Overview
La sección de Administración avanzada permite importar y exportar registros de forma masiva en Sage Sales Management.
Cuando tu implementación está conectada con Sage 200, esta funcionalidad puede afectar directamente a la integración, ya que los campos integrados incluidos durante una importación serán procesados por el conector durante el siguiente ciclo de sincronización.
Debes prestar especial atención al campo Identificador externo (extId), ya que es la clave utilizada por Sage 200 y Sage Sales Management para reconocer un mismo registro en ambos sistemas.
Antes de comenzar
Antes de ejecutar una importación o exportación masiva, verifica que:
Conoces qué entidades y campos están integrados con Sage 200.
Has revisado el estado de los registros que vas a importar.
No vas a informar manualmente el campo extId, salvo que proceda directamente de Sage 200.
El conector está activo y sincronizando correctamente.
Dispones de una exportación o copia de seguridad de los datos actuales.
Cómo funciona el identificador externo (extId)
El campo extId es el identificador compartido entre Sage 200 y Sage Sales Management para reconocer un mismo registro en ambos sistemas.
El proceso habitual es:
Se crea un registro en Sage 200.
El registro pasa a la tabla intermedia del conector.
Durante la sincronización hacia Sage Sales Management:
Si el sistema encuentra el mismo extId, actualiza el registro existente.
Si no encuentra el extId, crea un nuevo registro.
Este mecanismo evita la creación de duplicados entre ambas plataformas.
Riesgos al importar datos en una implementación conectada
Importar registros en estados sincronizables
Si importas registros en un estado configurado para sincronizar con Sage 200 (por ejemplo, Cliente Potencial), el conector interpretará esos registros como nuevos elementos pendientes de creación en Sage 200.
Durante el siguiente ciclo de sincronización:
El conector detectará registros sincronizables sin extId.
Los enviará a Sage 200.
Los registros quedarán creados en ambos sistemas.
Este comportamiento también aplica a contactos y al resto de entidades integradas.
Utiliza estados no integrados cuando necesites cargar información que todavía no debe sincronizarse con Sage 200.
Importar registros informando manualmente el campo extId
La carga manual del campo extId es uno de los escenarios más sensibles dentro de una implementación conectada.
Puede provocar:
Duplicados o conflictos en Sage 200
Si el valor informado coincide con un identificador ya existente, el conector puede interpretar incorrectamente la relación entre registros y generar inconsistencias o duplicidades.
Eliminaciones no deseadas en Sage Sales Management
Si el valor informado no existe ni en Sage 200 ni en la tabla intermedia, el conector puede interpretar que esos registros fueron eliminados en Sage.
Como Sage actúa como sistema maestro para los procesos de eliminación, los registros también podrán marcarse como eliminados en Sage Sales Management durante la siguiente sincronización.
Los registros eliminados en Sage Sales Management se almacenan mediante borrado lógico y pueden recuperarse posteriormente.
Importante
El campo extId solo debe llegar a Sage Sales Management a través del proceso normal de sincronización desde Sage 200.
No debes informarlo manualmente durante una importación.
Buenas prácticas
No informes manualmente el campo extId.
Utiliza campos personalizados para identificar registros procedentes de otros sistemas.
Usa estados no sincronizables para cargas que no deban enviarse todavía a Sage 200.
Realiza siempre una exportación previa antes de una carga masiva.
Programa las importaciones en momentos de menor actividad.
Revisa el resultado tras el siguiente ciclo de sincronización.
Consulta la documentación o contacta con tu gestor de Sage Sales Management si tienes dudas sobre los campos integrados.
Resultado
Los registros importados estarán disponibles en Sage Sales Management y, cuando corresponda, se sincronizarán correctamente con Sage 200 durante el siguiente ciclo del conector, evitando duplicados y conflictos de integración.
Importante
La importación y exportación desde Administración avanzada puede afectar directamente al estado de la integración con Sage 200.
Un uso incorrecto del campo extId o de los estados sincronizables puede provocar:
Creación de registros duplicados en Sage 200.
Eliminaciones no deseadas en Sage Sales Management.
Conflictos durante la sincronización.
Revisa siempre el contenido del fichero antes de realizar una importación.