Qu’est-ce que le module Documents ?
Le module Documents fonctionne comme une bibliothèque de fichiers et de liens accessible depuis le Web et l’application mobile.
Il permet de regrouper des supports commerciaux, comme des catalogues, des présentations et des documents utiles lors des réunions ou des visites clients.
Vous pouvez également ajouter des documents à la fiche d’une entreprise pour les associer à cette relation commerciale.
Organiser les fichiers et les liens
Vous pouvez organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers selon son utilisation, le type de document ou le sujet.
Outre les fichiers, la bibliothèque permet d’inclure des liens vers des ressources externes, comme des sites Web ou des vidéos.
La gestion des documents et la configuration des dossiers dépendent des autorisations de chaque utilisateur. Les administrateurs peuvent configurer la visibilité et la sécurité des dossiers.
Rechercher et consulter des documents
Le module propose plusieurs façons d’accéder au contenu :
Fonctionnalité | Utilité |
Dossiers et sous-dossiers | Parcourir les fichiers selon leur organisation. |
Recherche par nom | Trouver des documents sans parcourir les dossiers. |
Récents | Consulter les derniers documents ajoutés. |
Favoris | Accéder rapidement aux documents que vous avez marqués comme importants. |
Vous pouvez télécharger des fichiers pour les utiliser sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
Ajouter et gérer du contenu
Depuis le Web, vous pouvez importer des fichiers, ajouter des liens et créer des dossiers.
Depuis l’application mobile, vous pouvez également ajouter des fichiers et des images, créer des dossiers et prendre des photos dans l’emplacement sélectionné.
Les options de gestion permettent de renommer, de partager et de supprimer du contenu, selon l’appareil et les autorisations disponibles.
Pour modifier le contenu d’un fichier, téléchargez-le, modifiez-le, puis importez-le à nouveau.
Partager des documents
Vous pouvez partager des documents avec des contacts, des entreprises, des utilisateurs ou d’autres destinataires.
Cela permet de fournir des supports commerciaux et des documents utiles lors du suivi de vos clients.
Les options de partage varient selon l’appareil utilisé.
Documents associés à une entreprise
La fiche d’entreprise dispose d’un espace pour ajouter des documents spécifiques, comme des devis, des factures ou des photos de l’entreprise.
Ces documents sont accessibles depuis la fiche de l’entreprise et restent séparés de la bibliothèque générale du module Documents.
Vous pouvez ainsi distinguer les supports généraux des documents associés à une entreprise précise.