El menú Documentos se utiliza para gestionar la documentación específica de tu empresa dentro de ForceManager. Por ejemplo, es posible cargar plantillas, materiales de formación y programación. Estos documentos se comparten con todos los miembros de la empresa para que puedan acceder fácilmente.

Una buena práctica para garantizar una gestión eficaz del menú es que solo unas pocas personas sean las encargadas de organizarlo y mantenerlo actualizado.

Para añadir un documento u organizar el menú, haz clic en el botón “más”. Desde aquí, tienes varias opciones: puedes crear carpetas para contener tus archivos, añadir imágenes, cargar PDF, vídeos, Excel y escanear documentos con la cámara de tu móvil, utilizando ScanCard.

Tienes varias formas de visualizarlos:

• Desde la pestaña “Lista”, donde todo el equipo verá los mismos archivos.

• Desde la pestaña “Recientes”, cada usuario verá sus últimos documentos abiertos.

• Desde la pestaña “Favoritos”, donde cada usuario verá sus documentos marcados como favoritos.

Es posible renombrar, compartir, marcar como favorito y eliminar un documento haciendo clic en el icono de la flecha a la derecha del documento. Si deseas revisar el documento, haz clic en el nombre para descargarlo.

A través del menú Documentos, es posible configurar las siguientes funcionalidades:

• Es posible limitar la visibilidad de las carpetas según el nivel de seguridad o para diferentes entornos:

• Puedes asignar niveles de seguridad a los usuarios (de 1 a 5).

• Y configurar las carpetas en un entorno específico. Por lo tanto, solo los usuarios dentro de ese entorno pueden acceder a los documentos en su sección correspondiente, por ejemplo, ordenar los documentos por país.

Además:

• Si trabajas desde un dispositivo iOS y escaneas un documento, se convertirá automáticamente en PDF.

• Si trabajas con un dispositivo Android, la escaneada se guardará como una imagen en formato PNG.

• El límite máximo de carga en el menú es de 10 gigabytes + 50 megabytes por usuario.

• El límite de documentos es de 100 megabytes.

Para más información sobre el almacenamiento de archivos, consulta la página de precios de ForceManager.

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