¿Cómo realizar importaciones?

 

En primer lugar, desde  "Importar y exportar" dirígete a la pestaña del menú sobre el cual quieres realizar la importación y haz clic en el botón “Importar”. A partir de este momento, hay cuatro pasos a seguir:

 

Paso 1. Descargar plantilla

Este primer paso es opcional, pues si ya tienes el fichero previamente preparado, puedes ir directamente al Paso 2.

En caso de no tener el fichero preparado, tendrás que descargar una de las dos plantillas que el menú te ofrece en la parte inferior de la pantalla:

  • Descargar plantilla vacía: obtienes una plantilla de Excel sin datos, únicamente con las cabeceras de los campos, que sirven como guía para que completes la plantilla con los datos propios.
  • Descargar ficheros con datos: obtienes vía email una plantilla de Excel con todos los datos actuales del sistema.

En ambos casos, es importante tener en cuenta:

  • Tener todos los campos extra creados previamente en ForceManager para poder asignarlos a los campos del Excel.
  • No modificar las cabeceras del Excel.
  • Los datos de la entidad tienen que estar en la primera pestaña del Excel (cómo podrá ver en el documento que descargue).
  • Valida los campos obligatorios con la segunda pestaña del Excel.

import_export_1

 

Paso 2. Subir Fichero

Haz clic en “subir fichero”, adjuntando la plantilla con los datos introducidos.

El formato será .xlsx. obligatoriamente. De no ser así, se cancelará la subida.

import_export_2

 

Paso 3. Asociar campos

En este paso, se asocian los campos del fichero Excel que acabas de subir con los Campos de ForceManager. Además, te informa del estado en que se encuentra esta asociación, a partir de unas pastillas que podrás encontrar al lado del campo de ForceManager, en la tercera columna.

Los posibles estados son:

  • Valores asociados: se ha realizado correctamente la asociación
  • No se importará el campo: el campo del Excel no está asociado a ningún campo de ForceManager, por lo que no se importará.
  • Hay valores no asociados: estado disponible sólo para los campos de tipo “lista de valores” o “multi lista de valores”. Algunos valores de la lista parece que no coinciden con los que actualmente están creados, así que hay que validar los valores de la lista. En este caso se podrán producir los siguientes casos:
    • Si los valores son los correctos no hay que hacer nada.
    • Si los valores no son los correctos, haz clic en “Editar” para seleccionar el valor correspondiente (si ya está creado) o haz clic en “añadirlo a la lista” (si no está creado).

Una vez estén todos los valores asociados, el estado cambiará a “valores asociados” y podrás pasar al siguiente paso.

import_export3

 

Paso 4. Gestión duplicados

Por último, ten en cuenta que sólo se importan los campos que han sido relacionados en el paso anterior, los campos no asociados no se importarán.  En este paso, puedes escoger si quieres que se comprueben los posibles duplicados o no:

  • Si no necesitas que se comprueben, se pasará al siguiente paso y todos los datos del Excel se añadirán a ForceManager sin ninguna validación de si existía o no previamente.
  • Si se quieren comprobar, se pueden escoger los campos sobre los que necesitas hacer esta revisión. Si se detecta un duplicado, podrás decidir que acción quieres que el sistema realice de forma automática:
    • Todos los datos que están en el Excel reemplazarán los datos existentes en ForceManager.
    • Solo reemplazar los campos vacíos y mantener los valores actuales.
    • Mantener los campos vacíos y solo reemplazar los campos que tengan valores.

Una vez realizado este paso, haz clic en “Importar ahora”.

 

Import_export_4

 

Recibirás un email que te informará cuando haya finalizado el proceso de importación. En caso que haya errores te lo notificará y podrás descargar un fichero de errores que encontrarás adjunto. 

Además, desde el menú "Importar y Exportar" siempre podrás: revisar el histórico de la importación, descargar el fichero, revisar la fecha de la importación y comprobar el resultado de la importación. 

¿Fue útil este artículo?
Regístrate para opinar sobre nuestros artículos.