Welche Pläne beinhalten Automatisierungen?
Alle Pläne.
Wozu dienen Automatisierungen?
Sie ermöglichen es, Daten automatisch aktuell zu halten oder neue Datensätze als Reaktion auf einen Auslöser zu erstellen und sorgen so für konsistente und zuverlässige Prozesse.
Wie erstelle ich eine Automatisierung?
Um eine Automatisierung in Sage Sales Management zu erstellen, gehe zu dem Modul, in dem die Automatisierung starten soll (z. B. Unternehmen), klicke auf das Blitzsymbol und wähle eine Vorlage aus. Oder greife darauf über dein Avatar > Mein Profil und Einstellungen > Automatisierungen zu und klicke auf „Erstellen“, um eine neue von Grund auf zu erstellen.
Welche Auslöser und Aktionen kann ich verwenden?
Zu den Auslösern gehören die Erkennung von Erstellungen wie neuen Unternehmen oder Opportunities, die Erkennung von Feldaktualisierungen oder die Erkennung von Löschungen. Für Aktionen gibt es viele Optionen, wie das Aktualisieren von Daten durch mathematische Formeln oder Datumsberechnungen, die Neuzuweisung von Accounts, das automatische Reporting von Aktivitäten oder das Planen von Aufgaben oder Terminen.
Kann ich Automatisierungen verwenden, um benutzerdefinierte Felder zu aktualisieren?
Ja. Du kannst benutzerdefinierte Felder automatisch aktualisieren, wenn die definierten Bedingungen erfüllt sind.
Kann ich sie nur für ein Team oder bestimmte Benutzer aktivieren?
Ja. Du kannst die Automatisierung so konfigurieren, dass sie nur von einem bestimmten Team oder bestimmten Benutzern ausgelöst werden kann.
Kann ich eine Automatisierung testen, bevor ich sie in Produktion setze?
Ja. Erstelle dazu zuerst eine kontrollierte Umgebung, indem du eine Bedingung hinzufügst, dass der „Auslösende Benutzer“ nur dein Benutzer ist; so wird sie nur ausgeführt, wenn du Tests durchführst. Wenn du den Test durchführst, stelle sicher, dass die definierten Bedingungen erfüllt sind; gehe danach in den „Verlauf“ und prüfe, ob sie wie erwartet ausgeführt wurde.
Kann ich Auslöser aus Tools außerhalb von Sage Sales Management verwenden?
Ja. Standardmäßig lösen Änderungen aus externen Integrationen keine Automatisierungen aus. Öffne die Einstellungen der Automatisierung und aktiviere die externen Integrationen, die du als Auslöserquellen verwenden möchtest.
Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung einer Vorlage und der Erstellung von Grund auf?
Vorlagen sparen Zeit dank vordefinierter Abläufe; bei der Erstellung von Grund auf beginnt man mit einer leeren Seite.
Kann ich eine Automatisierung ohne Bedingungen erstellen?
Ja. In diesem Fall wird die Aktion immer dann ausgeführt, wenn der Auslöser aktiviert wird. Wenn du nicht möchtest, dass sie immer ausgeführt wird, kannst du sie durch Bedingungen eingrenzen (z. B. nur wenn der Kunde einen bestimmten „Typ“ oder „Status“ hat).
Kann ich mehr als eine Bedingung oder Aktion in derselben Automatisierung verwenden?
Ja. Du kannst mehrere Bedingungen definieren und in jeder eine oder mehrere Aktionen ausführen, wodurch komplexere Abläufe entstehen.
In welcher Reihenfolge werden Aktionen in einer Automatisierung mit mehreren Aktionen ausgeführt?
Komplexe Automatisierungen mit mehreren Verzweigungen werden von oben nach unten und von links nach rechts ausgeführt.
Kann ich festlegen, ob Aktionen nur beim ersten Mal oder bei jedem Auslösen ausgeführt werden?
Ja. Lege dieses Verhalten im Auslöser mit Wiedereintritt: Nein oder Wiedereintritt: Ja fest.
Die Einstellung Wiedereintritt legt fest, ob eine Automatisierung für denselben Datensatz erneut ausgeführt werden kann. Das System übernimmt diese Einstellung automatisch für alle Verzweigungen und Bedingungen der Automatisierung.
Wiedereintritt: Nein: Dies ist die Standardeinstellung. Die zugehörigen Aktionen werden nur ausgeführt, wenn ein Datensatz die Auslösekriterien und Bedingungen zum ersten Mal erfüllt. Löst derselbe Datensatz die Automatisierung erneut aus, werden die Aktionen nicht noch einmal ausgeführt. Verwende diese Option für einmalige Aktionen wie Benachrichtigungen oder Zuweisungen.
Wiedereintritt: Ja: Die zugehörigen Aktionen werden jedes Mal erneut ausgeführt, wenn derselbe Datensatz die Auslösekriterien und Bedingungen erfüllt. Verwende diese Option für wiederkehrende Prozesse wie Neuberechnungen oder Datenaktualisierungen.
Wenn die Automatisierung keine Bedingungen enthält, gilt diese Einstellung ebenfalls für ihre Aktionen: Mit Wiedereintritt: Ja werden sie bei jedem Auslösen ausgeführt; mit Wiedereintritt: Nein werden sie für diesen Datensatz nur beim ersten Mal ausgeführt.
Kann ich eine Automatisierung zwischen verschiedenen Modulen erstellen?
Ja. Du kannst zwischen verschiedenen Modulen automatisieren, zum Beispiel beim Erkennen einer neuen erfassten Aktivität automatisch Daten des zugehörigen Kunden ändern.
Kann ich Bedingungen erstellen, die verschiedene Module kombinieren?
Ja. Du kannst Bedingungen mit Daten der auslösenden Entität erstellen (z. B. wenn sie beim Erstellen einer Opportunity ausgelöst wird, Bedingungen mit Feldern der erstellten Opportunity) und auch Bedingungen mit Daten von Modulen erstellen, die mit der auslösenden Entität verbunden sind (z. B. Daten von Unternehmen 1,2,3; Kontakten 1,2,3,4,5; oder Verantwortlichen 1,2,3,4,5, die mit der erstellten Opportunity verbunden sind).
Kann ich Daten aktualisieren oder Datensätze erstellen, die Daten aus anderen Modulen verwenden?
Ja. Du kannst Datensätze erstellen oder aktualisieren, indem du den Operator „gleich einem anderen Feld“ verwendest, um den Wert derselben ausgelösten Entität zu kopieren (z. B. beim Erstellen einer Opportunity einen Wert aus der erstellten Opportunity kopieren) und du kannst auch Werte aus anderen verbundenen Entitäten kopieren (z. B. Felder von Unternehmen 1,2,3; Kontakten 1,2,3,4,5; oder Verantwortlichen 1,2,3,4,5, die mit der erstellten Opportunity verbunden sind).
Können Texte mit Variablen, mathematische Berechnungen mit Variablen oder Datumsberechnungen automatisiert werden?
Ja. Für Textfelder kannst du den gewünschten Text schreiben und Variablen einfügen, indem du Felder der auslösenden Entität oder Felder verbundener Entitäten einfügst. Ebenso kannst du in Zahlenfeldern mathematische Formeln erstellen, indem du Felder als Variablen einfügst; und dasselbe gilt für Datumsberechnungen, bei denen du komplexe Datumsoperatoren wie „N Tage nach“ einer Variablen verwenden kannst.
Werden Automatisierungen alle benutzerdefinierten Funktionen ersetzen?
Nein. Sie decken viele gängige Szenarien ab, aber einige erweiterte Funktionen können technische Lösungen erfordern.
Was passiert, wenn mehrere Automatisierungen gleichzeitig ausgelöst werden?
Jede Automatisierung wird unabhängig ausgeführt. Aus diesem Grund ist es besser, alle Datenaktualisierungsaktionen auf derselben Entität in einer einzigen Automatisierung zu vereinen. Mit einer einzigen, komplexeren Automatisierung kannst du die Ausführungsreihenfolge steuern, die von oben nach unten und von links nach rechts verläuft. Andernfalls kannst du nicht steuern, welche der beiden separat erstellten Automatisierungen zuerst ausgeführt wird.
Kann ich eine Automatisierung nach der Erstellung bearbeiten oder deaktivieren?
Ja. Du kannst sie bearbeiten, auch wenn sie aktiv ist, und du kannst sie vorübergehend deaktivieren, ohne sie löschen zu müssen.
Was passiert, wenn ich eine aktive Automatisierung ändere?
Die Änderungen werden bei den Auslösungen nach der Änderung berücksichtigt; die Änderung ist nicht rückwirkend.
Was passiert im Fehlerfall?
Wenn ein Fehler auftritt, erhältst du eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Über die E-Mail kannst du direkt auf den Fehlerverlauf zugreifen, den Fehlergrund überprüfen und ihn korrigieren.
Kann ich andere Benutzer hinzufügen, damit sie ebenfalls Fehlerbenachrichtigungen erhalten?
Ja. Du kannst jeden Sage Sales Management Benutzer zu den Fehlerbenachrichtigungen hinzufügen sowie externe E-Mail-Adressen. Allerdings wird ein Administrator benötigt, um auf das Modul für Automatisierungen und den Verlauf zuzugreifen.
Kann ich E-Mail-Fehlermeldungen deaktivieren?
Ja. Du kannst die Fehlerbenachrichtigungen deaktivieren. Wir empfehlen jedoch, sie aktiviert zu lassen, da es sich auf die tägliche Arbeit deines Teams auswirken kann, wenn Automatisierungen aus irgendeinem Grund nicht ausgeführt werden.