Was ist Multi-Umgebung
Mit Multi-Umgebung kannst du Informationen aus verschiedenen Niederlassungen, Tochtergesellschaften, Ländern oder Geschäftsbereichen innerhalb einer einzigen Datenbank trennen.
Jede Umgebung verwaltet ihre eigenen Datensätze und verhindert so, dass Daten zwischen unterschiedlichen Strukturen vermischt werden.
Beispiel
Wenn dein Unternehmen Büros in Barcelona, Madrid und Valencia hat, kannst du für jedes Büro eine eigene Umgebung erstellen und deren Unternehmen, Kontakte, Verkaufschancen und Aufträge unabhängig verwalten.
In verbundenen Implementierungen werden – je nach Konfiguration und Markt – in jeder Umgebung die verbundenen Sage-Unternehmen angezeigt.
Arbeiten mit Multi-Umgebung
Du kannst mit den Umgebungen arbeiten, für die du Zugriff hast. Wenn du nur Zugriff auf eine Umgebung hast, wirst du keine Veränderung in deiner Nutzung feststellen.
1. Aktive Umgebung auswählen
Wenn du Zugriff auf mehrere Umgebungen hast, findest du im Hauptmenü einen Auswahlbereich.
Du kannst:
„Alle Umgebungen“: Du siehst Informationen aus allen Umgebungen, auf die du Zugriff hast.
Spezifische Auswahl: Wähle eine oder mehrere Umgebungen aus, um nur deren Informationen anzuzeigen. Die Auswahl bleibt gespeichert, auch wenn du die Anwendung schließt und erneut öffnest.
Auf Mobilgeräten:
Android
Öffne das Hauptmenü
Wähle die Umgebung (in Dunkelgrün), um zur Auswahlansicht zu gelangen
Markiere die gewünschte(n) Umgebung(en)
Tippe auf Fertig, um die Änderungen zu übernehmen
iOS
Öffne das Menü Unternehmen
Tippe auf das Dropdown oben (▼)
Wähle die gewünschte Umgebung
Tippe auf Fertig, um die Änderungen zu übernehmen
2. Welche Informationen nach Umgebung gefiltert werden
Wenn du eine Umgebung auswählst, zeigen die folgenden Bereiche nur Datensätze aus dieser Umgebung an:
Unternehmen
Kontakte
Verkaufschancen
Aufträge
Produkte*
* Produkte ohne zugewiesene Umgebung werden immer angezeigt, unabhängig von der ausgewählten Umgebung. So können bestimmte Produkte in allen Umgebungen verfügbar sein.
Bereiche ohne Umgebungsfilter
Die folgenden Bereiche werden nicht durch die ausgewählte Umgebung beeinflusst:
Dashboard
Aktivitäten
Kalender
Dokumente
Ziele
Kampagnen
News
3. Datensätze in Multi-Umgebung erstellen
Wenn du mit nur einer Umgebung arbeitest
Alle Datensätze werden automatisch in deiner Umgebung erstellt.
Es sind keine weiteren Schritte erforderlich.
Wenn du mit mehreren Umgebungen arbeitest
In der Web-Version:
Greife über die Option „Erstellen“ in der Hauptliste der Unternehmen zu
Das Feld für die Umgebung erscheint als erster Schritt vor der Eingabe der restlichen Informationen
Eine blaue Meldung erinnert dich daran, zuerst die Umgebung auszuwählen
Nach der Auswahl kannst du die restlichen Felder ausfüllen
Auf Mobilgeräten:
Wähle im Menü Unternehmen das Symbol „+“
Es erscheint ein Pop-up zur Auswahl der Umgebung
Nach der Auswahl kannst du das vollständige Formular anzeigen und ausfüllen
Android
iOs
Erstellung aus einem anderen Datensatz (automatische Vererbung)
Wenn du einen Datensatz aus einem bestehenden Datensatz erstellst, wird die Umgebung automatisch übernommen.
Zum Beispiel:
Wenn du einen Kontakt aus einem Unternehmen in „Barcelona“ erstellst, gehört der Kontakt zu dieser Umgebung
Wenn du ein Unternehmen aus einem Kontakt in „Madrid“ erstellst, gehört das neue Unternehmen zu „Madrid“
In diesen Fällen kannst du die Umgebung nicht ändern, da verknüpfte Datensätze derselben Umgebung angehören müssen.
Sonderfall: Ereignisse und Aufgaben
In Ereignissen und Aufgaben kannst du jede Umgebung auswählen, auf die du Zugriff hast, auch wenn sie im Hauptmenü nicht aktiv ist.
4. Bestehende Datensätze bearbeiten
Allgemeine Regel
Du kannst die Umgebung eines Datensatzes nach der Erstellung nicht mehr ändern.
Dies stellt die Konsistenz der Daten und Beziehungen sicher.
Ausnahme: Datensätze ohne zugewiesene Umgebung
Wenn es Datensätze gibt, die vor der Aktivierung der Multi-Umgebung erstellt wurden und keine Umgebung haben:
Du kannst ihnen beim ersten Bearbeiten eine Umgebung zuweisen
Einige Dropdown-Felder können zurückgesetzt werden, da sie von der ausgewählten Umgebung abhängen
5. Anzeige der Umgebung
In Listen
In der Web-Version erscheint die Umgebung als zweite Spalte
Auf Mobilgeräten erscheint sie in jeder Zeile der Liste
In der Detailansicht
Die Umgebung wird immer als Teil der Datensatzinformationen angezeigt.
6. Produkte und Umgebungen
Produkte können:
Einer oder mehreren Umgebungen zugeordnet sein
Ihre Sichtbarkeit über das Feld „Für diese Umgebungen sichtbar“ einschränken
Für alle sichtbar sein, wenn keine Umgebung zugewiesen ist
Beim Hinzufügen von Produkten zu einem Auftrag
Du siehst nur:
Produkte aus derselben Umgebung wie der Auftrag
Produkte ohne zugewiesene Umgebung
7. Filter nach Umgebung
Ohne spezifischen Filter
In:
Unternehmen
Kontakte
Verkaufschancen
Aufträge
Produkte
Gibt es keinen zusätzlichen Filter, da die Umgebung bereits über den Hauptauswahlbereich gesteuert wird.
Mit spezifischem Filter
In Ereignissen und Aufgaben kannst du nach Umgebung filtern
In Aktivitäten kannst du nach der Umgebung des zugehörigen Unternehmens filtern
8. Massenaktionen (nur Web)
Wenn du mit einer einzelnen ausgewählten Umgebung arbeitest
Du kannst:
✅ Doppelte Datensätze zusammenführen
✅ Mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten
✅ Mehrere Datensätze löschen
Wenn du mit mehreren ausgewählten Umgebungen arbeitest
❌ Du kannst keine Datensätze zusammenführen
❌ Du kannst keine Massenbearbeitung durchführen
✅ Du kannst mehrere Datensätze löschen
Warum diese Einschränkung?
Diese Einschränkungen verhindern, dass Daten zwischen Umgebungen vermischt werden.
Berechtigungen und Zugriff
Dein Administrator legt fest:
Welche Umgebungen du sehen kannst
In welchen Umgebungen du Datensätze erstellen kannst
Wenn du keine Berechtigung hast:
Siehst du keine Datensätze aus dieser Umgebung
Kannst du keine neuen Datensätze erstellen
Wenn du einen Link zu einer Umgebung ohne Berechtigung öffnest, erscheint eine Meldung, dass du den Inhalt nicht anzeigen kannst.
Best Practices
Wähle vor Beginn der Arbeit die richtige Umgebung aus, wenn du nur bestimmte Informationen benötigst
Nutze „Alle Umgebungen“, wenn du einen Gesamtüberblick brauchst
Überprüfe die Umgebung in den Listen, um schnell zu erkennen, woher ein Datensatz stammt
Denke daran, dass deine Auswahl gespeichert wird – du musst sie nicht jeden Tag neu einstellen
⚠️ Zu beachten
Nach der Zuweisung kannst du die Umgebung eines Datensatzes nicht mehr ändern
Verknüpfte Datensätze (Unternehmen und Kontakte) müssen derselben Umgebung angehören
Wenn du bestimmte Datensätze nicht siehst, überprüfe die ausgewählten Umgebungen im Hauptmenü
Massenaktionen haben Einschränkungen, wenn du mit mehreren Umgebungen arbeitest
Benötigst du Hilfe?
Wenn du Fragen hast zu:
Den Umgebungen, die du sehen oder verwenden kannst
Der Konfiguration der Umgebungen in deinem Unternehmen
Zugriffsproblemen auf bestimmte Datensätze
Wende dich an deinen Systemadministrator, der deine Berechtigungen überprüfen und anpassen kann.