En Sage Sales Management (SSM), un Entorno es un atributo obligatorio para las principales entidades del sistema, entre ellas:
Usuario
Empresa
Oportunidad
Pedido
Familia de productos
Producto
Las entidades relacionadas, como Contactos y Actividades, no tienen un atributo Entorno propio. En su lugar:
Un contacto hereda el Entorno de su empresa asociada.
Una actividad hereda el Entorno del usuario propietario.
¿Para qué sirven los Entornos?
Los Entornos permiten:
Agrupar registros para gestionar la visibilidad.
Crear compartimentos aislados, de forma similar a cómo funciona una empresa en un sistema ERP.
Relación entre usuarios y Entornos
Cada usuario debe tener un Entorno principal, denominado Entorno principal.
Un usuario pertenece a un Entorno, pero puede ver y gestionar registros de otros Entornos si dispone de los roles adecuados.
Los registros (empresas, oportunidades, pedidos, familias de productos y productos) solo pueden pertenecer a un único Entorno.
Cómo se asignan los Entornos
Listado de Entornos
Define el nombre del Entorno y la divisa.
Creación de roles
Buena práctica: crear un rol con el mismo nombre que el Entorno.
Este rol controla el acceso a dicho Entorno.
Asignación de roles a los usuarios
El rol del Entorno se asigna como cualquier otro rol.
El Entorno principal del usuario es su Entorno principal.
Si el usuario necesita acceso a otros Entornos, se le deben asignar los roles correspondientes.
Nota importante sobre permisos
Asignar únicamente un rol de Entorno no es suficiente.
Cada entidad dispone de configuraciones de permisos dentro de los roles, que determinan si el usuario puede ver o modificar registros de otros Entornos.
Los roles deben permitir explícitamente la visibilidad y la edición de cada entidad en Entornos adicionales.
Visibilidad adicional por Entorno
La visibilidad por Entorno también puede aplicarse a:
Campos adicionales, visibles solo si el usuario tiene acceso a ese Entorno.
Valores mostrados en listas desplegables.
Casos de uso habituales
1. Zonas
Segmentación de clientes y usuarios por zonas, trabajando de forma independiente dentro de la misma base de datos.
2. Empresas
Asignación 1 Entorno = 1 empresa de ERP.
Nota: las empresas y los usuarios requieren un Entorno principal en SSM, por lo que no se permiten registros compartidos.
Para registros compartidos, crea un Entorno general y asígnalo como Entorno principal a los usuarios que necesiten acceso a datos comunes.
3. Personalización basada en roles
Ejemplo: definir un rol de Administrador en un Entorno de Administración, con campos editables visibles solo para los usuarios de ese Entorno.
Útil para mostrar vistas de campos distintas por empresa, zona u otros criterios.