata che offre un servizio di videoconferenza basato su Cloud utile per le riunioni virtuali. È accessibile da computer e dispositivi mobili (smartphone e tablet), inoltre ha una versione web, per cui non è necessario installare l'applicazione per pianificare o partecipare a una videoconferenza.

Grazie a questa integrazione, da ForceManager sarai in grado di pianificare segnalare tutte le videochiamate che farai tramite Teams. Potrai creare il tuo prossimo evento, indicare che la piattaforma utilizzata sarà Teams, e l’invito arriverà  direttamente al tuo cliente. Inoltre, al termine della videochiamata, la stessa verrà automaticamente registrata nella sezione attività e nella scheda del cliente, in modo da avere una cronologia delle interazioni il più completa possibile.

Come integrare Forcemanager con Microsoft Teams?

Questa integrazione è completamente gratuita.

Solo i profili con permessi da amministratore potranno attivare questa interazione.

Fai login come amministratore e vai su Impostazioni > Integrazioni di Terze Parti. Qui troverai la sezione “Videoconferenze” con all’interno Microsoft Teams. Clicca per attivare l’integrazione.

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Clicca sul pulsante interruttore in alto a destra, nella nuova schermata che apparirà.

Questo attiverà l’integrazione con Zoom e una nuova pagina, “Videoconferenze” verrà visualizzata nel menu delle Impostazioni a sinistra, sotto la voce STRUMENTI. Questa voce sarà disponibile e visibile per tutti gli utenti nella tua implementazione.

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Tutti gli utenti nell’organizzazione dovranno inserire le credenziali del proprio profilo Microsoft Teams per completare l’operazione.

Clicca su “Connetti il profilo Microsoft Teams” per eseguire il login conil tuo profilo di Teams.

Una volta attivata l’integrazione, potrai creare videoconferenze e riunioni online direttamente dal calendario di Forcemanager.

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Se lo desideri, potrai disattivare l’integrazione rimuovendo le credenziali o disattivandola.

Disconnetti il profilo Teams:

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Disattiva Teams (rimuovi integrazione):

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Come funziona l’integrazione con Microsoft Teams?

Quando l’integrazione è attiva, potrai godere dei seguenti vantaggi:

1.Potrai programmare videoconferenze direttamente dal tuo calendario Forcemanager e invitare contatti e collaboratori.

2. Tutti i partecipanti riceveranno un invito all’evento, tramite e-mail e potranno accedere alla videoconferenza direttamente da lì, o direttamente dall’app di Forcemanager, nel caso in cui siano i tuoi colleghi ad essere stati invitati.

3. Potrai tenere traccia di tutte le attività avvenute in Teams. Le videoconferenze saranno automaticamente riportate nella timeline delle Attività. Potrai anche aggiungere commenti su com’è andata la riunione, nel report che troverai disponibile nella app di Forcemanager non appena l’evento si sarà concluso. 

Queste funzionalità sono disponibili su tutte le piattaforme: la webapp di Forcemanager e le app mobili (Android e iOS). 

1. Come creare una videoconferenza Microsoft Teams in Forcemanager

Accedi al tuo calendario di Forcemanager e clicca sull’icona "+" per creare un nuovo evento.

Nella schermata di creazione dell’evento, dovrai selezionare il tipo di Attività e scegliere Video Checkin” o “Video Attività”.

Versione mobile:

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Versione web:

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Una volta selezionato il tipo di attività, vedrai la nuova opzione “Videoconferenza”. Clicca su questa voce per selezionare la piattaforma desiderata per programmare la riunione online. In questo caso, seleziona TEAMS”.

Versione mobile:

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Versione web:

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Una volta selezionata l’opzione, sarai riportato alla schermata di creazione, dove troverai tutte le informazioni della riunione online appena creata: l’ID della riunione, la password e il link per accedere alla videoconferenza, che può essere copiato negli appunti e condiviso con altre persone.

Versione mobile:

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Versione web:

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Apparirà inoltre la voce “Invia invito ai tuoi contatti”, che per impostazione predefinita è attiva. Questo significa che tutti i Contatti e i tuoi collaboratori aggiunti all’evento saranno invitati via e-mail.

Per invitare i tuoi Contatti, seleziona un’Azienda e quindi, dal campo “Seleziona contatto”, aggiungi un contatto esistente o creare uno nuovo.

Versione mobile:

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Versione web:

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È necessario che il contatto selezionato abbia un indirizzo e-mail valido affinché egli possa ricevere un invito. Nel caso in cui il contatto non abbia un indirizzo e-mail, modifica il contatto e aggiungine uno.

Una volta compilati tutti i campi necessari dell’evento, fai tap su “Fine” per salvare l’evento e creare la videoconferenza.

Si noti che questo evento verrà creato nel calendario di Forcemanager e l’invito sarà recapitato ai Contatti e agli utenti aggiunti all’evento.
 

2. Come accedere alla videoconferenza

Dopo aver creato l’evento, potrai accedere alla riunione virtuale dal dettaglio dell’evento o dalla Magic Card nella tua app mobile, quando l’evento sarà imminente.

  • Magic Card:

 Apri la tua app mobile e vai alla Dashboard.

Quando la riunione online sta per iniziare, fai swipe a sinistra sugli Obiettivi e vedrai apparire la Magic Card con tutte le informazioni relative al prossimo evento.

Da qui potrai accedere direttamente alla videoconferenza su Teams, facendo tap sul bottone “Partecipa”.

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La Magic card ti fornirà anche tutte informazioni più rilevanti del tuo evento: chi è il cliente, a che ora è programmato, qual è il titolo dell’evento e il tipo di attività che hai precedentemente impostato. 

  • Dettaglio dell’evento:

Dalla dashboard, fai tap sull’evento che vuoi visualizzare.

Oppure, dal Calendario, accedi all’evento che vuoi visualizzare.

Nel dettaglio dell’evento, fai tap sul bottone "Partecipa" per accedere immediatamente alla videoconferenza e aprire l’app Teams.

Versione mobile:

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Versione web:

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Infine, tutti I partecipanti invitati potranno unirsi alla videoconferenza direttamente dall’email ricevuta facendo click sul bottone “Partecipa”.

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3. Come tracciare le attività di Microsoft Teams

Una volta concluso l’evento, la videoconferenza sarà automaticamente tracciata nella timeline delle Attività. Sarà mostrata come attività di tipo Video Checkin o Video Attività, in base al tipo di attività selezionato durante la creazione dell’evento. Queste attività riporteranno tutte le informazioni più importanti, inclusi la durata della riunione.

Potrai inoltre aggiungere i tuoi commenti sulla videochiamata nella schermata di Report che apparirà quando tornerai alla tua app Forcemanager (web o mobile), dopo aver concluso la riunione.

Versione mobile:

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Versione web:

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Grazie a questa integrazione, potrai inoltre filtrare tutte le attività di tipo "Video Checkin o Video Attività”, facendo tap sull’icona dei filtri. Sarai quindi in grado di avere a portata di mano tutte le interazioni avvenute tra te (e il tuo team) e i tuoi clienti ed essere sempre preparato per il prossimo meeting.

Versione mobile:

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Versione web:

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