Was ist das Modul Dokumente?
Das Modul Dokumente dient als Bibliothek für Dateien und Links, auf die Sie im Web und in der mobilen App zugreifen können.
Sie können dort Vertriebsmaterialien wie Kataloge, Präsentationen und ergänzende Unterlagen für Besprechungen oder Kundenbesuche sammeln.
Außerdem können Sie Dokumente zu einem Unternehmensdatensatz hinzufügen, um sie mit dieser Geschäftsbeziehung zu verknüpfen.
Dateien und Links organisieren
Sie können Inhalte nach Verwendungszweck, Dokumenttyp oder Thema in Ordnern und Unterordnern organisieren.
Neben Dateien kann die Bibliothek auch Links zu externen Ressourcen wie Webseiten oder Videos enthalten.
Die Dokumentenverwaltung und die Ordnereinstellungen hängen von den Berechtigungen des jeweiligen Benutzers ab. Administratoren können die Sichtbarkeit und Sicherheit der Ordner konfigurieren.
Dokumente suchen und anzeigen
Das Modul bietet verschiedene Möglichkeiten, auf Inhalte zuzugreifen:
Funktion | Zweck |
Ordner und Unterordner | Dateien entsprechend ihrer Organisation durchsuchen. |
Suche nach Namen | Dokumente finden, ohne die Ordner zu durchsuchen. |
Zuletzt hinzugefügt | Die zuletzt hinzugefügten Dokumente anzeigen. |
Favoriten | Schnell auf Dokumente zugreifen, die Sie als wichtig markiert haben. |
Sie können Dateien herunterladen, um sie auf Ihrem Computer oder Mobilgerät zu verwenden.
Inhalte hinzufügen und verwalten
Im Web können Sie Dateien hochladen, Links hinzufügen und Ordner erstellen.
In der mobilen App können Sie außerdem Dateien und Bilder hinzufügen, Ordner erstellen und Fotos aufnehmen, um sie am ausgewählten Speicherort abzulegen.
Je nach Gerät und Berechtigungen können Sie Inhalte umbenennen, teilen und löschen.
Um den Inhalt einer Datei zu ändern, müssen Sie die Datei herunterladen, bearbeiten und erneut hochladen.
Dokumente teilen
Sie können Dokumente mit Kontakten, Unternehmen, Benutzern oder anderen Empfängern teilen.
So können Sie bei der Kundenbetreuung Vertriebsmaterialien und ergänzende Unterlagen bereitstellen.
Die verfügbaren Freigabeoptionen unterscheiden sich je nach verwendetem Gerät.
Mit einem Unternehmen verknüpfte Dokumente
Der Unternehmensdatensatz bietet einen Bereich für spezifische Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Fotos des Unternehmens.
Diese Dokumente sind über den Unternehmensdatensatz zugänglich und bleiben von der allgemeinen Bibliothek im Modul Dokumente getrennt.
So können Sie allgemeine Materialien von Dokumenten unterscheiden, die mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft sind.