Integración con Microsoft Teams

¿Qué es y qué ofrece la integración con Teams?

Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación que ofrece servicio de videoconferencia basado en la nube y que se puede utilizar para reuniones virtuales. Es accesible desde ordenadores y dispositivos móviles (teléfonos móviles y tablets), además, dispone de versión web con lo que no es necesario tener la aplicación instalada para poder planificar o asistir a una videoconferencia.

Gracias a esta integración, desde ForceManager podrás agendar y reportar todas las videollamadas que vayas a realizar con Teams. Podrás crear tu próximo evento, indicar que lo realizarás a través de Teams y de esta forma llegará directamente la convocatoria a tu cliente. Además, al finalizar la videollamada, quedará reportado automáticamente en tu timeline de actividad y en la ficha de tu cliente, para que tengas tu histórico de interacciones lo más completo posible.

¿Cómo integrar Microsoft Teams?

Su activación es totalmente gratuita.

Puedes utilizar cualquier plan en tu cuenta de Teams.

Esta integración únicamente la podrás realizar si eres el administrador de la cuenta.

Para activar la integración, deberás acceder a tu perfil y, desde Administración, verás la opción "Integraciones con terceros" donde encontrarás "Microsoft Teams". En la sección "Videoconferencias", haz click en Microsoft teams para activarla.

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En la parte superior derecha de la pantalla tendrás la opción "activar" . Se activará la integración con Microsoft Teams y aparecerá una nueva opción en el menú izquierdo de Configuración: "Videoconferencia", debajo de HERRAMIENTAS. Esta opción estará disponible para todos los usuarios de la implementación.

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Tú y el resto de usuarios, deberéis venir aquí e introducir las credenciales de vuestra cuenta de Microsoft Teams, para completar el proceso.

Haz click en "Vincular cuenta de Microsoft Teams" para iniciar sesión con tu perfil de Teams.

Una vez que la integración esté activa, podrás crear sus reuniones virtuales en Forcemanager.

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Además, tendrás la opción "Desconectar tu cuenta de Microsoft Teams" y "Desactivar integración", por si en algún momento necesitas eliminar esta integración.

Desconecta tu cuenta de Teams:

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Desactiva Teams (eliminar integración): 

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¿Cómo funciona la integración con 
Microsoft Teams?

Una vez hecha la integración, tienes disponibles diferentes opciones:

1. Puedes agendar tus videollamadas en el calendario de ForceManager, enviando directamente la convocatoria y el enlace de acceso a tus contactos o empresas.

2. Todos los asistentes que estéis invitados al evento, podréis acceder a la sesión a partir de esta convocatoria.

3. Podrás hacer seguimiento de tu actividad de Microsoft Tems. La videoconferencia quedará automáticamente registrada en el timeline de actividad, pudiendo añadir cualquier detalle sobre esta en el Informe Videollamada. 

Estas funcionalidades, están disponibles en la versión web de ForceManager y también en la App móvil (Android y iOS).

 

1. ¿Cómo agendar un evento que voy a realizar por Microsoft Teams?

Accede a tu calendario de ForceManager, y haz click sobre el botón "+" para añadir un nuevo evento.

Cuando estés creando el nuevo evento, haz click en Tipo de gestión y selecciona la opción "Videollamada" o "VideoCheckin".

Versión móvil: 

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Versión web:

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Una vez escogido el Tipo de gestión, verás la nueva opción de "Videollamada". Haz clic sobre esta para poder seleccionar la plataforma mediante la cual se llevará a cabo la reunión virtual. En este caso, selecciona "TEAMS".

Versión móvil:

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Versión web:

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Una vez seleccionada esta opción, te aparecerá el ID de la sesión, la contraseña y también el enlace para unirse a la videoconferencia.

Versión móvil: 

IMG_8776.PNG 

Versión web: 

Screenshot_2020-06-17_at_09.39.04.png 

Además de crear el canal del evento, si activas el botón "enviar invitación a tus contactos", también puedes enviar la convocatoria a los contactos que van a asistir a esta. Para ello, indica la empresa con la que vas a realizar la videoconferencia y desde el campo "selecciona contacto", informa a quién se la vas a enviar por email: contacto existente o contacto nuevo.

Versión móvil:

IMG_8777.PNG

Versión web:

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Para ello, es imprescindible que los contactos en ForceManager tengan informado el campo de Email. De no ser así, edita el contacto para que le pueda llegar la invitación. De igual modo, si también quieres que llegue al email de la empresa, asegúrate de que esta también lo tenga informado.

Una vez hayas informado los campos necesarios del evento, haz click en "hecho" para lanzar la convocatoria. Ten en cuenta que este evento aparecerá creado en tu calendario de ForceManager y también se habrá enviado a la empresa, contactos y usuarios que hayas invitado al evento.

 

2. ¿Cómo acceder a la videoconferencia?

Una vez realizado el paso anterior, puedes acceder a la reunión virtual de dos formas diferentes desde ForceManager: mediante la Magic Card y también a través del evento.

  • Magic Card:

Dirígete al Dashboard cuando queden menos de 2 horas para la videoconferencia. Justo al lado de tus objetivos, verás la Magic Card, desde donde podrás acceder al evento desde el botón "Unirse".

Además de darte acceso directo al evento, también te proporciona la información más relevante de la reunión: con qué empresa la tienes, a qué hora, el asunto de esta, etc. 

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  • Evento:

Puedes acceder al Dashboard, a la sección de "próximos eventos", para acceder a la sesión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

De igual modo, si accedes al menú de Calendario, también puedes acceder a la reunión. Haz click sobre el evento correspondiente para ello.

Una vez estás dentro del evento, haz click en "Unirse" para acceder a la videoconferencia.

Versión móvil:

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Versión web:

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Por último, los asistentes que hayas invitados a la sesión, pueden unirse a la reunión desde la convocatoria del Email, haciendo click en "Unirse".

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3. ¿Cómo hacer seguimiento de la actividad de Microsoft Teams?

Una vez ha finalizado la reunión virtual, en el timeline de actividades de ForceManager, quedará registrada automáticamente la videoconferencia. Se guardará como "Videollamada" o "VideoCheckin", dependiendo del tipo de actividad que seleccionaste al crear el evento. Estas actividades, te mostrarán la información más relevante de la videollamada, incluyendo la duración de la reunión.

De igual modo, cuando finalices la videoconferencia y accedas a ForceManager (móvil o web), automáticamente tendrás disponible el informe "actualizar gestión". Este reporte te permitirá informar cualquier detalle de la reunión en la sección de comentarios. Además, te da acceso rápido a crear otro evento o tarea en el Calendario de ForceManager.

Versión móvil:

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Versión web:

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Gracias a esta integración, desde el embudo, podrás filtrar tus actividades por "VideoCheckin" o "Videollamada", y así hacer seguimiento de las reuniones virtuales que has tenido con tus cuentas. Como ves, tendrás tu histórico de interacciones (y el de tu equipo) lo más completo posible para prepararte al detalle las futuras reuniones o llamadas con clientes o potenciales.

Versión móvil:

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Versión web:

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