Integraciones con Zapier

 

ForceManager se une a la amplia lista de aplicaciones disponibles en Zapier para hacer así aún más fácil, rápido y sencillo tu trabajo. Puedes aumentar tu productividad automatizando algunas de las acciones más monótonas y repetitivas. Con Zapier podrás conectar ForceManager con aplicaciones como Gmail, MailChimp, Slack, Twitter... y así hasta más de 1000 apps.

¿Qué es Zapier?

Básicamente, Zapier es un servicio web que hace de enlace entre dos o más aplicaciones, haciendo que resulte muy sencillo automatizar tareas tediosas y mover información entre diferentes aplicaciones. Con Zapier también podrás automatizar acciones dentro de ForceManager.

Puedes crear tantos Zaps (o series de automatismos) en una aplicación o en tantas aplicaciones como necesites. Por ejemplo, cada vez que se cree una nueva empresa, podrás recibir un mensaje en Slack notificándote de dicha creación.

Las diferentes partes de un Zap son:

  1. El Trigger o Disparo: el evento en la aplicación que inicia el Zap. Siguiendo con el ejemplo anterior, el Trigger se activará cuando se cree una nueva empresa en ForceManager.
  2. La Acción: el evento que completa el Zap. Escoge como quieres que se comporte la aplicación en respuesta al Trigger. La Acción de ejemplo es enviar un mensaje personalizado en Slack previamente escogido por el usuario.
  3. En lugar de una Acción también se puede activar una Búsqueda. 

Cada dato o información que se desplace de aplicación en aplicación será una tarea.

 

¿Qué necesitas para la integración?

  1. Disponer de una cuenta de Zapier. Zapier ofrece la posibilidad de probar la aplicación de forma gratuita con un limite de tiempo y diversas versiones de pago.
  2. Una cuenta de ForceManager.
  3. Una cuenta en cualquier aplicación con la que quieras crear un automatismo con ForceManager. Algunas pueden ser: Slack, HubSpot, Gmail, etc. 

 

¿Cómo funciona?

Para empezar a automatizar el flow de información entre ForceManager y centenares de aplicaciones disponibles en Zapier, tienes que crear los Zaps (Trigger + Acción).

Con un mismo Trigger podrás crear una o más Acciones. Las integraciones funcionan en ambos sentidos, el Trigger se puede crear en ForceManager y crear una acción en otra aplicación o crear el Trigger en otra aplicación para generar una acción en ForceManager.

Existen dos maneras diferentes de crear Zaps. Puedes usar un Zap preexistente o puedes crear uno de nuevo para una personalización máxima.

 

¿Qué Triggers y Acciones tienes disponibles en ForceManager?

TRIGGERS

  • Nueva empresa: se dispara cuando una nueva empresa es creada.
  • Nuevo contacto: se dispara cuando un nuevo contacto se crea.
  • Nueva oportunidad: se dispara cuando creas una nueva oportunidad.
  • Nueva actividad: se dispara cuando añades una actividad.
  • Nuevo evento en el calendario: se dispara cuando creas una nueva tarea o evento en el calendario.

ACCIONES

  • Crear cuenta
  • Crear contacto
  • Crear actividad
  • Crear oportunidad
  • Crear un nuevo evento en el calendario

BÚSQUEDAS

  • Buscar o crear una cuenta: busca empresas por nombre, email o número de teléfono. Opcionalmente crea una si esa no está creada.
  • Buscar o crear un contacto: busca contactos por nombre, email o número de teléfono. Opcionalmente crea un nuevo contacto, si no hay uno registrado.

Crear un nuevo Zap

Para explicar el proceso de integración en Zapier, a continuación se muestra paso a paso la integración de ForceManager y Slack como ejemplo.

Paso 1. Accede a la web de Zapier.

Paso 2. En la parte superior derecha de la pantalla encontrarás un botón roja para empezar a crear los Zaps. Una vez dentro podrás empezar a crear.

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Paso 3. Escoge la app del Trigger. En el caso de ejemplo la app es ForceManager.

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Paso 4. A continuación escoge el Trigger que quieres activar. En el ejemplo se determina como Trigger cada vez que se crea una empresa nueva. 

En ForceManager, dispondrás de 5 Triggers diferentes:

  • Nueva empresa
  • Nuevo contacto
  • Nueva oportunidad
  • Nueva actividad
  • Nuevo evento en el calendario

Una vez has seleccionado el Trigger debes guardar y clicar en continuar.

 

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Paso 5. Deberás conectar tu cuenta de ForceManager. Zapier te pedirá acceso a tu cuenta para ello deberás completar la información sobre Public Key y Private Key. En esa misma ventana tendrás disponible un enlace donde podrás conseguir las claves API (éstas se encuentran dentro de ForceManager en el Menú Administración en Gestión de la clave API dentro del apartado de Integraciones).

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Paso 6. El siguiente paso consiste en ver qué información de la aplicación será usada para el Trigger. Haz clic en el botón de comprobar para corroborar que la conexión se ha realizado con éxito y por lo tanto, el Trigger funciona. Debemos esperar la confirmación de que el Trigger se ha realizado con éxito para poder seguir.

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Paso 7. Ya está todo listo para el paso de Acción. Para ello lo primero que debes hacer es escoger la app en la que la acción va a tener lugar. En el caso de ejemplo es la acción ser hace en Slack. 

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Paso 8. Igual que en el Trigger, deberás seleccionar una de las acciones que Slack ofrece. Por ejemplo, "Enviar un mensaje a un canal específico". Guardar y Continuar. 

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Paso 9. Zapier te volverá a pedir que lo conectes con tu cuenta de Slack. Introduce los datos que te pide la aplicación, confirma la cuenta, guarda y continua. 

Screen_Shot_2018-08-01_at_18.12.53.pngPaso 10.  A continuación debes completar los campos obligatorios para completar la acción. En el caso específico de Slack dos campos se tienen que completar obligatoriamente:

  • Campo 1 - Channel: escoge el canal en el que se enviará el mensaje.
  • Campo 2 - Texto del mensaje: redacta el cuerpo del mensaje que se enviará cada vez que se crea una nueva empresa.

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Paso 11. Igual que con el Trigger se hará una prueba para comprobar que la Acción se ha realizado con éxito. 

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Una vez completado ese punto puedes terminar el Zap o puedes añadir otra acción. Si quieres terminar lo único que hace falta es nombrarlo y guardarlo en una carpeta por si más adelante quieres buscarlo o hacer alguna modificación.

Ahora, ya no hace falta que te tengan o tengas que informar cada vez que una nueva empresa es creada en ForceManager, los usuarios con acceso al canal podrán ver la nueva empresa, gracias a Zapier.

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Algunos Zaps con ForceManager 

Resultado de imagen de mensajes iconos Recibe mensajes cada vez que algo suceda en ForceManager
  Añade nuevas empresas en ForceManager cuando se cree en SalesForce
Envía emails con Gmail cada vez que se cree una nueva oportunidad, contacto o empresa en ForceManager. 
  Crea un nuevo evento en ForceManager cuando añadas una cita en GoogleCalendar o Office365
Crea una empresa en ForceManager cada vez que se cree un nuevo Lead en Hubspot
Puedes crear dos zaps para hacerlo bidireccional. Cada vez que crees una tarea en ForceManager se puede crear automáticamente en Google Tasks y al revés. 

 

 

 

 

 

 

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