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El menú Importar y Exportar permite añadir masivamente datos a ForceManager, haciendo más ágil el registro de nuevas Empresas, Contactos, Oportunidades, etc.
Para realizar una importación, primero debes acceder a la aplicación ForceManager Admin (En caso de no tener esta funcionalidad habilitada, contacta con tu Customer Success Manager). Una vez dentro de Admin, dirígete al módulo Importar y Exportar, en este módulo verás varias pestañas, estas son las entidades sobre las cuales puedes importar nuevos datos.
Selecciona la pestaña de tu interés y haz clic en el botón Importar situado en la parte derecha superior de la pantalla:
A continuación, ForceManager Admin guiará tu importación a través de 5 pasos.
Paso 1. Tipo de importación
Para añadir nuevos registros a ForceManager, debes seleccionar Crear <Entidad>.
Esta ventana te mostrará lo que se importará dependiendo de la entidad que hayas seleccionado en el paso anterior (ej. “Crear Oportunidades”, “Crear Contactos”, etc.)
Paso 2. Descargar plantilla
Este paso es opcional, pues si ya tienes el fichero listo, puedes ir directamente al Paso 3. Sin embargo, recomendamos el uso de la plantilla para realizar correctamente la asociación de campos en el Paso 4.
Para preparar el fichero antes de la importación, debes descargar una de las dos plantillas que el menú ofrece en la parte inferior de la pantalla:
Descarga plantilla vacía: Al elegir la plantilla vacía, la ventana de selección se abrirá con los campos obligatorios estándar previamente seleccionados, en esta ventana puedes elegir el resto de los campos que deseas utilizar en tu importación, estos te servirán de guía para completar la plantilla con los datos propios:
Al terminar la selección haz clic sobre el botón Exportar Excel, el fichero se descargará automáticamente en tu carpeta de descargas con las cabeceras de los campos que hayas seleccionado.
Descarga plantilla con datos: Recomendamos utilizar esta plantilla ya que los datos descargados te servirán de guía para introducir los nuevos registros.
Una vez has seleccionado esta plantilla, se abrirá una ventana donde podrás definir los datos de tu importación, siguiendo los pasos que se describen a continuación:
1. Selección de campos. Además de los campos obligatorios estándar que estarán previamente seleccionados, puedes incluir otros campos en la importación, ya sean de tipo estándar o extra.
 | 2. Filtra los datos. En este paso puedes definir en concreto los datos que te interesa incluir en la plantilla a través del uso de filtros. Añade tantos filtros como sean necesarios.
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Al terminar de definir los datos a importar, haz clic en el botón Exportar Excel, si el volumen de los datos es extenso el sistema te enviará un correo para descargar el fichero, de lo contrario se descargará automáticamente en tu carpeta de descargas con los campos y datos actuales del sistema que has seleccionado.
En ambos casos, es importante tener en cuenta:
Tener todos los campos extra creados previamente en ForceManager para poder asignarlos a los campos del Excel.
No modificar las cabeceras del Excel.
Los datos de la entidad tienen que estar en la primera pestaña del Excel (cómo podrás ver en el documento descargado).
Valida los campos obligatorios con la segunda pestaña del Excel
Paso 3. Subir Fichero
Una vez tengas el fichero listo, haz clic en continuar y después en Seleccionar archivo para adjuntar la plantilla con los datos introducidos.
Paso 4. Asociar campos
En este paso, se asocian los campos del fichero Excel que acabas de subir con los Campos de ForceManager. Además, te informa del estado en que se encuentra esta asociación, a partir de unas pastillas que podrás encontrar al lado del campo de ForceManager, en la tercera columna:
Los posibles estados son:
Valores asociados: se ha realizado correctamente la asociación
No se importará el campo: el campo del Excel no está asociado a ningún campo de ForceManager, por lo que no se importará.
Hay valores no asociados: estado disponible sólo para los campos de tipo “lista de valores” o “multi lista de valores”. Algunos valores de la lista parece que no coinciden con los que actualmente están creados, así que hay que validar los valores de la lista. En este caso se podrán producir los siguientes casos:
Si los valores son los correctos no hay que hacer nada.
Si los valores son incorrectos, haz clic en Editar para seleccionar el valor correspondiente, en este apartado puedes activar la opción Ocultar los valores asociados, para facilitar la búsqueda de los valores que aún no han sido asociados.
Comprobar campos obligatorios
En la ventana de asociación de valores en la esquina derecha superior de la ventana encontrarás las casillas para comprobar los campos obligatorios, como puedes ver en los “campos obligatorios estándar” están marcados por defecto ya que la revisión de estos campos es esencial para evitar cualquier tipo de incongruencias en los datos.
En cambio, cuando se trata de los “campos obligatorios personalizados” puedes elegir si deseas comprobarlos al activar la casilla la casilla correspondiente, esta funcionalidad verifica que todos los campos (personalizados) definidos como obligatorios estén correctamente asociados.
Según la casilla marcada, si el sistema detecta que un campo marcado como obligatorio no está asociado se muestra el siguiente error:
Al finalizar la asociación de valores, el estado cambiará a “valores asociados” y podrás continuar al Paso 5.
Paso 5. Gestión duplicados
En este paso, puedes elegir si quieres que se comprueben los posibles duplicados. Recomendamos comprobarlos ya que esto evitará que tus registros se repitan.
Al elegir No comprobarlos, se pasará al siguiente paso y todos los datos del Excel se añadirán a ForceManager sin ninguna validación de si existían o no previamente.
Al elegir Sí comprobarlos, podrás seleccionar los campos sobre los que te interesa realizar esta revisión.
Si se detecta un duplicado, podrás decidir qué acción quieres que el sistema realice de forma automática:
No actualizar nada, a los registros que ya existan. Estos registros existentes se mantendrán tal y como están actualmente en ForceManager.
Actualizar solo los campos vacíos, a los registros que ya existan. A estos registros existentes, solamente se actualizarán los campos de ForceManager que tengas incluidos en el Excel, si están vacíos actualmente en ForceManager (los campos que ya estén completados en ForceManager no se actualizarán).
Actualizar solo los campos completados, a los registros que ya existan. A estos registros existentes, solamente se actualizarán los campos de ForceManager que tengas incluidos en el Excel, si están completados actualmente en ForceManager (los campos que estén vacíos en ForceManager no se actualizarán).
Actualizar todo, a los registros que ya existan. A estos registros existentes se actualizarán todos los campos de ForceManager que tengas incluidos en el Excel.
Una vez finalizado el paso de Gestión de duplicados, haz clic en “Finalizar Importación”.
Finalizar Importación
Para finalizar la importación debes confirmar que estás seguro de actualizar los registros de la entidad y campos seleccionados.
Comprueba el número de entidades a crear y escribe la palabra “CREAR.”
Confirma la creación haciendo clic en el botón Sí, crear.
Tus nuevos registros serán creados en ForceManager. Posteriormente, recibirás un correo que te informará cuando haya finalizado el proceso de importación.
Además, desde el menú Importar y Exportar siempre podrás: revisar el histórico de la importación, descargar el fichero, revisar la fecha de la importación y comprobar el resultado de la importación.
Descarga de errores
En caso de que haya errores en la importación, el sistema lo notificará dentro del correo.
Para revisar la causa de los errores, ve al menú Importar y Exportar dentro de la aplicación, después posiciónate sobre el fichero y haz clic en “Descargar errores.”
Para ver en concreto la causa de los errores y en donde se encuentran haz clic sobre ellos:
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Para corregirlos descarga un fichero de errores haciendo clic sobre Descargar errores en la alerta superior de la ventana emergente.
Al abrir el fichero, encontrarás resaltado en rojo las casillas a corregir, tal como se muestra en el siguiente GIF:
Al terminar las correcciones necesarias, puedes volver a importar el fichero.