Integraciones con Zapier

 

ForceManager se une a la amplia lista de aplicaciones disponibles en Zapier para hacer así aún más fácil, rápido y sencillo tu trabajo. Puedes aumentar tu productividad automatizando algunas de las acciones más monótonas y repetitivas. Con Zapier podrás conectar ForceManager con aplicaciones como Gmail, MailChimp, Slack, Twitter... y así hasta más de 1000 apps.

¿Qué es Zapier?

Básicamente, Zapier es un servicio web que hace de enlace entre dos o más aplicaciones, haciendo que resulte muy sencillo automatizar tareas tediosas y mover información entre diferentes aplicaciones. Con Zapier también podrás automatizar acciones dentro de ForceManager.

Puedes crear tantos Zaps (o series de automatismos) en una aplicación o en tantas aplicaciones como necesites. Por ejemplo, cada vez que crees un nuevo contacto, podrás añadir ese contacto en una lista de MailChimp.

Las diferentes partes de un Zap son:

  1. El Trigger o Disparo: el evento en la aplicación que inicia el Zap. Siguiendo con el ejemplo, el Trigger se activará cuando se cree un contacto nuevo en ForceManager con el campo Correo electrónico informado.
  2. La Acción: el evento que completa el Zap. Escoge como quieres que se comporte la aplicación en respuesta al Trigger. La Acción de ejemplo es añadir el correo electrónico en una lista de MailChimp que nosotros hemos escogido previamente.
  3. En lugar de una Acción también se puede activar una Búsqueda. 

Cada dato o información que se desplace de aplicación en aplicación será una tarea.

 

¿Qué necesitas para la integración?

  1. Disponer de una cuenta de Zapier. Zapier ofrece la posibilidad de probar la aplicación de forma gratuita con un limite de tiempo y diversas versiones de pago.
  2. Una cuenta de ForceManager.
  3. Una cuenta en cualquier aplicación con la que quieras crear un automatismo con ForceManager. Algunas pueden ser: MailChimp, HubSpot, Gmail, etc. 

 

¿Cómo funciona?

Para empezar a automatizar el flow de información entre ForceManager y centenares de aplicaciones disponibles en Zapier, tienes que crear los Zaps (Trigger + Acción).

Con un mismo Trigger podrás crear una o más Acciones. Las integraciones funcionan en ambos sentidos, el Trigger se puede crear en ForceManager y crear una acción en otra aplicación o crear el Trigger en otra aplicación para generar una acción en ForceManager.

Existen dos maneras diferentes de crear Zaps. Puedes usar un Zap preexistente o puedes crear uno de nuevo para una personalización máxima.

 

¿Qué Triggers y Acciones tienes disponibles en ForceManager?

TRIGGERS

  • Nueva empresa: se dispara cuando una nueva empresa es creada.
  • Nuevo contacto: se dispara cuando un nuevo contacto se crea.
  • Nueva oportunidad: se dispara cuando creas una nueva oportunidad.
  • Nueva actividad: se dispara cuando añades una actividad.
  • Nuevo evento en el calendario: se dispara cuando creas una nueva tarea o evento en el calendario.

ACCIONES

  • Crear cuenta
  • Crear contacto
  • Crear actividad
  • Crear oportunidad
  • Crear un nuevo evento en el calendario

BÚSQUEDAS

  • Buscar o crear una cuenta: busca empresas por nombre, email o número de teléfono. Opcionalmente crea una si esa no está creada.
  • Buscar o crear un contacto: busca contactos por nombre, email o número de teléfono. Opcionalmente crea un nuevo contacto, si no hay uno registrado.

Crear un nuevo Zap

Para explicar el proceso de integración en Zapier, a continuación te vamos a mostrar paso a paso la integración de ForceManager y MailChimp como ejemplo.

Paso 1. Accede a la web de Zapier.

Paso 2. En la parte superior derecha de la pantalla encontrarás un botón roja para empezar a crear los Zaps. Una vez dentro podrás empezar a crear.

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Paso 3. Escoge la app del Trigger. En el caso de ejemplo la app es ForceManager.

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Paso 4. A continuación escoge el Trigger que quieres activar. En el ejemplo se determina como Trigger cada vez que se crea un contacto nuevo. 

En ForceManager, dispondrás de 5 Triggers diferentes:

  • Nueva empresa
  • Nuevo contacto
  • Nueva oportunidad
  • Nueva actividad
  • Nuevo evento en el calendario

Una vez has seleccionado el Trigger debes guardar y clicar en continuar.

 

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Paso 5. Deberás conectar tu cuenta de ForceManager. Zapier te pedirá acceso a tu cuenta para ello deberás completar la información sobre Public Key y Private Key. En esa misma ventana tendrás disponible un enlace donde podrás conseguir las claves API (éstas se encuentran dentro de ForceManager en el Menú Administración en Gestión de la clave API dentro del apartado de Integraciones).

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Paso 6. El siguiente paso consiste en ver qué información de la aplicación será usada para el Trigger. Haz clic en el botón de comprobar para corroborar que la conexión se ha realizado con éxito y por lo tanto, el Trigger funciona. Debemos esperar la confirmación de que el Trigger se ha realizado con éxito para poder seguir.

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Paso 7. Ya está todo listo para el paso de Acción. Para ello primero que debes hacer es escoger la app. En el caso de ejemplo es la acción ser hace en MailChimp. 

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Paso 8. Igual que en el Trigger, deberás seleccionar una de las acciones que MailChimp ofrece. Por ejemplo, "Añadir/Actualizar un Subscriptor". Guardar y Continuar. 

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Paso 9. Zapier te volverá a pedir que lo conectes con tu cuenta de MailChimp. Introduce los datos que te pide la aplicación, confirmaconfirm la cuenta, guarda y continua. 

10.pngPaso 10.  A continuación debes completar los campos obligatorios que la app necesita para completar la acción. En el caso específico de MailChimp dos campos se tienen que completar obligatoriamente:

  • Campo 1 - Lista: la lista de MailChimp en la que quieres añadir la información.
  • Campo 2 - Email subscriptor: en la parte derecha puedes desplegar un listado con todos los campos de ForceManager, tienes que seleccionar el que te interesa que fluya de una aplicación a la otra. En este caso en concreto, el email. 

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Paso 11. Igual que con el Trigger se hará una prueba para comprobar que la Acción se ha realizado con éxito. 

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Una vez completado ese punto puedes terminar el Zap o puedes añadir otra acción. Si quieres terminar el Zap lo único que hace falta es nombrarlo y guardarlo en una carpeta por si más adelante quieres buscarlo o hacer alguna modificación.

Ahora ya no hace falta que tengas que añadir manualmente el correo de los nuevos contactos a la lista de MailChimp, Zapier lo hace por ti. 

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Algunos Zaps con ForceManager 

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Crear nuevos contactos como subscriptores

 

salesforce.png

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Añade nuevas empresas en ForceManager cuando se cree en SalesForce

 
Simbolo_RGB.png Screen_Shot_2018-03-29_at_09.41.48.png gmail.png Envía emails con Gmail cada vez que se cree una nueva oportunidad, contacto o empresa en ForceManager.   
office365.pnggoogle-calendar.png 

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Simbolo_RGB.png

Crea un nuevo evento en ForceManager cuando añadas una cita en GoogleCalendar o Office365  
hubspot.png Screen_Shot_2018-03-29_at_09.41.48.png Simbolo_RGB.png Crea una empresa en ForceManager cada vez que se cree un nuevo Lead en Hubspot  
Screen_Shot_2018-03-29_at_11.27.34.png Screen_Shot_2018-03-29_at_09.41.48.png Simbolo_RGB.png Puedes crear dos zaps para hacerlo bidireccional. Cada vez que crees una tarea en ForceManager se puede crear automáticamente en Google Tasks y al revés.   

 

 

 

 

 

 

 

 

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